Kepribadian yang Baik Bagi Sekretaris Profesional
Bab I. Pendahuluan
A. Latar belakang
Pengertian sekretaris menurut Betty Hutchinson dan Carol Milano yang dikutip oleh Ursulla Ernawati dalam buku Pedoman Lengkap Kesekretarisan(2004:2) mengemukakantentang, Professional Secretaries International (PSI) :
Sekretaris adalah asisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya.
Selain itu seorang sekretaris mempunyai beberapa tugas pokok diantaranya, melaksanakan tugas-tugas administratif, tugas-tugas pribadi dari pimpinan seperti mengatur perjalanan dinas, mengatur agenda pimpinan, serta jadwal meeting dll. Skill komunikasi juga tidak kalah penting untuk diterapkan. Di samping itu seorang sekretaris juga harus memiliki tanggung jawab yang tinggi, termasuk menjaga rahasia perusahaan. Sekretaris yang baik dan dapat diandalkan serta memiliki kepribadian yang baik, akan membantu menumbuhkan citra positif bagi suatu lembaga tersendiri.
Namun pada era modernisasi saat ini, profesi sebagai seorang sekretaris masih saja di pandang sebelah mata dan menjadi bahan pergunjingan baik di luar maupun di dalam kantor. Hal ini mungkin terpengaruh dari gambaran sosok sekretaris yang identik dengan rok mini, sexy serta hubungan sekretaris dengan pimpinannya. Maka dari itu untuk membangun citra diri seorang sekretaris diperlukan yang namanya profesionalisme kerja. Dimana mereka harus mampu berorientasi global serta mempunyai ketrampilan yang prima. Dan ketika seorang sekretaris bekerja bukan berarti tidak memperhatikan tata tertib yang dibuat oleh suatu instansi tertentu. Tata aturan tersebut harus tetap ditaati oleh semua karyawan. Dan diharapkan dengan adanya tata tertib maka sikap, cara bicara, sopan santun, kedisiplinan akan tercipta. Dan secara tidak langsung para karyawan memiliki tata etika kepribadian dalam kantor yang baik. Itulah mengapa etika kerja sangat penting untuk diterapkan di dalam kantor. Terutama bagi seorang sekretaris.
Etika dalam kantor akan diperhatikan karena menyangkut harkat dan martabat kita di dalam kantor. Karena penilaian setiap relasi dalam kantor akan berbeda antara satu dengan yang lain. Etika tidak hanya dilaksanakan karena menunjang kepribadian namun masih ada aspek lain yang mengaitkan antara etika dan pekerjaan, yaitu etika dalam berprofesi. Untuk menjadi seorang sekretaris yang professional kita diharapkan memiliki sikap yang baik. Dan sikap yang baik, bisa ditunjukkan dengan cara kita dalam menyikapi setiap permasalahan yang terjadi di dalam kantor.
Etika dan kepribadian yang baik akan membuat seorang sekretaris lebih dihargai sehingga meminimkan anggapan negatif orang lain. Itulah mengapa kepribadian sangat penting dalam menentukan keberhasilannya. Tetapi di samping itu, tetap mengutamakan kejujuran, kepercayaan, serta keahlian. Tetapi saat ini banyak sekretaris mengabaikan hal itu hanya untuk kepentingan pribadinya. Sehingga pemahaman serta kesadaran akan pentingnya etika serta kepribadian harus selalu ditingkatkan karena sekretaris merupakan citra bagi perusahaan. Dalam konteks inilah kepribadian serta etika dalam sekretaris menjadi hal utama dan berperan penting bagi sekretaris profesional di masa depan.
