Makalah Profesi Sekertaris Kantor

Sekertaris Kantor

Bab I. Pendahuluan

A. Latar Belakang

Sejak zaman kuno telah ada suatu jabatan juru tulis , yaitu seseorang yang pandai  menulis dan tulisannya bagus, untuk mencatat wewenang atau perintah dari seseorang raja kepada rakyatnya. Pada zaman modern seperti sekarang ini dalam kantor telah lazim bahwa pejabat pimpinan dari suatu perusahaan , intansi,atau lembaga lainnya dibantu oleh seorang pegawai yang dibebani dengan tugas surat menyurat, penyimpanan dokumen-dokumen , atau disebut sebagai sekretaris.

Kadang-kadang juga disebut sebagai sekretaris pribadi(private secretary) apabila dia menyelenggarakan surat-menyurat secara pribadi atau rahasia dari pimpianannya. Pimpinan itu adalah pejabat yang resmi dari suatu perusahaan,instalasi pemerintah,atau sesuatu organisasi lainnya adapun sekretaris pribadi  yang bersangkutan adalah pegawai yang resmi pula dari organisasi itu,bukan pegawai pribadi dari  pejabat pimpinan itu sebagai perorangan.

B. Rumusan Masalah

1. Apa definisisekretaris.
2. Apa saja tugas-tugas, dan peranan sekretaris.G
3. Apa saja keterampilan yang dibutuhkan oleh seorang sekretaris.

C. Tujuan

Tujuan yang ingin dicapai dalam makalah ini adalah untuk mengetahui peranan dan tugas-tugas seorang sekretaris, serta untuk memenuhi tugas yang telah diberikan.

Bab II. Pembahasan

A. Definisi Sekretaris

 “secretary” itu berasal dari kata perancis kuno “secretaire”yang pada gilirannya berasal dari bahasa latin, yaitu

1. Secretarium/secretarius artinya seorang pejabat yang dipercaya menyimpan rahasia
2. secret-us artinya secret(rahasia)

Jadi sekretaris adalah seorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia. Kemudian petugas yang menyelenggarakan surat menyurat bagi seorang pejabat pimpinan yang kadang-kadang meliputi pula surat-surat rahasia atau bersifat pribadi yang tidak sembarangan disiarkan.

Beberapa Definisi lain mengenai Sekretaris :

I. Professional Secretaries International (PSI)

Seorang sekretaris adalah asisten pimpinan  yang meiliki keahlian mengurus kantor, menapilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya.

II. Betty Hutchinson dan Carol Milano

Seorang sekretaris adalah seorang professional yang menampilkan anek macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.

III. M. Braum dan Ramon

Sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya.

IV. Drs. The Liang Gie

Sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.

V. Drs. Ig. Wursanto

Sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-perkerjaan pimpinannya.

Manajemen sekretaris merupakan suatu proses kegiatan mengelola dan mengatur segala sesuatu yang berhubungan langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan pimpinan dalam rangka kelancaran pelaksanaan perkantoran atau organisasi. Jadi, pekerjaan seorang sekretaris, membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.

B. Jenis-Jenis Jabatan Sekretaris

Pengelompokan sekretaris berdasarkan luas lingkup tanggungjawab:

a. Sekretaris organisasi/executive secretary, yaitu officer manager yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau instansi pemerintahan. Tugasnya adalah:

1. Planning = merencanakan sendiri rencana organisasinya.
2. Organizing = menyusun sruktur dan tata kerja organisasi.
3. Actuating = membuat keputusan.
4. Directing = pengarahan.
5. Coordination = koordinasi.
6. Controlling = pengendalian.

