Daftar isi
Kualifikasi dan Kebutuhan Sekertaris Dalam Bisnis
Bab I. Pendahuluan
A. Latar belakang
Menurut James A.F manajemen adalah suatu proses perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organizing), kepemimpian, dan upaya pengendalian anggota organisasi dan menggunakan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dari paparan yang dijelaskan di atas menunjukan bahwa manajemen adalah suatu keadaan yang terdiri dari proses yang ditujukan oleh garis (line) yang mengarah keproses perencanaan.
Manajemen perkantoran adalah rangkaian aktifitas yang merencanakan. Mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan penyelenggaraan yang sudah di tetapkan agar berjalan dengan tertib. Dalam perkantoran modern semua kegitan yang dilakukan dalam perkantoran menggunakan alat-alat otomasi perkantoran. Manajemen perkantoran adalah suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratus, sistematik dan terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan.
Manajemen informasi adalah pengelolaan data yang didalamnya mencakup proses mencari, menyusun, mengklasifikasikan, serta menyajikan berbagai data yang terkait dalam berbagai kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan sehingga dapat menjadi landasan untuk pengambilan keputusan dalam manajeman.
Orang- orang yang ada dalam suatu perusahaan atau bekerja didalam perusahaan harus memahi betul manajemen kantor dan informasi, agar perusaan tersebut bisa mencapai tujuan yang di inginkan dalam rapat bersama. Sehingga mereka harus mengikuti aturan-aturan yang sudah disepakati dan bekerja sesuai yang sudah diterapkan dalam perusahaan tersebut.
B. Rumusan Masalah
- Apa yang dimaksud dengan tata kerja, prosedur kerja, dan pedoman kerja ?
- Bagaimana cara menyusun buku pedoman kerja ?
- Apa manfaat ditetapkannya tata kerja, prosedur kerja dan buku pedoman kerja ?
C. Tujuan Penulisan
Tujuan dari penulisan makalah ini untuk menyelesaikan tugas yang diberikan oleh dosen pengantar bisnis dan untuk memberikan informasi mengenai manajemen kantor dan manajemen informasi.
Bab II. Pembahasan
A. Defenisi Tata Kerja, Prosedur Kerja dan Pedoman Kerja
a. Definisi Tata Kerja
Tata Kerja adalah pembentukan sebuah strutur kerja yang disusun dengan membentuk badan utama yang bertugas membuat skat-skat bagian dari sebuah organisasi atau anggota kelompok.
b. Prosedur Kerja
Prosedur kerja adalah rangkaian tata pelaksanaan kerja yang di atur secara berurutan, sehingga terbentuk urutan kerja secara bertahap dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.
c. Pedoman kerja
Pedoman kerja adalah sebuah panduan yang dikeluarkan secara resmi oleh perusahaan yang berisikan pelaksanaan dalam bekerja di perusahaan itu. Mulai dari jam masuk kerja, jam istirahat, hari libur, pemberian cuti, pemberian ijin, dsb.
Aturan kerja lebih menekankan pada kepatuhan pegawai dalam mentaati peraturan kerja di suatu perusahaan. yang telah ditetapkan. Dalam aturan kerja ini juga dimuat larangan, sanksi, dsb. yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
CARA MENYUSUN BUKU PEDOMAN KERJA
Sebuah buku pedoman karyawan yang baik bisa membantu mengurangi kesalah pahaman. Staf Anda akan memahami dengan jelas apa saja kebijakan perusahaan Anda, dan mereka tahu kemana untuk memperoleh jawaban atas semua pertanyaan dasar mereka. Lebih penting lagi, buku pedoman ini dapat mencegah Anda menghadapi perkara hukum yang mahal sekiranya seseorang menuntut bahwa berbagai kebijakan Anda adalah tidak adil atau diskriminatif.