B. Identifikasi Masalah
Seorang sekretaris mempunyai tugas yang penting dalam menyelesaikan pekerjaannya disuatu organisasi/perusahaan, dimana semua pekerjaannya membutuhkan etika dan kepribadian yang baik guna menjadi sekretaris yang professional. Disamping harus tetap menjaga mutu pekerjaan agar tidak menjadi penyimpangan dengan arti lain dapat di arahkan pada hal-hal yang sesuai dengan pembahasan penulisan maka masalah-masalah yang timbul dapat diidentifikasikan sebagai berikut :
- Anggapan negatif masyarakat terhadap profesi sekretaris
- Kepribadian sekretaris itu penting
- Etika kerja yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris
- Menjadi seorang sekretaris yang profesional
C. Pembatasan Masalah
Dalam permasalahan ini akan difokuskan pada upaya mengatasi masalah kepribadian yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Agar profesionalisme kerja dapat terus ditingkatkan. Pokok permasalahan ini hanya akan dibatasi oleh :
- Sekretaris professional yang berkepribadian baik.
- Beberapa pola pikir menjadi seorang sekretaris yang profesioal.
- Membentuk citra positif bagi sekretaris.
D. Rumusan Masalah
Berdasarkan pembatasan masalah di atas, maka masalah dalam pembahasan ini dirumuskan sebagai berikut :
- Bagaimanakah sekretaris profesional yang berkepribadian baik itu?
- Bagaimana pola pikir seorang sekretaris professional?
- Apa saja cara yang harus dilakukan dalam membangun citra positif bagi sekretaris di tempat kerja?
E. Tujuan
Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam rumusan masalah ini adalah untuk :
- Mengetahui bagaimana kepribadian seorang sekretaris yang professional.
- Mengetahui bagaimana pola pikir seorang sekretaris professional.
- Mengetahui apa saja cara yang harus dilakukan untuk membangun citra positif bagi sekretaris di tempat kerja.
F. Manfaat Penulisan
Manfaat penulisan makalah ini diharapkan dapat bermanfaat bagi pembaca. Adapun manfaatnya, yaitu :
- Untuk menambah pengetahuan tentang pentingnya kepribadian dan etika bagi seorang sekretaris.
- Pemahaman serta kesadaran kepribadian diri seorang sekretaris ditempat kerja dengan baik guna menjadi sekretaris yang profesional.
- Pemahaman tentang citra positif seorang sekretaris.
Bab II. Tinjauan Pustaka
A. Pengertian Etika
Etika adalah ilmu tentang apa yang baik dan apa yang buruk dan tentang hak dan kewajiban moral (akhlaq); kumpulan asas atau nilai yang berkenaan dengan akhlaq; nilai mengenai nilai benar dan salah, yang dianut suatu golongan atau masyarakat. (Kamus Besar Bahasa Indonesia: 1989)
Etika adalah suatu ilmu yang membahas tentang bagaimana dan mengapa kita mengikuti suatu ajaran moral tertentu atau bagaimana kita harus mengambil sikap yang bertanggung jawab berhadapan dengan pelbagai ajaran moral. (Suseno: 1987)
Hubungan antar pekerja kantor menuntut setiap orang untuk berlaku etis terhadap sesamanya. Dalam pengertian sehari-hari, etika sering disamakan dengan istilah etiket atau moral. Secara etimologi, istilah etika dalam bahasa Yunani “ethicos” atau berasal dari bahasa latin “ethicus” yang berarti kebiasaan. Etika adalah ilmu pengetahuan tentang dasar-dasar moral. Sasaran etika adalah moralitas, yaitu agar individu dapat membedakan mana yang baik dan mana yang jelek. (Rosidah&Sulistyani Ambar Teguh:169)
Berdasarkan beberapa pemikiran diatas etika menurut Bartens sebagaiman dikutip oleh abdul kadir, memberikan tiga arti etika yaitu :
- Etika dipakai dalam arti nilai-nilai dan norma-norma moral yang menjadi pegangan bagi seorang atau suatu kelompok dalam mengatur tingkah lakunya.arti ini dapat juga disebut sistem nilai dalam hidup manusia perseorngan atau hidup bermasyrakat
- Etika dipakai dalam arti kumpulan asas dan nilai moral,yang dimaksud disi adalah kode etik
- Etika dipakai dalam arti ilmu tentang yang baik atau yang buruk .arti sini sama dengan filsafat moral.