Misalnya: sekretaris wilayah daerah di Pemda Tk 1, sekretaris jenderal di Departemen, sekretaris perusahaan.

b. Sekretaris pimpinan (private secretary), tangan kanan pimpinan yang bertugas melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya. Ciri-cirinya:

1. Tidak mempunyai anak buah.
2. Tidak punya wewenang untuk membuat keputusan.
3. Bertugas hanya meringankan beban pimpinannya, dan tidak fokus untuk kepentingan pimpinan karena hanya bersifat kedinasan.
4. Bekerja hanya untuk satu pimpinan saja.

c. Sekretaris pribadi (personal secretary),adalah seseorang yang melaksanakan aktivitas kantor untuk membantu kepentingan seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Jadi ia bukan pegawai atau staf dari perusahaan, dia diangkat dan digaji secara perseorangan.

Pengelompokan sekretaris berdasarkan kemampuan kerja dan pengalaman kerja:

a. Sekretaris Junior, adalah sekretaris yang baru mulai meniti karier sebagai sekretaris.

Ciri-cirinya:

1. Biasanya belum berpengalaman.
2. Masih memerlukan bimbingan.
3. Biasanya adalah mahasiswa yang baru lulus kuliah.
4. Umumnya ditempatkan sebagai asisten sekretaris senior agar dapat belajar.

b. Sekretaris Senior, adalah sekretaris yang sudah memiliki kemampuan bekerja yang baik karena telah berpengalaman kerja. Ciri-cirinya:

1. Biasanya telah memiliki inisiatif.
2. Mampu bekerja mandiri.
3. Mampu mengatur pekerjaan yang sesuai prosedur.
4. Lingkup tugas dan tanggung jawab yang luas serta membutuhkan penangan informasi yang kompleks.
5. Dapat ditempatkan sebagai asisten top manager.

Pengelompokan sekretaris berdasarkan spesialisasi dalam pekerjaannya

Sekretaris yang berkonsentrasi di suatu bidang seperti bidang hukum, medis, teknik, akuntansi dsb.

a. The Legal Secretary, (sekretaris yang berkonsentrasi di bidang hukum).

Sekretaris yang membantu ahli hukum seperti konsultan hukum, pengacara dan notaris. Ia tidak harus ahli hukum tapi cuma sebatas membantu pimpinannya yang ahli hukum, tidak menutup kemungkinan ia lulusan sarjana hukum. Tugasnya: menyusun surat perjanjian, akte, surat kontrak dsb.

b. The Medical Secretary, (sekretaris yang berkonsentrasi di bidang medis).

Sekretaris yang membantu seorang dokter atau ahli medis. Ia hanya membantu kesekretariatan medis, bukanlah ahli medis tapi ada kemungkinan ia memiliki latar belakang sebagai paramedis yang mempelajari pendidikan kesekretariatan.

c. The Technical Secretary, (sekretaris yang berkonsultasi di bidang teknik).

Sekretaris yang membantu seorang insinyur dalam bidang teknik tertentu. Tugas subtantifnya di bidang teknik arsitek dan teknik social.

d. The Accounting Secretary, (sekretaris yang berkonsentrasi di bidang akuntansi).

Sekretaris yang membantu seorang akuntan. Sangat baik apabila ia menguasai pengetahuan dasar-dasar akuntansi untuk memudahkan ia bekerjasama dengan pimpinan ataupun keperluan korespondensi.

C. Peranan sekretaris

Pada mulanya sekretaris adalah seorang pejabat yang memperoleh kepercayaan dari pimpinan untuk mengurus hal-hal dan menyimpan surat-surat yang bersifat rahasia.
Sehingga pengertian sekretaris pada saat ini lebih bersifat ketatausahaan umum. Dan pada saat ini pula ada sekretaris yang memimpin unit oraganisasi besar baik pemeritah maupun di bidang kemasyarakatan.

Peranan sekretaris ada 2 macam antara lain sebagai berikut :

1. Terhadap atasan :

1. Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.
2. Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations.
3. Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
4. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.
5. Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dengan tugas perusahaan.
6. Mediator pimpinan dengan bawahan.

