Penampilan yang Baik Bagi Sekretaris – Administrasi Perkantoran

Penampilan yang Baik Bagi Sekretaris

Pengertian Administrasi Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lain menjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaitu administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer

Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi. Definisi administrasi perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan

Tujuan Program Keahlian Administrasi Perkantoran

Tujuan program keahlian administrasi perkantoran secara umum adalah sebagai berikut:
· Menerapkan dan mengembakan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat.
· Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan tugas secara efektif dan efisien.
· Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan, mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yangmenjadi tanggungjawabnya.
· Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuai standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga.
· Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh manfaat masing-masing pihak.
· Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungjawabkan.

Tamatan program keahlian Administrasi Perkantoran dapat menampilkan diri sebagai manusia beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, berbudi pekerti luhur, sehat jasmani dan rohani, berkepribadian yang mantap dan mandiri serta mempunyai tanggung jawab kemasyarakatan dan kebangsaan. Kompetensi produktif yang dimilki tamatan program keahlian Administrasi Perkantoran adalah seperti tercantum pada profil kompetensi tamatan berikut :

Melaksanakan pelayanan prima
Membuka usaha berskala kecil
Mengerjakan siklus akuntansi untuk perusahaan jasa dan dagang skala kecil
Mengetik berbagai naskah / dokumen
Membuat surat niaga dan menerapkan system kerasipan
Mengelola administrasi Kantor
Mampu mengerjakan pekerjaan Sekretaris,diantaranya
Menangani telepon
Menangani tamu
Mengelola kas kecil
Menangani alat tulis dan perlengkapan kantor
Menangani dikte dalam bahasa Inggris
Mengatur pertemuan/ rapat
Mengelola dokumen
Mengatur jadwal kegiatan pimpinan
Menangani laporan
Menangani kegiatan humas dan keprotokolan

Penampilan Sekertaris

Cara Berpenampilan yang Baik bagi Seorang Sekretaris :

Penampilan sekretaris untuk dapat melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya, dan dapat menampilkan diri secara terampil dan menarik maka perlu memperhatikan hal-hal berikut ini :

I. Jagalah Kesehatan

1. Jagalah kesehatan anda dengan membiasakan hidup dan makan yang sehat.

Tidak ada perusahaan yang menginginkan karyawan yang sakit-sakitan. Kesehatan yang baik akan sangat menolong anda untuk tampil prima/fit dan merasa lebih baik. Sekretaris yang selalu mengantuk, sering batuk-batuk atau pileknya tidak sembuh-sembuh akan menurunkan image-nya sendiri.
Ketahuilah saat-saat kritis dimana tubuh anda memerlukan perhatian ekstra. Istirahat yang cukup, segera minum obat atau vitamin agar kondisi tubuh tidak terus menurun.

II. Tata cara berdandan

Cara berdandan seorang sekretaris tidak perlu menor dan glamour agar terlihat menarik. Berdandanlah secukupnya dan disesuaikan dengan waktu dan posisi dimana kita berada. Janganlah memakai aksesoris atau make-up yang berlebihan karena akan terlihat norak dan akan menimbulkan kesan yang negatif bagi orang lain dan akan diaanggap orang yang tidak mengetahui tata krama berdandan.
Make-Up bukan hanya rias wajah, melainkan mencankup perawatan kulit muka agar bersih dan berseri-seri. Penggunaan bahan make up yang ocok merupakan perawatan dasar wajah anda. Biasakan dengan satu jenis merk make-up sehingga wajah anda tidak rusak, karena kulit anda harus terus menerus menyesuaikan diri dengan produk make up yang baru. Merias wajah harus dilakukan sewajar mungkin (natural) sesuai dengan jabatan dan ciri pembwaan anda. Jangan berdandan terlalu menor, namun jangan juga melupakan riasan sehingga wajah terlihat sangat pucat. Sekretaris wajib mengetahui cara merawat dan menata rias wajah secara tepat dan benar.
3.Tata Rambut
Tata rambut bagi sekretaris jangan sampai mengganggu saat dia bekerja, misalnya terlalu panjang, terurai tanpa diikat. Adalah tidak sopan jika sekretaris harus menyisir dan membenahi rambut di ruangan kerja, terlebih lagi jika sedang ada tamu di ruangan tersebut. sebenarnya bagi sekretaris model rambut harus diperhatikan, disamping kebersihan, rambut juga harus di pelihara, model gondrong atau crew cut juga tidak disarankan untuk seorang sekretaris.
4.Tata cara berpakaian

