Dokumen Perjalanan Dinas dan Bisnis memiliki peran penting bagi pelaporan keuangans ebuah instansi ataupun perusahaan. Hal ini membuat dokumen yang disusun harus lengkap agar porses Reimbursement dapat dilakukan dengan cepat.
Daftar isi
Dokumen Perjalanan Dinas
Perjalan Dinas adalah sebuah perjalan yang dilakukan oleh seorang pegawai atau karyawan dengan tujuan melakasanakan pekerjaan tertentu dalam jangka waktu singkat.
Agar perjalanan dinas pimpinan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan, administrasi kantor / sekretaris harus selalu berkoodinasi dengan pimpinan ketika akan mempersiapkan semua hal yang diperlukan dalam perjalanan dinas. Adapun persiapan perjalanan dinas meliputi :
- Persiapan rencana perjalanan dimas
- Persiapan dokumen perjalanan dinas
- Persiapan transportasi dan akomodasi
- Persiapan daftar perjalanan dinas ( itinerary )
- Persiapan pembiayaan perjalanan dinas
Dalam menangani perjalan dinas ada berbagai macam dokumen yang memang harus di persiapkan dengan baik guna kelancaran perjalanan bisnis itu sendiri. Dokumen perjalanan dinas adalah suatu bukti tertulis atau tercetak yang dapat memeberikan keterangan bagi pimpinan ketika melakukan perjalanan dinas.Dokumen-dokumen ini meliputi:
A. Dokumen Internal
Dokumen internal merupakan dokumen-dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan/kantor tempat seseorang bertugas. Contoh dari dokumen Internal ini adalah.
1. Surat tugas
Surat tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan diberikan kepada seorang (bawahan) berfungsi untuk melakukan pekerjaan tertentu
2. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)
Seringnya SPPD ini hanya digunakan pada unsur pemerintahan saja, namun tidak menutup kemungkinan digunakan pula pada perusahaan swasta.
B. Dokumen Eksternal
Dokumen Eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk perjalanan bisnis. Jenis dokumen ini biasanya berbeda-beda, tergantung kebutuhan dan daerah tujuan dalam perjalanan bisnis. Jenis dokumen ini adalah:
1. Paspor ( passport )
Paspor adalah dokumen perjalanan yang diberikan kepada seorang warga negara, yang diberi izin untuk meningggalkan negaranya dan untuk pergi ke negara-negara tertentu.Paspor digunakan sebagai tanda bukti kewarganegaraan dan tanda bukti diri di negara lain.Macam-macam paspor:
- Paspor biasa (normal passport) adalah paspor bersampul warna hijau, biasa disebut paspor hijau, yaitu paspor yang digunakan oleh masyarakat umum. Paspor biasa ini diperoleh di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah lima tahun.
- Paspor dinas adalah paspor yang bersampul warna biru, biasa disebut paspor biru, yaitu paspor untuk pegawai/pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan/perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan paspor ini dilakukan di Departemen Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, pada umumnya satu tahun atau lebih, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
- Paspor diplomatik adalah paspor bersampul warna hitam, sering disebut paspor hitam, yaitu paspor yang digunakan oleh pejabat diplomatik, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatik dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri dan ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
- Paspor haji adalah paspor bersampul warna coklat, yaitu paspor khusus untuk orang-orang yang akan menunaikan ibadah haji. Paspor ini dapat diperoleh di Departemen Agama. Masa berlaku paspor sesuai dengan lamanya melakukan ibadah haji.
- Paspor khusus adalah paspor khusus untuk pejabat United Nations (PBB) dan biasanya mendapatkan perlakuan diplomatik. Ada dua macam paspor khusus, yaitu bersampul warna merah untuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda untuk staf PBB/
2. Visa
Visa adalah izin tinggal disuatu negara untuk suatu periode tertentu dalam waktu tertentu.Visa ini dapat di peroleh dari kedutaan negara yang bersangkutan. Untuk kunjungan yang tidak melebihi dua Minggu, visa tidak diperlukan bagi warga negara Indonesia yang masuk ke negara-negara ASEAN.
Macam-macam visa:
- Transit visa, yaitu visa biasa yang diberikan kepada seseorang yang singgah (transit) di suatu kota di suatu negara tertentu, biasanya hanya untuk 1–3 hari, kemudian melanjutkan perjalanan kembali ke negara tujuan.
- Tourist visa, yaitu visa untuk orang-orang yang mengadakan perjalanan pariwisata. Di Indonesia visa turis hanya berlaku untuk dua bulan dan tidak dapat diperpanjang secara otomatis. Apabila hendak memperpanjang, para turis harus ke luar dahulu dari Indonesia untuk meminta visa lagi dari Kedutaan Besar RI di luar negeri.
- Bussiness visa, yaitu visa untuk para pebisnis yang akan melakukan kunjungan bisnis/urusan dagang ke suatu negara.
- Diplomatic visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat kedutaan, konsulat atau perwakilan suatu negara yang patut diberikan penghormatan atas dasar hukum dan pergaulan diplomatik internasional.
- Official visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat resmi suatu negara, dalam hubungan internasional hal ini sebagai tanda persahabatan kedua negara.
- Immigrant visa, yaitu visa yang diberikan kepada para imigran, yakni orang-orang yang mengadakan perjalanan ke suatu negara dan berkeinginan menetap di negara tersebut.
3. Fiskal
Fiskal adalah biaya pajak yang harus di bayar oleh setiap warga negara Indonesia (WNI) yang akan pergi ke luar negeri. Fiskal dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Pajak kepada seorang sebagai wajib pajak yang akan pergi ke luar negeri, kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah.
4. Exit Permit
Exit permit adalah bukti dari imigrasi setempat bahwa telah memasuki atau meninggalkan negara yang bersangkutan. Bentuk exit permit yaitu berupa lembaran kertas yang sudah distempel oleh kantor imigrasi kemudian ditempelkan atau dilampirkan pada paspor.
5. Yellow Card ( Kartu Kesehatan )
Yellow card adalah kartu yang dikeluarkan oleh dinas kesehatan pemerintah untuk diberikan kepada warga negara yang akan ke luar negeri, kartu ini dipakai untuk menyatakan bahwa warga negara tersebut bebas dari penyakit yang menular.