2. Terhadap bawahan/karyawan :

1. Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.
2. Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.
3. Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.
4. Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka

D. Tugas-tugas seorang sekretaris

Tugas sekretaris itu dari segi-segi tata usaha yaitu:

1. memelihara dokumen-dokumen
2. menyambungkan atau menerima telepon
3. mencatat perjanjian-perjanjian dari kepalanya,atau menyusun risalah-risalah rapat.

Tugas sekretaris tidak dibatasi lagi dalam bidang tata usaha saja, melainkan cendrung untuk terus menerus meluas. Dewasa ini menjadi tugas pula bagi sekretaris  untuk mengatur ruang kerja yang baik dan nyaman bagi pimpinannya ,menyiapkan naskah pidato dari kepalanya,menyusun perpustakaan,mengguntingi berita-berita harian yang diperlukan sampai mengurus perjalanan  dan penginapan pemimpinnya ke luar kota. Bahkan sekretaris itu kini melakukan juga aktifitas-aktifitas manajemen,yaitu dari perencanaan,pembuatan keputusan,pengarahan,pengoordinasian,pengontrolan sampai penyempurnaan.

Dengan demikian selain sekretaris yang berperan semata-mata sebagai seorang pembantu terdapatlah kelompok sekretaris yang mempunyai fungsi sebagai manajer. Karena berkedudukan sebagai manajer  maka sekretaris yang demikian itu lalu mempunyai  pegawai-pegawai bawahan. Akhirnya, para pegawai bawahan itu dengan segenap bidang kerjanya lalu dilambangkan menjadi sebuah satuan organisasi. Satuan organisasi ini sekarang lazimnya disebut sekretariat dan dikepalai oleh sekretaris yang berfungsi sebagai manajer itu .

F. Keterampilan yang sangat penting bagi sekretaris

1. Tata usaha umum : pengetahuan kearsipan,penggndaan warkat dan perlengkapan kantor lainnya.
2. Bahasa : bicara dan menulis,tata bahasa dan aturan ejaan.
3. Mesin : berbagai mesin perkantoran yang lazim.
4. Angka : kemampuan berhitung.
5. Hubungan masyarakat : tehnik-tehnik yang berhubungan dengan publik yang menimbulkan kesan baik seperti mendengarkan pembicaraan secara cermat dan bekerja secara efisien.
6. Steno : menulis dengan huruf steno untuk mencatat dikte atau pembicaraan telepon.
7. Telepone : pemakaian telepone yang tepat.
8. Pengetikan : pemakaian mesin TIK yang tangkas.

Syarat – Syarat Sekretaris Yang Baik

·             Personality :

Diantaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepat menyerah, berpenampilan baik, jujur, loyal, pandai bicara, sopan dan bias menjaga image perusahaannya.

·             General Knowledge :

Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi.

·             Special Knowledge  :

Memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai seorang sekretaris.

·             Skill and Technic :

Diantaranya meliputi kemampuan mengetik, korespondensi, stenografi (sekarang bukan syarat mutlak) dan filing.

·             Practice :

Kemampuan melaksanakan tugas sehari – hari seperti menerima telephone, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan, dll.

G. Keuntungan Bekerja Sebagai Sekretaris

Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer dan pengaturan agenda.

Menjadi sekretaris pimpinan memberikan banyak manfaat bagi sekretaris. Sekretaris dapat belajar banyak dari pimpinan tentang gaya kepemimpinan, gaya manajemen, cara mengelola bisnis dan lainnya. Beberapa keuntungan menjadi sekretaris adalah:

a. Keanekaragaman Tugas

Pekerjaan sekretaris sangat bervariasi, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya:

– Tugas Administrasi:

§  Korespondensi,

§  Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan,

§  Mengurus surat masuk dan surat keluar,

§  Travel Arrangements,

§  Organize meeting, Making appointments,

§  Handling all confidential matters.

