Daftar isi
Operastional Plan
Perencanaan merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus dijalankan oleh sebuah bisnis, disamping fungsi lainnya yaitu pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan. Perencanaan seringkali juga dikatakan sebagai fungsi manajemen yang utama karena menjadi dasar bagi semua fungsi manajemen lainnya yang dilakukan para manajer.
Perencanaan merupakan suatu hal pokok yang sangat mendasar bagi orang yang terjun dalam dunia bisnis. Dengan perencanaan membuat segala sesuatu menjadi jelas dan terarah dengan baik. Dengan perencanaan yang baik dalam perusahaan, maka sudah tentu perencanaan tersebut mempunyai manfaat yang besar.
Sehubungan dengan perencanaan dalam dunia bisnis, kita mungkin memiliki rencana bisnis, namun kita memerlukan rencana operasional untuk menentukan operasi bisnis sehari-hari kita.
Rencana operasional merupakan bagian dari rencana strategis bisnis dan penting untuk kepemimpinan bisnis yang efektif. Ini menggambarkan bagaimana pekerjaan akan dilakukan, alur kerja dari masukan ke hasil akhir, termasuk sumber daya yang akan digunakan sepanjang jalan, yang kesemuanya dibutuhkan untuk sukses.
Sistem bisnis yang efisien juga menentukan bagaimana akan menghadapi risiko, dan bagaimana akan menjamin keberlanjutan pencapaian proyek. Rencana operasional juga menjelaskan bagaimana, atau bagian dari mana, rencana strategi akan dioperasikan pada masa operasional tertentu.
Pentingnya Perencanaan
Menurut Robbin dan Mary Coulter, mendefinisikan perencanaan mencakup mendefinisikan sasaran organisasi, menetapkan strategi menyeluruh untuk mencapai sasaran itu, dan menyusun serangkaian rencana yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan pekerjaan organisasi. Perencanaan menyangkut hasil (apa yang harus dikerjakan) dan sasaran (bagaimana cara melakukannya). Menurut Hasibuan bahwa perencanaan adalah fungsi dasar (fundamental) karena organizing, directing, controlling, evaluating dan reporting harus lebih dahulu direncanakan Sedang Handoko memberi penjelasan tentang perencanaan adalah proses dasar dimana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya. Perencanaan dalam organisasi, perusahaan adalah penting, karena dalam kenyataannya perencanaan memegang peranan lebih dibandingkan fungsi-fungsi manajemen lainnya.
Dengan demikian maka menjadi jelaslah bahwa perencanaan merupakan suatu fungsi yang sangat pokok dalam organisasi. Perencanaan sebagai fungsi yang paling mendasar yang selalu menyajikan penentuan tujuan organisasi dengan disertai cara meraih tujuan tersebut.
Dengan demikian perencanaan penting untuk dilaksanakan karena ada beberapa alasan mendasar yang menguatkan hal tersebut. Hasibuan mengungkapkan pentingnya perencanaan, yaitu : 1) Tanpa perencanaan berarti tidak ada tujuan yang ingin dicapai; 2) Tanpa perencanaan tidak ada pedoman pelaksanaan sehingga banyak pemborosan; 3) Perencanaan adalah dasar pengendalian, karena tanpa ada rencana pengendalian tidak dapat dilakukan; 4) Tanpa perencanaan, tidak ada keputusan dan proses manajemen.
Fungsi dari perencanaan yang disusun secara sistematis akan dapat menjadi sarana komunikasi bagi semua pihak penyelenggara perusahaan. Selain itu perencanaan bisa menjadi dasar pengaturan alokasi sumber daya, manfaat lain dari perencaaan adalah sebagai pendorong bagi penyelenggara melihat ke depan dan pentingnya variabel waktu, juga menjadi pegangan dan tolok ukur fungsi pengendalian.
Menurut Handoko, ada dua tipe perencanaan atau rencana yaitu : 1) rencana strategik (strategic plan), yang dirancang memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas; dan (2) rencana operasional (operational plan), penguraian lebih terperinci bagaimana rencana strategik akan dicapai.
Pengertian Rencana Operasional ( Operational Plan)
Sementara perencanaan strategis memberikan visi, arahan dan sasaran bagi bisnis, perencanaan operasional menerjemahkannya ke dalam alur kerja sehari-hari bisnis yang diharapkan menghasilkan hasil yang didefinisikan oleh strategi. Menurut Alison, perencanaan operasional adalah konversi tujuan strategis menjadi eksekusi terkelola. Ini berkaitan secara khusus dengan operasi internal dan sumber daya yang diperlukan untuk menghasilkan produk atau layanan perusahaan. Operational plan adalah bagian dari rencana strategi bisnis yang menjelaskan bagaimana sebuah pekerjaan dilakukan, alur kerja dari awal hingga akhir, serta sumberdaya apa saja yang harus digunakan dalam prosesnya. Tujuan dari operational plan adalah sebagai kontrol terhadap suatu proses yang ada di dalam proses bisnis.
Peran operational plan dalam proses bisnis adalah memberi gambaran jelas kepada seluruh pelaku bisnis yang terlibat tentang informasi dari proses bisnis tersebut. Informasi dapat berupa kondisi suatu proses bisnis, sumberdaya, tujuan, tanggung jawab tiap orang yang terlibat, dan langkah-langkah yang diambil. Hal tersebut sangatlah penting, sebab jika dijalankan tanpa perencanaan, sebuah proses bisnis dapat tidak mengenai sasaran atau bahkan gagal ditengah jalan.