Dalam perkembangannya etika dapat dibagi dua yaitu etika perangai dan etika moral.
a. Etika perangai
Adalah adat istiadat atau kebiasaan yang menggambarkan perangai manusia dalam hidup bermasyarakat di daerah tertentu dan pada waktu tertentu. Etika perangai tersebut diakui dan berlaku karena disepakati masyarakat berdasarkan hasil penelitian. Contoh etika perangai adalah berbusana adat, pergaulan muda mudi, perkawinan semenda, serta upacara adat.
b. Sementara itu untuk etika moral
adalah berkenaan dengan kebiasaan berperilaku baik dan benar berdasarkan kodrat manusia. Apabila etika tersebut dilanggar timbullah kejahatan yaitu perbuatan yang tidak baik dan tidak benar,kebiasaan ini berasal dari kodrat manusia yang disebut moral. Contoh moral adalah berkata dan berbuat jujur, menghormati orangtua, menghargai orang lain, berani membela kebenaran dan keadilan serta menyantuni anak yatim dan piatu.
Etika Sekretaris adalah hakikat kebaikan yang perlu dilaksanakan dan dihayati oleh sekretaris. Etika sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut: jujur, setia, tanggung jawab, dan dedikasi. Etika Sekretaris yang baik meliputi:
- Cara berbusana
- Cara berbicara
- Cara Mendengarkan
- Cara Duduk
- Cara Berjalan.
- Cara Makan dan Minum
B. Manfaat Etika Bagi Sekretaris
Adapun manfaat etika bagi seorang Sekretaris, yaitu dapat membantu suatu pendirian dalam beragam pandangan dan moral, membantu membedakan mana yang tidak boleh dirubah dan mana yang boleh dirubah, sehingga dalam melayani tamu kita tetap mendapatkan apa yang layak diterima dan ditolak dalam mengambil sikap yang bisa dipertanggungjawabkan, membantu seseorang mampu menentukan pendapat serta menjadi jembatan bagi semua dimensi atau nilai-nilai yang dibawa tamu dan yang telah dianut oleh para pegawai.
Manfaat etika menurut (Ketut Rinjin, 2004 melalui Sjafri Mangkuprawira, 2006) yaitu :
- Manusia hidup dalam jajaran norma moral, religius, hukum, kesopanan, adat istiadat dan permainan. Oleh karena itu, manusia harus siap mengorbankan sedikit kebebasannya.
- Norma moral memberikan kebebasan bagi manusia untuk bertindak sesuai dengan kesadaran akan tanggung jawabnya = human act, dan bukan an act of man. Menaati norma moral berarti menaati diri sendiri, sehingga manusia menjadi otonom dan bukan heteronom.
- Sekalipun sudah ada norma hukum, etika tetap diperlukan karena norma hukum tidak menjangkau wilayah abu-abu, norma hukum cepat ketuinggalan zaman, sehingga sering terdapat celah-celah hukum, norma hukum sering tidak mampu mendeteksi dampak secara etis dikemudian hari, etika mempersyaratkan pemahaman dan kepedulian tentang kejujuran, keadilan dan prosedur yang wajar terhadap manusia, dan masyarakat, asas legalitas harus tunduk pada asas moralitas.
- Manfaat etika adalah mengajak orang bersikap kritis dan rasional dalam mengambil keputusan secara otonom, mengarahkan perkembangan masyarakat menuju suasana yang tertib, teratur, damai dan sejahtera.
- Perlu diwaspadai nahwa ”power tend to corrupt”, ”the end justifies the means” serta pimpinan ala Machiavellian, yang galak seperti singa dan licin seperti belut.