– Tugas Receptionist:

§  Menerima dan menjawab telepon, mencatat pesan-pesan lewat telepon,

§  Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan,

§  Mencatat janji-janji untuk pimpinan,

– Tugas Keuangan:

§  Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank,

§  Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan,

§  Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash),

§  Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan

– Lain-lain:

§  Personal matters,

§  Monitoring and procuring order. Contohnya : mengecek stock stationary, kertas fax, office supplies, dan lain sebagainya,

§  Menterjemahkan,

§  General Affair duties, Contohnya : menghitung saldo cuti karyawan, menghitung uang lembur, menghitung uang makan siang.  Keanekaragaman pekerjaan sekretaris membuat pekerjaan sekretaris tidak membosankan.

b. Penghasilan Memadai.

Pada era globalisasi ini, para eksekutif memiliki mobilitas yang tinggi, yang tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris menjadi semakin penting. Karena itulah pada umumnya sekretaris mendapatkan gaji yang cukup menarik dibandingkan dengan profesi lain.

c. Menambah Keterampilan dan Keahlian.

Menjadi sekretaris akan menambah keterampilan dan keahlian yang dapat menunjang pekerjaannya keterampilan dan keahlian tersebut meliputi:

o   Mampu menyusun laporan dan berkorespondensi,

o   Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya,

o   Teknik tata penyimpanan arsip,

o   Teknik berkomunikasi dengan telepon,

o   Menulis cepat dengan steno, Teknik mengetik surat

d. Promosi.

Posisi sekretaris tidak pernah berakhir. Banyak sekretaris handal yang berhasil meraih posisi menjadi manager, semua ini berkat kedekatan tugas sekretaris dengan pimpinannya sehingga ia dapat meminta ilmu dan pengalaman dari pimpinannya. Pimpinan yang mengetahui ketangkasan sekretarisnya tentu akan mendelegasikan wewenang untuk melaksanakan tugas-tugas bersifat manajerial kepada sekretarisnya, dengan catatan sekretaris mampu melaksanakannya. Seringkali sekretaris bertindak sebagai supervisor dan mengatur pekerjaan orang lain.

e. Pentingnya Sekretaris.

o   Sekretaris turut memberi andil bagi keberhasilan tugas pimpinan dan organisasi secara keseluruhan sehingga akan mendapatkan kepuasan dalam bekerja. Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang professional.

o   Seorang sekretaris profesional dapat dijadikan “Pusat Informasi” di dalam kantor, paling tidak sekretaris harus sangat mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri. Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan peran Strategis, Peran teknis dan peran pendukung.

o   Sekretaris profesional startegis dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performansi organisasi secara jangka panjang, yang tercapai melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar

o   Sekretaris profesional teknis dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas seketaris sekretaris profesional yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. Dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris pun akan semakin internsif.

o   Sekretaris profesional pendukung dapat memberikan contoh positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan outgoing).

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Jadi sekretaris adalah seorang petugas yang diberikan kepercayaan untuk menyimpan rahasia didalam sebuah perusahaan baik itu menyangkut data-data penting perusahaan  dan melaksanakan tugas-tugas sebagai sekretaris dengan baik  di perusahaan tersebut.

Sekretaris juga dikatakan sebagai perantara pimpinannya.

Apabila ada pihak-pihak yang mau berurusan dengan pimpinan , pihak-pihak tersebut harus berhubungan melaui sekretaris terlebih dahulu . karena sekretaris itu bisa dikatakan sebagai tangan kanannya seorang pemimpin dalam sebuah perusahaan.

B. Saran

Jadilah seorang sekretaris yang bertanggung jawab baik itu terhadap atasannya maupun bawahannya dan tugas-tugasnya pula. Seorang sekretaris juga harus pandai-pandai untuk memanaj situasi yang ada di perusahaan tersebut .

DAFTAR PUSTAKA

http://susilawati.wordpress.com/2007/09/26/sekretaris-dalam-era-global/
http://mayamarlin.blog.friendster.com/2008/10/upaya-pengembangankiat-meng-upgrade-sekretaris-profesional/