Makalah Manajemen Operasional

Manajemen Operasional

Bab I. Pendahuluan

A. Latar Belakang

A.    PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN

Penelitian (research) telah memproduksi ilmu pengetahuan ilmiah yang berada dibelakang pengembangan televisi, pesawat terbang, komputer elektronik, kaos kaki nilon, obat-obatan, insektisida,pabrik bertenaga nuklir, sinar laser, dan ribuan produk lainnya. Dan sekarang banyak dilakukn penelitian yang diarahkan untuk mengatasi masalah-masalah keamanan karyawan dan produk, dan pelayanan-pelayanan kesehatan.

1.      Kegiatan-Kegiatan Penelitian

Biasanya organisasi melakukan penelitian untuk :

a)      Mencari hubungan-hubungan kimiawi dan phisikal dasar, terutama yang harus dilakukannya bagi produk dan proses perusahaan sendiri

b)      Memperbaiki produk-produk dan jasa-jasa perusahaan yang sudah ada

c)      Menemukan penggunaan-penggunaan baru bagi produk atau jasa perusahaan sekarang

d)     Mengembangkan berbagai produk dan jasa baru

e)      Mengurangi biaya produk dan jasa sekarang melalui perbaikan operasi-operasi dan proses-proses produksi perusahaan

f)       Mengembangkan pengujian dan spesifikasi bagi operasi-operasi dan bahan-bahan yang dibeli

g)      Menganalisa produk dan jasa para pesaing

h)      Menemukan penggunaan yang menguntungkan dari produk-produk sampingan atau sisa-sisa bahan (sampah) proses produksi

2.      Berbagai Sumber Gagasan

Meskipun penelitian memberikan dasar bagi pengembangan aplikasi-aplikasi inovatif, gagasan-gagasan inovatif datang dari berbagai sumber dan bukan hanya dari para peneliti. Untuk mengenali dan memanfaatkan sumber gagasan ini, banyak perusahaan mencoba untuk menghidupkan lingkungan yang kreatif bagi para karyawannya. Mereka diberi kesempatan berkreasi dan mengembangkan pemikiran maupun kemampuan teknikalnya pada usaha-usaha organisasi dalam pengembangan produk dan jasa.

a)      Design by Imitasion

  Dalam kenyataan pembaharuan produk-produk banyak perusahaan terbesar datang bukan dari inovasi tetapi dari imitasi, karena perusahaan tidak mungkin menjadi pertama buat segala sesuatu yang baru dalam industrinya. Salah satu bagian program –program pengembangan produk hampir semua perusahaan biasanya diarahkan pada pengembangan produk-produk tiruan yang sukses dari perusahaan lain.

Kadang-kadang disain tiruan dilakukan melalui apa yang disebut “reverse engineering”. Pesaing membeli suatu produk yang akan ditiru, dipisah-pisahkan atau dibongkar untuk melihat cara bekerjanya dan cara pembuatan dan kemudian membuat produknya sendiri. Sebagai contoh, mobil-mobilan dan pesawat terbang Rusia sering hanya menjiplak spesifikasi yang dibuat negara-negara barat.

Barang-barang hasil tiruan ini dapat berbeda sama sekali dengan produk yang ditiru, dan bahkan biasanya lebih baik. Oleh karena itu perusahaan-perusahaan yang menjalankan kebijaksanaan disain produk melalui imitasi dapat menjadi “second with the most”. Para peniru yang mulai selangka lebih lambat dapat bergerak lebih cepat dibanding inovator awalnya, bila mereka mempunyai sukses dalam disain dan pasarnya.

b)     Product Life Cycle

  Secara sederhana, konsep ini menyatakan bahwa hampir semua produk baru yang ditawarkan kepada masyarakat akan menjalani suatu siklus kehidupan yang terdiri atas 4 (empat) tahap dalam periode waktu terbatas (lihat gambar 2-1).

Gambar 2-1. product Life Cycle

3. Kecenderungan Dalam Pengembangan Produk

Perubahan pasar, kemajuan teknologi baru dan faktor-faktor lain yang selalu menciptakan kecenderungan dalam disain berbagai produk. Kecenderungan pertama tampak akhir-akhir ini adalah bahwa banyak perusahaan mengurangi macam produk dan menghentikan pembuatan barang-barang dalam garis produknya yang hanya menguntungkan secara marginal. Hal ini disebabkan semakin langkahnya bahan mentah, kekhawatiran pengendalian harga, sumber daya alam dan energi yang semakin terbatas kondisi-kondisi ekonomi lainnya.