1. Tentukan untuk apa rencana kerja disusun.
2. Tulislah pendahuluan dan latar belakang.
3. Tentukan tujuan dan target.
4. Susun rencana dengan target-target yang “SMART”
5. Cantumkan sumber daya yang Anda miliki.
6. Kenali batasan yang ada.
7. Siapa yang bertanggung jawab?
8. Tulis strategi.
MANFAAT DI TETAPKANNYA TATA KERJA, PROSEDUR KERJA, DAN BUKU PEDOMAN KERJA
Manfaat Tata Kerja :
1. Mempermudah para pegawai dalam menjalankan tugas
2. Tugas-tugas dapat dilaksanakan secara teratur dan tepat waktu
3. Keletihan dalam bekerja dapat diatasi
4. Pekerjaan yang terbengkalai dapat diatasi
5. Tujuan pekerjaan dapat tercapai secara efektif
6. Dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat – tepatnya
7. Dapat dijadikan sebagai pedoman kerja
8. Sebagai pola kerja yang dapat menjabarkan tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi dan kebijaksanaan dalam kegiatan pelaksanaan yang nyata
9. Sebagai standardisasi dan pengendalian kerja setepat-tepatnya
10. Sebagai pedoman kerja bagi para pelaksana atau semua pihak yang berkepentingan.
Manfaat Prosedur Kerja :
1. Sebagai pola kerja yang dapat menjabarkan tujuan,sasaran,program kerja,fungsi dan kebijakan
2. kegiatan pelaksanaan nyata.
3. Sebagai standarisasi dan pengendalian kerja setepat-tepatnya.
4. Sebagai pedoman bagi pelaksana yang berkepentingan.
Manfaat Pedoman Kerja :
1. Alat pendidikan, terutama bagi pegawai baru
2. Alat untuk menyelesaikan perselisihan dalam hubungan kerja.
3. Alat untuk mengadakan pembagian kerja dan mengatur frekuensi kerja yang tepat.
4. Alat untuk mengatur tata ruang kantor
5. Alat untuk menghindarkan adanya pekerjaan yang menumpuk.
B.KUALIFIKASI DAN KEBUTUHAN SEKRETARIS DALAM BISNIS
- LATAR BELAKANG
Sering kita mendengar hal yang tak sedap dikehidupan sehari-hari mengenai sekretaris , masih banyak yang mengira sekretaris harus berpakaian ketat dengan rok pendek , ber make-up tebal , harus mempunyai badan yang bagus. Pikiran seperti itu harus di hilangkan karena tidak semua sekretaris harus memakai pakaian yang ketat dan rok pendek tetapi mereka di tuntut untuk berpakaian sopan dan menarik jadi tidak harus dengan baju ketat dan rok pendek , sekeretaris juga di tuntut untuk sigap dalam segala hal , baik terhadap atasan , bahawan , pimpinan , rekan kerja satu tim , atau rekan mitra bisnis. Sekretaris juga mempunyai kualifikasi seperti harus di tuntut berpakaian menarik , smart , cekatan , loyalitas dan bisa menjaga hubungan baik dengan mitra bisnis kantor mereka bekerja. Maka , dari itu saya ingin menjelaskan arti dan fungsi tentang sekretaris.
- Rumusan Masalah
1. Pentingnya sekertaris dalam bisnis
2. Apa saja kualifikasi sekertaris
- Tujuan Penulisan
Tujuan dari penulisan makalah ini untuk menyelesaikan tugas yang diberikan oleh dosen pengantar bisnis dan untuk memberikan informasi mengenai kualifikasi sekertaris.
PEMBAHASAN
A. PENGERTIAN SEKRETARIS DALAM BISNIS
Sekretaris biasa digunakan dalam dunia perkantoran karena sekretaris inti penting dari sebuah perusahaan atau perkantoran. Sekretaris juga digunakan untuk membantu para petinggi perusahaan atau pimpinan perusahaan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang tidak dapat di pegang oleh pimpinan. Sekretaris diambil dari bahasa latin “secretum” yaitu rahasia.