Berpenampilan baik dan menarik tidak dilihat dari pakaiannya yang bagus ataupun yang harganya mahal namun dilihat dari kesesuaian pakaiannya atau cara menyeimbangkannya dengan cara bersolek atau menggunakan aksesorisnya. Dan yang paling utama agar terlihat menarik dalam berpenampilan yaitu menggunakan pakaian yang bersih dan rapi. Pakaian yang sederhanapun apabila rapi, bersih dan sopan maka akan terlihat menarik.
Walaupun mode pakaian berubah-ubah, hendaklah pakaian yang anda gunakan cocok untuk kantor tempat anda bekerja dan pekerjan yang anda jalankan. Salah satu tuntutan profesi sekretaris untuk selalu bekerja cepat, lebih baik diantisipasi dengan pakaian yang praktis dan sedikit sportif. Pilihlah pakaian yang pantas dan membuat diri anda percaya diri, tentu saja menarik, yang cocok dengan bentuk dan tinggi tubuh, sera warna kulit.
Pakaian tidak harus selalu dari produk-produk yang ternama, akan tetapi hendaknya terlihat berkualitas. Yang penting, sekretaris perlu memperhatikan penagturan perpanduan warna, mempunyai cita rasa (taste) yang baik agar dengan pakaian tersebut anda dapat mengubah penampilan menjadi lebih baik.
Atur dan rencanakan lemari pakaian anda sedemikian rupa sehingga tidak membeli pakaian yang cepat lusuh, cepat out of fashion(ketinggalan zaman), membosankan, sulit dikombinasikan atau tidak kurang cocok dengan banyak situasi. Belilah pakaian yang mudah dikombinasikan, sehingga dengan jumlah terbatas anda akan memiliki variasi pakaian cukup banyak. Bahan baju kantor tidak banyak berubah dari waktu ke waktu (konservatif).
Untuk pakaian setiap harinya, buatlah perencanaan paling tidak malam hari, apa yang harus di pakai keesokan harinya. Hal ini jug mencegah keterburu-buruan, bila pagi hari terlambat bangun. Perencanaan yang baik mencankup pemilihan baju dan kombinasi yang sesuai dengan tugas besok, warna, asesori, pengcekan bagian-bagian baju (kancing, robek, jahitan lepas) dan yang lebih penting, apakah pakain tersebut sudah tersedia bersih dan disetrika. Hindari pakaian yang terlalu tipis atau bahan lainnya yang biasa dipergunakan untuk baju pesta, seperti beludru.
5.Gaya atau perilaku

Selama sekretaris duduk ditempat kerjaannya, menerima tamu atau berbicara dengan tamu harus menjaga jangan sampai terlihat letih, lesu, kurang percaya diri atau memberi kesan bermalas malasan. Hindari gaya pose yang memberikan kesan sensual , demikian juga ketika berjalan seharusnya tidak menunduk atau sambil menggigit jari dan tersipu malu. Gaya ini biasanya dilakukan oleh sekretaris yang kurang percaya diri.

Penampilan yang ideal dari seorang sekretaris diorientasikan pada kepribadian diri dari diri nya. Tampil dengan rapi,bersih dan segar,cantik bukan merupakan syarat mutlak menjadi seorang sekretaris, namun yang paling penting adalah inner beauty sekretaris itu sendiri.Dimanapun sekretaris itu berada ia harus mampu menjaga citra perusahaan dengan tidak terlibat tindak kriminal atau tindak pidana yang lain
6. Tampillah dengan menarik
Kepribadian seseorang terpancar melalui penampilan (appearance), yaitu kadaan lahiriah yang dapat dilihat oleh orang lain. Untuk itu sekretaris mutlak harus memperhaikan agar selau berpenampilan menarik dan apik.
7. Tas
Sekretaris yang mengikuti mode akan memperhatikan apakah tas yang akan dipakai keesokan harinya sesuai dengan pakaian yang akan di pakai. Sebaiknya sekretaris memiliki lebih dari satu tas dalam aneka warna, besar dan kecil untuk aneka kesempatan, bila tidak, tas hitam merupakan pilihan tepat untuk seluruh koleksi pakaian anda. Seperti halnya model pakaian, ilihlah model tas yang konservatif, tidak terlalu banyak pernik sehingga cocok dikombinasikan dengan pakaian anda.

8.Sepatu
Lebih abik tidak memakai sepatu sandal atau sepatu yang tidak berhak. Sepatu yang bertumit tinggi lebih sedap di pandang dan membuat figur tubuh anda lebih tegap sewaktu berjalan. Perencanaan pemakaian sepatu juga perlu dilakukan. Apakah sepatu yang akan dipakai masih dalam keadaan baik, solnya, atau kulitnya. Apakah telah disemir dan telah sesuai warnanya dengan pakaian yang akan dipakai.
9.Perhiasan
Jangan memakai semua perhiasan yang anda miliki, secukupnya saja, yang wajar dan tidak perlu berharga mahal. Selain jam tangan, anting, atau giwang merupakan perhiasan yang sudah selayaknya anda miliki.
10.Parfum
Dalam kehidupan kantor, parfum memegang peranan yang lebih dominan dari pada asesori/perhiasan. Pilihlah parfum yang cocok dengan kepribadian anda dan tentu saja yang aromanya tidak terlalu menyengat. Demikian berkulirnya waktu, anda akan mampu membeli parfum dari merek-merek terkenal.