C. Jenis-Jenis Etika
Dalam Sejarah lazimnya pandangan ini dilihat dari segi filosofis yang melahirkan etika filosofis, ditinjau dari segi teologis yang melahirkan etika teologis, dan ditinjau dari pandangan sosiologis yang melahirkan etika sosiologis.
a) Etika filosofis
Etika filosofis adalah etika yang dipandang dari sudut filsafat. Kata filosofis sendiri berasal dari kata “philosophis” yang asalnya dari bahasa Yunani yakni: “philos” yang berarti cinta, dan “sophia” yang berarti kebenaran atau kebijaksanaan. Etika filosofis adalah etika yang menguraikan pokok-pokok etika atau moral menurut pandangan filsafat. Dalam filsafat yang diuraikan terbatas pada baik-buruk, masalah hak-kewajiban, maslah nilai-nilai moral secara mendasar. Disini ditinjau hubungan antara moral dan kemanusiaan secraa mendalam dengan menggunakan rasio sebagai dasar untuk menganalisa.
b) Etika teologis
Etika teologis adalah etika yang mengajarkan hal-hal yang baik dan buruk berdasarkan ajaran-ajaran agama. Etika ini memandang semua perbuatan moral sebagai:
- Perbuatan-perbuatan yang mewujudkan kehendak Tuhan ataub sesuai dengan kehendak Tuhan.
- Perbuatan-perbuatan sbegai perwujudan cinta kasih kepada Tuhan
- Perbuatan-perbuatan sebagai penyerahan diri kepada Tuhan.
c) Etika sosiologis
Etika sosiologis berbeda dengan dua etika sebelumnya. Etika ini menitik beratkan pada keselamatan ataupun kesejahteraan hidup bermasyarakat. Etika sosiologis memandang etika sebagai alat mencapai keamanan, keselamatan, dan kesejahteraan hidup bermasyarakat. Jadi etika sosiologis lebih menyibukkan diri dengan pembicaraan tentang bagaimana seharusnya seseorang menjalankan hidupnya dalam hubungannya dengan masyarakat.
Adapun etika lain yang juga harus dipahami yaitu Etika Diskriptif dan Etika Normatif.
1. Etika Diskriptif
Etika ini berusaha meneropong secara kritis dan rasional sikap dan perilaku manusia dan apa yang dikejar oleh manusia dalam kehidupan sebagai sesuatu yang bernilai. Etika ini berbicara tentang kenyataan sebagaimana adanya tentang nilai dan pola perilaku manusia sebagai suatu fakjta yang terkait dengan situasi dan realitas konkrit. Dengan demikian etika ini berbicara tentang realitas penghayatan nilau, namun tidak menilai. Etika ini hanya memaparkab, karenyanya dikatakan bersifat diskriptif.
2. Etika Normatif
Etika ini berusaha untuk menetapkan sikap dan pola perilaku yang ideal yang seharusnya dimiliki oleh manusia dalam bertindak. Jadi etika ini berbicara tentang norma-norma yang menuntun perilaku manusia serta memberi penilaian dan hiambauan kepada manusia untuk bertindak sebagaimana seharusnya Dengan. Demikian etika normatif memberikan petunjuk secara jelas bagaimana manusia harus hidup secara baik dan menghindari diri dari yang jelek.
D. Pengertian Sekretaris
Pengertian sekretaris adalah sekretaris yang tugasnya membantu seorang eksekutif atau pimpinan. Apabila ditinjau secara etimologi, sekretaris berasal dari kata “secretum” yang berarti “rahasia”, atau seceretarius atau secretarium yang berarti seorang yang diberi kepercayaan memegang rahasia.
Dalam Webster’s New World Dictionary of the American Language College, mengartikan sekretaris: “ Secretary is a person employed to keep records, take care correspondence and other writing task etc, for an organization or individual.”
Pada prinsipnya pengertian ini menunjukkan bahwa seorang sekretaris mempunyai tugas mengurus warkat, menyusun korespondensi dan pekerjaan tulis menulis lainnya untuk suatu organisasi atau seseorang.
Selanjutnya menurut Drs. The Liang Gie, mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau suatu organisasi .
Jadi, pekerjaan seorang sekretaris adalah membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.
