Kewenangan merupakan syaraf yang berfungsi sebagai penggerak dari berbagai kegiatan-kegiatan. Wewenang dalam diri yang bersifat formal harus didukung pula dengan wewenang bersifat informal, untuk mendapatkan kerjasama yang baik dengan bawahan. Wewenang juga sangat dipengaruhi oleh Ilmu Pengetahuan, kepemimpinan dan pengalaman. Wewenang berfungsi untuk menjalankan kegiatan-kegiatan yang ada dalam sebuah organisasi.
Mary Parker Follett mengatakan bahwa kewenangan dari pimpinan dapat hilang apabila ia (pimpinan) tidak mendapat persesuaian dengan para bawahannya. Oleh karena itu Mary P. Follett menganjurkan bahwa suatu kerja sama (team work) antara pimpinan dan bawahan adalah mutlak. Kepemimpinan dan kewenangan bukan merupakan pengertian yang tunggal (single) tetapi jamak (plural), karena menyangkut banyak orang yang bekerja dalam organisasi itu.
Kewenangan (authority) menurut Miss M.P.Follett bukan kedudukan (position), bukan suatu hak yang legal (menurut hukum) dan juga bukan sekedar mengepalai orang-orang ataupun mengeluarkan perintah. Kewenangan (authority) adalah usaha mempengaruhi bawahan yang merupakan suatu integrasi atas dasar konsensus secara suka rela. Apabila bawahan diberikan pengertian dengan kenyataan-kenyataan yang ada dan diajak berbicara bersama dalam suatu situasi yang baik, tidak perlu perintah selalu diberikan, tetapi dengan memberikan suatu prosedur kerja yang baik adalah lebih efektif daripada selalu mengeluarkan perintah. Atas dasar teorinya ini Miss P. Follett tidak hanya meletakkan asas-asas hubungan antar manusia (human relation) dalam administrasi/managemen, tetapi juga dinamika daripada kelompok pekerjaan dan teknik daripada hubungan perburuhan yang modern.
Kewenangan atau otoritas merupakan sebuah hak untuk melimpahkan sebuah pekerjaan untuk mencapai suatu tujuan. Kewenangan pun akan menjadi nyata jika diterima. Chester Barnard, mengatakan kewenangan terletak pada persetujuan yang mempunyai daya kekuatan (potentiality of assent) yaitu yang tersebar luas berujud kesetiaan, kesadaran anggota tentang tujuan bersama daripada organisasi itu. Maksudnya ialah kesetiaan dan kesadaran melaksanakan tujuan daripada suatu program, sekalipun para pejabat yang terendah mempunyai kewenangan yang nyata (actual power) untuk mengambil keputusan yang terakhir dalam batas wewenangnya.
Kewenangan merupakan suatu fungsi kemauan untuk bekerjasama. Barnard menyebutkan empat syarat yang harus dipenuhi sebelum seseorang menerima sebuah pesan yang bersifat otoritatif, yaitu :
1. Orang tersebut memahami pesan yang dimaksud, karena apabila yang dikirim pesan tidak memahami pesan yang dimaksud secara jelas, maka tidak bisa merespon pesanya secara benar (miscommunication).
2. Orang tersebut percaya bahwa suatu pesan tersebut tidak bertentangan dengan tujuan organisasi, karena pesan yang disampaikan disini yaitu sebuah pesan secara otoritatif (mempunyai kewenangan/kekuasaan) jadi jelas tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.
3. Orang tersebut percaya bahwa pada saat ia memutuskan untuk bekerjasama, bahwa pesan yang dimaksud sesuai dengan minatnya, karena apabila tidak sesuai dengan minatnya maka pesan tersebut akan diabaikan
4. Orang tersebut mempunyai kemampuan fisik dan mental untuk melaksanakan pesan, karena agar bisa menindak lanjuti apa yang telah disampaikan.
Empat premis diatas terkenal dengan Teori Penerimaan Kewenangan, yakni kewenangan yang berasal dari tingkat atas organisasi. Barnard menunjukan bahwa banyak pesan tidak dapat dianalisis akan tetapi kebanyakan arahan, perintah dan pesan perusasif termasuk ke dalam zona acuh tak acuhnya seseorang (zone of indifference).
Untuk menggambarkan gagasan tentang zone of indifference, bayangkanlah suatu garis horizontal yang mmepunyai skala 0% sebagai titik pusatnya dan 100% dikedua ujungnya. Semakin lebar zona tersebut, semakin menjauh ia memanjang menuju ujung-ujungnya. Kemauan 100% untuk bekerjasama memperlihatkan zona yang memanjang dengan kedua arahnya menuju skala 100%. Suatu penolakan yang mutlak (arahan, perintah, permohonan) menunjukann suatu zona yang arahnya nol.