Di samping itu, kecenderungan kedua adalah bahwa banyak perusahaan sedang mencoba untuk menyederhanakan (simplifikasi) produk-produk mereka melalui perancangan kembali bagian-bagian dan komponen-komponen sehingga unit-unit dengan jumlah lebih sedikit akan melakukan pekerjaan yang sama.

B.     PROSES PENGEMBANGAN PRODUK BARU

Masing-masing organisasi mungkin menggunakan pendekatan yang berbeda untuk mengembangkan produk baru, tetapi langkah-langkah yang diikuti dalam pengembangan produk baru biasanya adalah sama. Gambar 2-2 menunjukkan proses pengembangan produk baru, yang terdiri dari 5 (lima) langkah sebagai berikut :

1.      Pencarian gagasan. Sumber utama gagasan-gagasan produk baru dari pasar, atau teknologi yang telah ada. Gagasan-gagasan pasar merupakan berbagai kebutuhan dan keinginan para konsumen (langganan) yang belum terpenuhi.

2.      Seleksi produk. Tidak semua gagasan harus dikembangan menjadi produk-produk baru. Gagasan produk baru perlu memenuhi paling tidak tiga kriteria : (1) potensi dasar, (2) kelayakan finansial, (3) kesesuaian operasi. Sebelum suatu gagasan produk baru dijadikan disain pendahuluan, maka harus dianalisa atas dasar tiga kriteria tersebut.

Gambar 2-2 Proses pengembangan produk baru.

Tujuan analisa seleksi produk adalah untuk menyaring gagasan-gagasan yang jelek, karena menerima suatu gagasan jelek dan mengembangkannya menjadi suatu produk akan membuat perusahaan rugi. Setelah pengembangan awal, analisis yang lebih ekstensif dapat dilakukan melalui uji pasar buat untuk memperkenalkan produk.

Untuk membantu dalam analisis seleksi produk, beberapa metode telah dikembangkan. Pertama adalah metode daftar penilaian (Scoring) yang menyangkut penyusunan suatu daftar faktor-faktor penimbang dengan setiap faktor diberi bobot. Faktor-faktor yang dipertimbangkan antara lain, sebagai contoh, volume penjualan, pelindungan paten, persaingan, tersedianya bahan mentah, kualitas produk, risiko teknikal atau kesesuaian dengan strategi umum perusahaan. Kemudian produk dikategorikan dari “sangat baik” sangat jelek” untuk setiap faktor-faktor tersebut. Produk yang dipilih harus memenuhi standar penilaian perusahaan. Bila total skor di atas tingkat minimum tertentu, gagasan produk baru dapat dipilih untuk menentukan ranking beberapa alternatif produk. Tebel 2-1. Memberikan contoh tipe penilaian ini.

Tabel 2-1 Lembar evaluasi gagasan produk

Bila produk lolos dari prosedur penyaringan, maka analisis finansial yang lebih teliti terhadap karakteristik biaya dan penghasilannya perlu dilakukan dengan perhitungan return on investment, atau sering disebut project value index. Rumus perhitungannya adalah sebagai berikut :

Dengan keterangan

RI     =   return on invesment

PT     =   probabilitas keberhasilan teknikal (0 < PT < 1)

P_C      =   probabilitas keberhasilan komersial dalam pasar (0 < P_C < 1)

AV    =   volume tahunan (penjualan produk total dalam unit)

p        =   kontribusi laba per unit produk yang dijual dalam rupiah (yaitu, harga minus biaya)

L       =   waktu kehidupan produk dalam tahun

TDC =   biaya pengembangan produk total dalam rupiah

3.      Disain produk pendahuluan. Tahap proses produk ini bersangkutan dengan pengembangan disain terbaik bagi gagasan produk.

Bila disain pendahuluan disetujui, bagian penelitian dan pengembangan produk perusahaan kemudian perlu membuat prototype-prototype untuk pengujian dan analisis selanjutnya. Dalam hal ini, perusahaan akan menghadapi “trade offs” antara biaya, kualitas dan nilai produk (lihat dibelakang).

4.      Pengujian (testing). Pengujian terhadap prototype-proyotype ditujukan pada pengujian pemasaran dan kemampuan teknikal produk. Satu cara untuk menilai potensi pemasaran adalah dengan melakukan uji pasar. Maksud uji pasar ini adalah untuk mendapatkan data kuantitatif tentang pendapat konsumen terhadap suatu produk baru.

Di samping itu, prototype juga harus diuji secara teknik untuk mengetahui kemampuan teknikal produk baru sebelum manajemen menyetujui disain produksi akhir.

5.      Disain akhir. Dalam tahap disain akhir, spesifikasi-spesifikasi produk dan komponen-komponennya dan gambar-gambar perkaitan disusun, yang memberikan basis bagi proses produksinya.

