Filling yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan bahan-bahan dengan aman, maka filling dapat dianggap sebagai “pusat ingatan”. Dan oleh karena orang biasanya tidak selalu mungkin mengingat segala sesuatu tentang kejadian-kejadian, peristiwa-peristiwa, maka filling merupakan bagian yang sangat penting, dan oleh karenanya filling harus disusun dengan sempurna dalam suatu organisasi. Berikut adalah penjelasan seputar pengertian Filling.
Definisi Filling
Pengertian Administrasi Kearsipan atau kearsipan atau filling dirumuskan dengan berbagai cara. Berikut beberapa pengertian tentang Administrasi Kearsipan (filling) sebagai berikut :
- Yang dimaksud Administrasi Kearsipan (filling) yaitu penyelenggaraan administrasi / penatalaksanaan kearsipan yang memperlancar lalulintas surat-menyurat keluar dan masuk.
- Kearsipan adalah kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinamis maupun arsip statis.
Menurut G.R.Tery mengatakan bahwa pekerjaan filling bukan hanya menyimpan surat-surat / dokumen untuk tujuan disimpan. filling mencakup pula pekerjaan yang menempatkan (placing) dan mencari (finding). Menempatkan surat-surat / dokumen pada arsip (tempat arsip) barulah 50 % dari pekerjaan, karena kemungkinan untuk menemukannya pada saat diperlukan sama pentingnya.
Secara umum pengertian administrasi kearsipan atau filling adalah suatu proses kegiatan pegaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, hingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali sewaktu diperlukan.
Dalam Kamus Administrasi Perkantoran, yang dimaksud filling atau penyimpanan warkat adalah : “Kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warka itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”.
Dalam Buku Pengurusan Surat dan Kearsipan (Depdikbud, 1980:52) kearsipan diberikan batasan sebagai berikut: “Kearsipan (filling) dapat diartikan sebagai suatu proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan/warkat-warkat secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan cepat dapat dicari atau diketahui tempatnya setiap kali diperlukan”.