100% <————————- 0 —————————>100%
Mau Penolakan Mau
Wewenang yang dikemukakan dalam sebuah pesan dalam sebuah organisasi dirancang untuk memperlebar zona acuh tak acuh pegawainya. Maka setiap bawahan akan berbeda respon dalam zona tersebut, ada bawahan yang menerima dengan legowo, ada bawahan yang sedikit menerima bahkan adapula yang dengan jelas menolaknya.
Dalam hal ini maka Barnard di akhir tahun 1930 mengembangkan komunikasi sebagai suatu dinamika yang penting dalam ilmu perilaku organisasi. Maka agar wewenang seseorang dapat diterima oleh bawahannya diperlukan :
1. Kekuasaan (power), yaitu kekuatan untuk melakukan hak tersebut, dengan cara mempengaruhi individu, kelompuk ataupun keputusan. Menurut jenisnya kekuasaan dibagi menjadi dua bagian, yaitu :
a. Kekuasaan posisi, besarnya kekuasaan tergantung pada posisi orang tersebut. Semakin tinggi posisi maka semakin tinggi kekuasaannya.
b. Kekuasaan pribadi, kekuasaan ini berasal dari pengikut. Semakin banyak pengikutnya maka semakin tinggi kekuasaannya.
2. Tanggung jawab dan akuntabilitas, tanggung jawab atau responsibility ialah memenuhi kewajiban untuk melakukan sesuatu yang timbul bila seorang bawahan menerima wewenang dari atasan. Akuntabilitas permintaan pertanggungjawaban untuk diperhatikan bahwa wewenang yang diberikan harus sama dengan besarnya tanggung jawab yang akan diberikan, dan memberikan kebebasan atas keputusan-keputusan yang akan diambil.
3. Pengaruh (influence) ialah transaksi dimana seseorang akan dibujuk oleh orang lain untuk melaksanakan suatu kegiatan yang sesuai dengan harapan orang yang mempengaruhi. Pengaruh dapat timbul dari status jabatan, kekuasaan atau penguasaan komunikasi yang lebih baik.
Barnard menyamakan kewenangan dengan komunikasi yang efektif. Penolakan suatu komunikasi sama dengan penolakan kewenangan komunikator. Dengan menerima suatu pesan atu perintah dari orang lain, seseorang memberikan kewenangan kepada perumus pesan dan karenanya menerima kedudukannya sebagai bawahan.[2]
Karena itulah Tannenbaum menyatakan bahwa “luas kewenangan yang dimiliki seorang atasan ditentukan oleh luas penerimaan” bawahannya. Keputusan untuk tidak menerima kewenangan dan pesan seorang atasan karena tak menghasilakan keuntungan yang memadai, dapat menghasilkan kerugian seperti penghukuman, kerugian uang atau pertentangan sosial. Dalam beberapa organisasi kekhawatiran akan tindakan-tindakan pemaksaan itu mungkin menghasilkan kemauan untuk menerima suatu pesan, sedangkan kerugian tersebut malah tidak mengahsilkannya.
Terlepas dari kaitan yang erat antara kewenangan dan komunikasi, Barnard menganggap teknik-teknik komunikasi (tertulis dan lisan) penting untuk mencapai tujuan organisasi akan tetapi menganggap teknik-teknik tersebut sebagai sumber masalah organisasi.[3] “teknik-teknik komunikasi menentukan bentuk dan ekonomi internal organisasi. ketiadaan teknik yang sesuai akan menghilangkan kemungkinan menerima tujuan sebagai suatu dasar organisasi”. maka, terutama Barnad-lah yang menjadikan komunikasi sebagai suatu bagian yang penting dari teori organisasi dan manajemen. Tampaknya ia sepenuhnya yakin bahwa komunikasi merupakan kekuatan organisasi.
Dalam bukunya yang berjudul The Funcionts of Executive Barnard menjelaskan bahwa pengertian dan pemahaman pesan dalam berkomunikasi harus terjadi sebelum otoritas itu dapat dikomunikasikan dari atasan kepada bawahannya. Chester Barnard mendaftar tujuh faktor komunikasi yang berperan dalam menciptakan dan memelihara otoritas yang objektif di dalam sebuah organisasi :
1. Saluran komunikasi harus diketahui secara pasti
2. Harus ada saluran komunikasi formal dalam setiap organisasi
3. Komunikasi harus berjalan secara efektif dan efisien
4. Garis komunikasi formal keseluruhannya hendaknya dipergunakan secara normal
5. Orang-orang yang bekerja sebagai pengatur jalur komunikasi haruslah orang yang cakap
6. Garis komunikasi seharusnya tidak dapat gangguan sementara organisasi sedang berfungsi
7. Setiap komunikasi haruslah disahkan