Pengembangan produk baru ini bukanlah pekerjaan yang mudah, karena adanya berbagai hambatan, antara lain :

a)      Kurangnya gagasan (ide) pengembangan produk baru yang baik

b)      Kondisi pasar yang semakin bersaing, karena banyaknya persaingan dan berbagai produk substitusi

c)      Batasan-batasan yang semakin bertambah dari masyarakat dan pemerintah.

d)     Biaya proses pengembangan produk baru yang sangat mahal; karena untuk dapat menghasilkan beberapa produk baru, perusahaan harus mengembangkan sejumlah besar gagasan produk baru. Jadi, perusahaan harus lebih menitik beratkan perhatiannya pada tahap seleksi produk awal dan analisis yang berhubungan dengan tahap ini.

e)      Tingginya tingkat kegagalan produk baru dalam pemasarannya, karena ternyata tidak memenuhi pengharapan konsumen atau tidak dapat memuaskan kebutuhan dan keinginan konsumen

f)       Jangka waktu kehidupan produk baru yang pendek, karena setelah produk baru secara komersial sukses, maka dalam waktu singkat banyak perusahaan lain meniru dan membanjiri pasar dengan produk mereka.

C.    PERANCANGAN JASA

Perancangan produk dan perancangan jasa tidak mempunyai perbedaan secara mendasar, hanya dalam suatu organisasi jasa, pelayanan yang diberikan merupakan “produk”nya. Pada kenyataannya dalam banyak hal, proses produksi jasa dan produksi produk sama sekali tidak berbeda, walaupun disain jasa adalah kegiatan yang lebih “kabur” dari pada disain produk.

Organisasi-organisasi jasa harus memutuskan beberapa faktor kunci pelayanannya, yang secara ringkas dapat diperinci sebagai berikut :

1.      Lini pelayanan yang ditawarkan.

2.      Ketersediaan pelayanan

3.      Tingkat pelayanan

4.      Garis tunggu dan kapasitas pelayanan

1.      Model-model Antrian dalam Perencanaan Jasa

Model-model antrian didasarkan atas asumsi-asumsi probabilitas matematikal tentang beberapa banyak langganan yang membutuhkan untuk dilayani dan bagaimana dan kapan mereka akan datang untuk dilayani pada suatu fasilitas pelayanan. Model-model ini dirancang untuk memperkirakan berapa banyak langganan menunggu dalam garis, kepanjangan garis tunggu, seberapa sibuk fasilitas-fasilitas pelayanan, dan apa yang akan terjadi bila waktu pelayanan atau pola kedatangan (permintaan pelayanan) berubah.

Model-model antrian memerlukan paling tidak tiga jenis data : (a) tingkat kedatangan rata-rata para langganan untuk mendapatkan pelayanan, (b) tingkat pelayanan rata-rata, (c) jumlah fasilitas pelayanan. Informasi lain mungkin juga dibutuhkan dalam berbagai kasus. Variabilitas pola kedatangan dan pola pelayanan biasanya tidak diperlukan karena rumusan-rumusan antrian dasar telah mencakup asumsi bahwa faktor-faktor itu akan mengikuti suatu pola distribusi probabilitas “Poisson”.

Rumusan-rumusan probabilitas matematikal bagi situasi-si-tuasi garis tunggu dengan beberapa variabel dapat menjadi cukup kompleks. Berikut ini akan dibahas sebuah contoh sederhana un-tuk menunjukkan bagaimana model-model antrian dapat diguna-kan dalam perancangan sistcm-sistem pelayanan di mana garis tunggu terlibat. Beberapa contoh yang lebih kompleks dapat dipelajari dalam buku-buku metoda kuantitatif. Dan dalam kehidupan nyata, masalah-masalah antrian biasanya lebih kompleks dan rumit lagi dari pada contoh-contoh kita, sehingga memerlukan analisis simulasi.

Contoh 2—1. Model antrian paling sederhana, yang kita sebut Model 1, dapat digambarkan dengan contoh masalah Bank HH yang sedang membuka sebuah cabang baru di kota R^[1]. Atas dasarriset pendahuluan, dapat dianggap bahwa tingkat kedatangan langganan adalah mengikuti distribusi Poisson, dengan tingkat kedatangan rata-rata 10 langganan/jam. Bank merencanakan untuk mempekerjakan hanya satu kasir, dengan anggapan bahwa kasir tersebut dapat melayani rata-rata 12 langganan/jam. Tingkat pelayanan ini juga mengikuti distribusi Poisson (yaitu, distribusi waktu pelayanan adalah eksponensial). Tugas kita adalah menganalisa sistem antrian dengan penghitungan nilai-nilai numerikal karakteristik-karakteristik pengoperasian ini.