Secara definisi, kata sekretaris dapat kita pahami dari beberapa definisi :
1. Menurut M. Braum dan Ramon, sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya.
2. Menurut Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.
3. Menurut Drs. Ig. Wursanto mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-perkerjaan pimpinannya.
B. PERANAN SEKRETARIS
Peranan sekretaris bagi perusahaan sangat penting yaitu untuk kelancaran kegiatan pimpinan dalam hal administrasi.
Berikut ini adalah peranan sekretaris :
1.Sebagai perantara hubungan yang baik bagi orang yang ingin berkomunikasi dengan pimpinan.
2.Bila pimpinan mengadakan rapat , maka sekretaris yang akan menyiapkan segalanya.
3.Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bahawan .
4. Apabila pimpinan akan keluar daerah maka sekretaris harus menyiapkan segalanya.
5. Sekretaris bisa disebut juga dengan notulen.
6.Menentukan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil.
7.Mediator bawahan dan atasan.
8.Menyiapkan agenda untuk pimpinannya.
C. KUALIFIKASI SEKRETARIS
Selain bukan hanya wajah atau penampilan yang menarik dan modis sekretaris juga harus mempunyai kualifikasi standart dalam dunia bisnis karena untuk menjadi sekretaris tidak lah gampang karena harus mempunyai kualifikasi yang sangat ketat. Berikut standart kualifikasi dalam bisnis bagi seorang sekretaris :
1.Harus mempunyai daya ingat yang kuat
2.Harus mempunyai intelegensi
3.Mampu menguasai bahasa asing maupun bahasa sendiri
4.Harus mempunyai keterampilan
5.Harus mau bekerja keras
6.Mempunyai kepribadian yang menarik , baik dan unik
7.Loyalitas dan dedikasi kepada perusahaan sangat lah besar
8.Mempunyai pengetahuan yang luas
D. KEBUTUHAN SEKRETARIS DALAM BISNIS
Sekretaris adalah pekerja professional, sekretaris berhubungan rapat dengan karyawan, mengawasi pekerja personil lainnya, dan bertanggung jawab terhadap banyak pekerjaan administrative yang penting.
Ada bermacam-macam sekretaris, seperti personal secretary, private secretary, business secretary, dan executive secretary. Personal secretary diperlukan untuk melakukan pekerjaan dirumah seperti businessmen yang sudah pension, actor dan penulis. The private secretary diperlukan sebagai pembantu eksekutif dalam perusahaan besar untuk mengelola koresponden dan mengawasi pekerjaan administrative.
Pekerjaan secretary antara lain, mencatat pesan-pesan eksekutif, mengedit, mengawasi pegawai, urusan korespondensi, kearsipan, tugas-tugas sosial, menerima telepon, sebagai resepsionis, dan berbagai pekerjaan administratif lainnya.
ANALISIS
- · MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI
Manajemen perkantoran adalah rangkaian aktifitas yang merencanakan. Mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan penyelenggaraan yang sudah di tetapkan agar berjalan dengan tertib.
Manajemen informasi adalah pengelolaan data yang didalamnya mencakup proses mencari, menyusun, mengklasifikasikan, serta menyajikan berbagai data yang terkait dalam berbagai kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan sehingga dapat menjadi landasan untuk pengambilan keputusan dalam manajeman.
· KUALIFIKASI DAN KEBUTUHAN SEKRETARIS DALAM BISNIS
Sekretaris adalah pekerja professional, sekretaris berhubungan rapat dengan karyawan, mengawasi pekerja personil lainnya, dan bertanggung jawab terhadap banyak pekerjaan administrative yang penting.
Ada bermacam-macam sekretaris, seperti personal secretary, private secretary, business secretary, dan executive secretary. Personal secretary diperlukan untuk melakukan pekerjaan dirumah seperti businessmen yang sudah pension, actor dan penulis.
REFERENSI :
http://id.wikihow.com/Menyusun-Rencana-Kerja
http://agnienanditha.blogspot.co.id/2011/11/pengantar-bisnis.html
http://tugaspengantarbisnischesar.blogspot.co.id/2016/01/manajemen-kantor-dan-informasi.html
Leave a Reply
You must be logged in to post a comment.