E. Tugas Sekretaris
Tugas Sekretaris jika dilihat berdasarkan ruang lingkupnya, tugas sekretaris dikelompokkan menjadi delapan diantaranya yaitu:
1. Tugas rutin
yaitu berbagai macam tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugasnya meliputi seperti:
Membuka surat-surat, Menerima dikte pimpinan, Menerima tamu, Menerima telepon, Menyimpan arsip atau surat, Menyusun serta membuat jadwal kegiatan pimpinan, dll.
2. Tugas khusus
yaitu suatu tugas yang diperintahkan secara langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaian tugasnya secara khusus. Tugas ini diberikan sebab adanya unsur kepercayaan bahwa tugas dari sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan.
3. Tugas istimewa
yaitu suatu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, seperti : Membetulkan letak atau posisi dari alat tulis, dan perlengkapan yang diperlukan pimpinan, Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan berbagai informasi kepada relasi, dsb.
4. Tugas Sosial seperti
Mengurusi rumah tangga kantor atau perusahaan, Mengatur berbagai penyelenggaraan resepsi untuk kantor, pimpinan serta pengurusan undangannya, dll.
5. Tugas Keuangan
yaitu biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan dengan petty cash (uang cadangan atau kas kecil). Tugas keuangan ini diantaranya:Mengurusi urusan keuangan pimpinan di Bank, seperti misalnya: penyimpanan uang di Bank, pengambilan uang dari Bank, penarikan cek dll.
6. Tugas sekretaris sebagai resepsionis
diantaranya yaitu: Menerima dan juga menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon, Menerima tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, Mencatat berbagai janji untuk pimpinan, Menyusun acara kerja pimpinan sehari-hari.
7. Tugas insidental
yaitu tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris, diantaranya meliputi: Menyiapkan laporan, menyiapkan agenda rapat, menyiapkan pidato/pernyataan pimpinan, Membuat ikhtisar dari berbagai berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, brosur, majalah dan berbagai macam media lain, yang ada kaitannya dengan kepentingan kantor atau perusahaan.
8. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)
ini terjadi ketika 2 (dua) orang atau lebih saling menerima serta memberikan yang berupa suatu informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan sangat melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir berbagai pertemuan tersebut.
F. Karakteristik Pekerjaan Sekretaris
Dalam bekerja seringkali pimpinan menuntut seorang sekretaris dapat menangani semua pekerjaan secara sempurna, untuk itu pada umumnya seorang pimpinan akan mengharapkan sekretaris mempunyai kemampuan dan sikap sebagai berikut :
A. Keterampilan
Dapat mengelola tugas-tugas rutin, Berprakarsa dalam menyelesaikan masalah yang ditemui tanpa mengganggu atasan, Melaksanakan tindak lanjut atas segala hal sehingga selesai secara tuntas, Bersedia untuk bekerja atau menyelesaikan suatu pekerjaan tanpa harus diminta, Mengelola kantor secara baik selama atasan tidak berada di tempat dalam waktu lama, Bekerja secara sistematis, mempunyai kebiasaan bekerja yang mantap, Mengelola waktu secara baik, Mengerti secara baik lingkup pekerjaan atasan, serta aktifitas atasan baik di dalam maupun di luar perusahaan, Memperluas pengetahuan dengan membaca, bila ada hal yang menarik dapat menyampaikan pada atasan, Menerima dikte dengan baik, Mengkonsep surat sederhana, Inisiatif untuk memperbaiki/mengatur ruang kerja atau metode kerja, Menyampaikan pikiran baik secara tertulis maupun lisan, Berpartisipasi dalam mengikuti program pengembangan diri, Berpenampilan professional.
B. Sifat
Kesetiaan, Sikap bijaksana dan mampu menyimpan rahasia, Dapat dipercaya dan jujur, Daya ingat yang kuat, Dapat diandalkan serta mempunyai tanggung jawab, Waspada dan sigap, Mampu berprakarsa/inisiatif, Dapat berdiplomasi, Kerapihan dalan penampilan/pekerjaan dan tempat kerja, Daya nalar tinggi, Bersikap tenang, Mudah menyesuaikan diri pada lingkungan dan keadaan, Tetap sopan, bersedia membantu dan bersikap hormat terhadap semua orang, Bersikap tenang dalam keadaan kritis serta Loyal terhadap atasan.