Ada dua kegiatan perencanaan dalam menjalankan sebuah bisnis proses dalam sebuah perusahaan, yaitu ‘strategic plan’ dan ‘operational plan’. Strategic plan dikerjakan oleh pihak management level atas dan membahas tentang hal-hal yang berhubungan dengan perusahaan dalam jangka waktu panjang, seperti misi untuk meningkatkan laba perusahaan dalam beberapa tahun kedepan. Operational plan umumnya dikerjakan oleh pihak management dengan level yang lebih rendah dan ditujukkan untuk jangka waktu tertentu yang lebih singkat, dan ditujukkan untuk mendukung strategic plan agar berhasil. Operatoional plan biasanya dibuat untuk waktu satu tahun, misalnya langkah apa saja yang harus dilakukan untuk meningkatkan pendapatan pada tahun pertama, tahun kedua, dan seterusnya. Perbedaan dari business plan dan operational plan secara umum adalah sebagai berikut :[9]
1. Strategic Plan
a. Membahas sebuah proses management dalam perusahaan secara umum
b. Perancangan yang dibuat berlangsung untuk jangka panjang
c. Lebih bersifat statis
d. Dijalankan oleh berbagai pemegang kepentingan dalam sebuah organisasi
e. Dibuat oleh pihak management tingkat atas dan didukung oleh operational plan dari pihak management tingkat bawa (eksekutor)
2. Operational Plan
a. Membahas secara mendetail rancangan dari sebuah strategic plan
b. Perancangan yang dibuat berlangsung untuk jangka pendek
c. Lebih bersifat dinamis dan bisa berubah untuk tiap tahun nya
d. Umumnya hanya orang yang berada dalam suatu bagian/divisi pada sebuah perusahana yang bertanggung jawab atas keberlangsungan dari sebuah operational plan
e. Dibuat dan dijalankan oleh pihak management tingkat bawah, umumnya satu divisi/bagian untuk mendukung strategic plan dari managemen tingkat atas
Selanjutnya menurut Alison, rencana operasional harus berisi:
1. Tujuan yang jelas
2. Kegiatan yang akan disampaikan
3. Standar kualitas
4. Hasil yang diinginkan
5. Persyaratan kepegawaian dan sumber daya
6. Jadwal pelaksanaan
7. Sebuah proses untuk memantau kemajuan.
Rencana operasional penting karena membantu tim untuk:
1. Menjelaskan dari mana akan mendapatkan sumber daya yang diperlukan
2. Cara menggunakan sumber daya itu secara efisien
3. Mendefinisikan secara jelas persyaratan sumber daya yang paling penting.
4. Mengurangi risiko jika memungkinkan, dan menyiapkan rencana selanjutnya jika diperlukan.
5. Memikirkan masa depan proyek/bisnis, termasuk keberlanjutannya.
Rencana operasional harus disiapkan oleh orang-orang yang akan dilibatkan dalam pelaksanaannya. Sering ada kebutuhan untuk dialog lintas departemen karena rencana yang dibuat oleh satu bagian organisasi pasti memiliki implikasi untuk bagian lain seperti:
1. Administrator proyek atau manajer keuangan harus dilibatkan dalam menentukan persyaratan keuangan
2. Sumber daya manusia harus dilibatkan dalam menilai kebutuhan SDM dan kapasitas
3. Humas, tim IT atau staf operasi harus dilibatkan dalam diskusi proses, prosedur dan sistem.
Perencanaan dan penerapan operasional yang efisien memerlukan komunikasi terbuka yang berkelanjutan antara tim proyek dan staf lainnya.[10]
D. Langkah-Langkah Membuat Rencana Operasional
Menurut Alison rencana operasional memerlukan 4 (empat) langkah menuju sukses. Rencana operasional membahas empat pertanyaan :
1. Dimana kita sekarang ?
2. Kemana kita mau ?
3. Bagaimana kita bisa sampai di sana ?
4. Bagaimana kita mengukur kemajuan kita ?
Sedang komponen utama dari rencana operasional yang lengkap meliputi:
1. Modal manusia. Staf dan keterampilan yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek, serta sumber potensial dan sumber daya saat ini yang potensial.
2. Persyaratan keuangan. Pendanaan yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek, sumber dana saat ini dan potensial dari dana ini.
3. Tugas beresiko. Risiko apa yang ada dan bagaimana mereka bisa diatasi.
4. Perkiraan umur proyek, strategi keberlanjutan dan exit. Berapa lama proyek akan bertahan, kapan dan bagaimana akan keluar dari proyek, dan bagaimana akan menjamin keberlanjutan pencapaian proyek.[11]
Sedang menurut Morphet dalam Made Pidarta, prosedur yang harus diperhatikan dalam pembuatan perencanaan operasional adalah: [12]
1. Mengumpulkan informasi dan analisa data
2. Menyelenggarakan perubahan dalam bentuk kebutuhan
3. Mengidentifikasi tujuan dan prioritas
4. Membentuk alternatif-alternatif penyelesaian
5. Mengimplementasi, menilai dan memodifikasi