Sikap Seorang Sekertaris

Yang Harus Diperhatikan seorang Sekretaris :

1. Beri perhatian pada sikap tubuh anda
Sikap tubuh juga bisa mencerminkan kepribadian. Perhatikan sikap tubuh anda dengan sungguh-sungguh sebab anda dinilai dari penampilan tersebut.
2.Sikap berjalan
Jangan berjalan dibuat-buat seolah-olah anda ingin meminta perhatian orang disekitar anda. Berjalan dengan tegap, tetapi dengan tetap menjaga agar dagu jangan terlalu terangkat sehingga tidak terkesan angkuh/congkak. Jaga kecepatan yang wajar, jangan terburu-buru, tetapi penuh percaya diri dan selalu siap di sapa atau menyapa orang dengan senyum.
3.Sikap Duduk
Kaki diatur serapi dan sesopan mungkin dengan telapak kaki diarahkan miring. Apabila anda duduk dikursi tamu jangan bersandar, sedangkan bila anda duduk dibelakang meja, biasakan merapatkan punggung dengan sandaran kursi atau paling tidak badan tetap tegak. Duduk lemas apalagi sampai merosot menimbulkan ksan negativ(malas).
4.Sikap Berdiri
Berdirilah dengan tegak. Untuk mendapatkan posisi ini, perut harus ditarik dan dada dibusungkan. Dalam situasi santai anda boleh saja meletakkan tangan didepan atau di belakang tubuh sambil berpegangan. Hindari berdiri dengan satu kaki, bersandar maupun bertolak pinggang di jalan.

5.Sikap Berbicara

Pandangan mata lawan bicara anda, jangan terlalu banyak menggoyang-goyangkan tangan atau bagian tubuh/wajah lainnya saat anda berbicara (mengernyitkan dahi, memonyongkan mulut, memutar-mutar mata) apalagi sambil menggaruk-garuk kepala, membunyikan jari-jari tangan, membersihkan gigi dengan jari/kuku, mengupil atau mengorek-ngorek telinga.

Berbicaralah dengan volume suara yang jelas, tidak terlalu keras dan jangan pula berbisik-bisik. Usahakan menggunakan bahasa yang dimengerti oleh lawan bicara atau bila terdapat anggota kelompok yang tidak mengerti bahasa yang anda gunakan terjemahkan apa yang anda katakana agar ia tidak merasa tersisihkan.

VI. Sikap Diam

Hindari kebiasaan menggigit kuku/pensil/bolpen, mengetuk-ketuk meja atau menggaruk-garuk rambut, bila anda sedang diam dan berpikir. Bila anda sedang berkonsentrasi memikirkan suatu hal, usahakan jangan sampai melupakan situasi sekeliling anda dan kemudian kaget, bila sesuatu terjadi.

7.Tumbuhkan rasa percaya diri dan kepribadian yang kuat

Sebenarnya tanpa memoles Make up, seseorang dapat tetap memperlihatkan kecantikannya, yaitu dengan menumbuhkan citra diri yang positif. Citra diri adalah persepsi/pradigma/konsep sendiri tentang dirinya, identitas,kemampuan, dan martabatnya. Kecantikan diri dari dalam bersinar lebih cemerlang dari pada kecantikan hasil polesan semata. Yang lebih penting adalah citra positif mampu membuat anda berpikir positif dan pada akhirnya menuntun anda mencapai sukses.

Sopan santun yang berhubungan dengan penampilan yang wajib diperhatikan dalam lingkungan kerja sekretaris, yaitu :

1. Jangan berpakaian terlalu terbuka atau menerawang. Jangan juga berseksi-seksi dengan rok yang terlalu pendek.
2. Jangan bermake-up atau membetulkan make up di meja, lakukanlah di toilet.
3. Jangan melepas sepatu ketika bekerja, apalagi berjalan ke meja lain. Sangat tidak di anjurkan mengganti sepatu dengan sandal dan kemudian mempergunakannya sambil berjalan-jalan di sekitar kantor.

Kenyataan bahwa penampilan merupakan factor utama saat anda di pilih atau diterima untuk posisi sekretaris harus “distinctive” seperti halnya kemampuan kerja dan kepribadian anda. Dengan penampilan yang berbeda itu, orang dengan mudah menunjuk yang mana sekretaris dari antara sekelompok staf wanita di kantor anda.