2. PEMBAHASAN
Berdasarkan teori yang sudah dijelaskan di atas, sekretaris harus mampu mengimplementasikannya dalam kehidupan nyata. Terutama di tempat kerja. Dan berikut adalah pembahasan dari permasalahan yang ditemukan dalam pembentukan sekretaris profesional di masa mendatang. Bahwasanya, seorang sekretaris selain memiliki ketrampilan, dan mampu berkompetensi dalam dunia kerja, juga harus memperhatikan etika serta kepribadiannya guna menjadi sekretaris yang diharapkan di masa depan.
A. Kepribadian Sekretaris Profesional
Peran dan keberadaan sekretaris menjadi tumpuan keberhasilan seorang piminan dalam menjalankan fungsi managerialnya. Bahkan menjadi salah satu faktor penentu bagi produktvitas perusahaan/lembaga. Dengan demikian kepribadian seorang sekretaris penting dibangun dan dikembangkan terus menerus guna membangun profesionalisme seorang sekretaris itu sendiri. Kepribadian sering diidentikan dengan identitas seseorang, baik watak, perbuatan, sifat maupun tindakan yang merupakan usaha seseorang mengaktualisasikan jati dirinya. Kepribadian sekretaris profesional dapat dikembangkan dari berbagai segi yang mencakup hal-hal berikut ini :
1. Mampu mengenali dirinya dengan baik.
Dimana seorang sekretaris tersebut harus berbuat jujur dalam menilai diri sendiri. Yang berarti mau menerima kekurangan serta kelebihan yang ada pada dirinya. Hal inilah yang akan membawa Sekretaris untuk selalu berfikir optimis, positif dan menghargai orang lain.
Ada juga hal-hal yang perlu dilakukan seperti :
a. Menciptakan kepribadian yang lebih menarik
b. Mencari kelebihan yang terpendam dalam diri
c. Menghilangkan kebiasaan buruk yang ada pada diri
d. Terbuka dengan rekan kerja, serta
e. Jangan merusak diri sendiri dengan ketakutan-ketakutan yang tidak beralasan.
2. Siap untuk menerima kritik
Menjadi seorang sekretaris harus terbuka menerima kritik serta semua saran dengan baik, dimana semua saran serta kritikan tersebut akan membawa sekretaris dalam berbuat yang lebih baik lagi.
Beberapa hal dalam menerima kritik, yaitu :
a. Hindari sikap reaktif
b. Mintalah saran atau nasihat dari oarng lain
c. Berusaha tenang dan jujur mengakui
d. Belajar dari kesalahan
e. Bersikaplah terbuka, dan
f. Milikilah rasa penuh perhatian kepada pimpinan / rekan kerja.
B. Pola Pikir Sekretaris Profesional
1. Mampu berfikir positif
Merupakan cara pandang seseorang terhadap berbagai masalah dengan tetap memandang secara positif. Dimana sikap ini akan menghasilkan sesuatu yang positif pula.
Ini harus tetap diterapkan untuk sekretaris dimanapun serta dalam keadaan kapanpun. Karena sekretaris merupakan orang yang terdekat dengan pimpinan dan sering berhadapan dengan pihak luar, termasuk relasi ataupun kolega.
2. Berfikir Konstruktif
Membangun kesadaran yang bersifat membina, membangun dan memperbaiki. Sehingga tidak tenggelam dalam kepesimisan dan ketakutan yang tidak beralasan.
Dengan pemikiran konstruktif ini kita tidak akan terjebak dengan hal-hal yang sama, namun senantiasa memikirkan bagaimana seorang sekretaris mampu menghasilkan karya yang terbaik.
3. Berfikir Efektif
Yaitu, cara pandang seseorang untuk mencapai suatu tujuan melalui kesakapan yang dimilikinya. Seorang sekretaris profesional harus memiliki cara pandang yang mengarah pada pencapaian tujuan dengan pemikiran yang praktis dan sistematis.