Kita mengetahui dari deskripsi masalah bahwa :

1)      Tingkat kedatangan rata-rata =  = 10 per jam.

2)      Sehingga,  = waktu antar kedatangan rata-rata =

3)      = 6 menit

4)      Tingkat pelayanan rata-rata == 12 per jam.

5)      Sehingga,  = waktu pelayanan rata-rata =  = 5 menit.

6)      Proporsi waktu rata-rata yang diperlukan kasir untuk melayani langganan atau faktor (tingkat) kegunaan (disebut P)   :

7)      P = = = 0,8333

8)      Ini berarti kasir sibuk 83,33 % dari waktunya; atau kasir menganggur 16,67 % dari waktunya, yaitu :

9)      I = 1 – P = 1 – 0,8333 = 0,1667.

10)  Jumlah rata-rata langganan menunggu dalam antrian, Lq :

11)  

12)  Jumlah rata-rata langganan berada di dalam sistem keseluruhan (menunggu plus yang sedang dilayani), Ls :

13)  

14)  Waktu rata-rata langganan menunggu dalam antrian, Wq :

15)  

16)  Walau rata-rata setiap langganan berada di dalam sistem keseluruhan (waktu menunggu plus waktu pelayanan), Ws  :

17)  

18)  Probabilitas tidak ada langganan dalam sistem keseluruhan, Po :

19)  

20)  Kita dapat mengembangkan distribusi probabilitas untuk P_n dan P (n > k) dengan menggunakan rumusan-rumusan nomor 5 dan 8. Hasil-hasil perhitungan untuk beberapa nilai n dan k diringkas dalam tabel 2-2.

n		K
0	0,167	0	1,000
1	0,139	1	0,833
2	0,116	2	0,694
3	0,096	3	0,579
4	0,080	4	0,482
5	0,067	5	0,402

Tabel 2-2.

Karakteristik pengoperasian sistem antrian di atas menunjukkan bahwa waktu menunggu langganan rata-rata adalah 25 menit. Hal ini tidak dapat dibiarkan, karena perusahaan (Bank) akan kehilangan para langganannya. Oleh karena itu, manajer cabang harus segera mencari sarana-sarana lainnya untuk memperbaiki pelayanan (yaitu, mengurangi waktu menunggu langganan). Salah satu tindakan yang dapat diambil adalah mempekerjakan dua orang kasir (alternatif 1). Tindakan lain adalah meneliti kemungkinan pengantian kasir dengan suatu peralatan otomatik (altematif 2). Tindakan ke tiga adalah membuat kasir lebih efisien dengan pemberian peralatan yang lebih baik (alternatif 3). Dalam setiap kasus, biaya fasilitas pelayanan akan naik sejalan menurunnya biaya menunggu langganan. Langkah selanjutnya adalah menghitung biaya total sistem dan memilih alternatif yang menghasilkan biaya total minimum (biaya langsung penyediaan fasilitas pelayanan + biaya tidak langsung yang timbul karena langganan harus menunggu untuk dilayani).

Alternatif 1

Karena alternatif ini memerlukan 2 (dua) kasir, analis sistem antrian harus menggunakan persamaan-persamaan yang menerapkan model multiple-channel, single-phase (Model 2). Dalam hal ini kita akan mempunyai dua channel. Penjelasan model lebih terperinci dapat dilihat pada buku-buku riset operasi.

Alternatif 2

Sistem baru ini masih termasuk kategori single-channel, single-phase. Sehingga, persamaan-persamaan Model 1 dapat digunakan untuk menghitung nilai-nilai baru berbagai karakteristik pengoperasian.

Alternatif 3

Ini juga termasuk model single-channel, single-phase.

Untuk memilih alternatif dengan biaya paling efektif, kita dapat menggunakan gambaran yang ditunjukkan tabel 2-3. Nilai-nilai numerikal dalam tabel adalah hipotetik dan digunakan hanya untuk maksud pembahasan kasus ini. Kita menganggap biaya menunggu langganan sebesar Rp 10.000,-/jam dan 1 minggu adalah 40 jam kerja. Seperti terlihat dalam tabel, alternatif 3 menghasilkan biaya total minimum dan oleh sebab itu merupakan tindakan optimal.

Keterangan :

*)  Untuk sistem sekarang, biaya langganan menunggu mingguan dihitung sebagai berikut:

= Rp. 1.666.666,67/jam

DAFTAR PUSTAKA

T. Hani Handoko, Dasar-dasar Manajemen Produksi dan Operasi, BPFE, Yogyakarta, Edisi Pertama, 2010-2011.