Perilaku Sekretaris Profesional, yaitu :
1. Pola bekerja yang efisien
Mampu mengembangkan cara kerja yang sederhana dan cepat, menghemat biaya dan tenaga, serta menggunakan sarana yang dapat mempercepat pelaksanaan tugas. Pola pikir ini, Sekretaris hanya memikirkan semua tugasnya, dengan cara termudah, paling ringan dan paling murah.
2. Membangun hubungan baik dengan berbagai pihak
Salah satu ciri sekretaris profesional adalah yang mampu membuka diridan membina hubungan baik dengan berbagai pihak. Seperti kemampuan dalam memberikan perhatian, berbicara jelas dan langsung pada kepentingan.
C. Citra Positif Bagi Sekretaris
Masyarakat modern dan perusahan yang bonafide membutuhkan sekretaris tidak hanya rajin dan jujur saja, dan itu bukan merupakan rumusan sekretaris masa depan.
Rumusan sederhana untuk memudahkan dalam membentuk kepribadian seorang sekretaris, yaitu (ABCC) :
1. Good Appearance,
Bukan berarti cantik dalam wajah, tetapi merangkum segala keluwesan dan kesopanan dalam tindakan. Penampilan sekretaris harus dapat diterima di lingkungan kantor tempat bekerja. Seperti cara berpakaian dan berdandan.
2. Good Behaviour,
Berarti tingkah laku yang baik. Setiap sikap / gerak-gerik mempunyai nilai yang beraneka ragam. Dalam hal ini, sekretaris harus berupaya mengajar diri sendiri agar menjadi pribadi yang disenangi oleh siapa saja, kapan saja, dimana saja dalam suasana apapun.
3. Good Character,
Tuntutan masyarakat yang menghendaki seseorang mempunyai karakter yang baik dalam pergaulan. Lebih-lebih dalam hubungannya dengan pimpinan/lembaa di tempat kerja. Seperti kejujuran, pikiran positif, taat beribadah, menghargai oranglain serta bekerja keras penuh semangat dan tulus.
4. Good Capability,
Kecakapan atau kemampuan sangat dibutuhkan dalam melakukan segala pekerjaan bahkan dalam kehidupan manusia. Oleh karena itu, sekretaris harus berusaha meningkatkan kemampuannya untuk menunjang kelancaran pekerjaan/pengembangan organisasinya.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Sekretaris merupakan sebuah profesi yang memiliki peran penting dalam suatu organisasi. Namun realita yang ada di masyarakat adalah bahwa sekretaris hanyalah seorang yang “dekat” dengan bosnya, tanpa ada nilai lebih. Itulah mengapa kepribadian baik perlu di terapkan dalam sekretaris modern. Dan sebagai sekretaris, kita harus mampu membangun citra positif atas pribadi dan dirinya agar mampu bekerja secara professional.
B. Saran
Profesi sekretaris selalu dipandang negatif oleh orang lain baik didalam maupun diluar kantor sehingga saran bagi sekretaris :
1. Selalu menerapkan etika dalam setiap tindakan yang dilakukan baik dikantor maupun dilingkungan masyarakat.
2. Berpenampilan yang sopan sehingga akan membuat citra diri yang positif dihadapan orang lain.
DAFTAR PUSTAKA
Rosidah & Sulistyani Ambar Teguh. 2005. Menjadi Sekretaiis Profesional &
Kantor Yang Efektif. Yogyakarta: Gava Media.
Gie, The Liang. 2001. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Penerbit Liberti.
La Rose, 2003. Top Secretary membangun kepribadian dan keterampilan menjadi sekretaris profesional. Jakarta: Erlangga.
http://www.pengertianku.net/2014/10/pengertian-sekretaris-dan-tugasnya-secara-lengkap.html
http://debiregiregina.blogspot.co.id/2013/01/tugas-dan-peranan-sekretaris.html
