Studi mengenai efektivitas bertolak dari variabel-variabel artinya konsep yang mempunyai variasi nilai, dimana nilai-nilai tersebut merupakan ukuran daripada efektivitas. Menurut Sudarwan Danim dalam bukunya Motivasi Kepemimpinan dan Efektivitas Kelompok yang menyebutkan beberapa variabelyang mempengaruhi efektivitas, yaitu:
Variabel bebas (independent variable)
Yaitu variabel pengelola yang mempengaruhi variabel terikat yang sifatnya given dan adapun bentuknya, sebagai berikut:
- Struktur yaitu tentang ukuran;
- Tugas yaitu tugas dan tingkat kesulitan;
- Lingkungan yaitu keadaan fisik baik organisasi, tempat kerja maupun lainnya;
- Pemenuhan kebutuhan yaitu kebutuhan fisik organisasi, kebutuhan di tempat kerja dan lain-lain.
Variabel terikat (dependent variable)
Yaitu variabel yang dapat dipengaruhi atau dapat diikat oleh variabel lain dan berikut adalah contoh dari variabel terikat, yaitu:
a. Kecepatan dan tingkat kesalahan pengertian;
b. Hasil umum yang dapat dicapai pada kurun waktu tertentu.
- Variabel perantara (interdependent variable)
Yaitu variabel yang ditentukan oleh suatu proses individu atau organisasi yang turut menentukan efek variabel bebas. (Danim, 2004:121-122).
Berdasarkan pendapat di atas, bahwa terdapat tiga variabel yang mempengaruhi efektivitas, yaitu pengelola (variabel bebas), variabel terikat dan variabel perantara. Struktur, tingkat kesulitan dan kebutuhan fisik organisasi mempengaruhi hasil umum yang dicapai dengan dipengaruhi juga oleh suatu proses individu atau organisasi yang ikut menentukan efek variabel bebas. Variabel bebas dan variabel perantara secara bersamaan mempengaruhi kecepatan atau tujuan yang hendak dicapai.
Sejalan dengan pendapat tersebut di atas, berkenaan dengan efektivitas pelayanan, Gibson, et.al (1996 : 30), menyebutkan bahwa “masing-masing tingkat efektivitas dapat dipandang sebagai suatu sebab variabel oleh variabel lain (ini berarti sebab efektivitas)”.
Berdasarkan pernyataan di atas, bahwa tingkat efektivitas merupakan suatu sebab variabel berpengaruh terhadap variabel lain. Adanya suatu variabel yangmempengaruhi variabel lain menjadi sebab variabel yang terikat dapat berjalan efektif. Berdasar pada penjelasan tersebut, maka terlihat adanya faktor-faktor yang mengindikasi suatu variabel agar berjalan efektif.
Efektivitas dapat dipengaruhi oleh banyak faktor. Faktorfaktor yang mempengaruhi tersebut diantaranya adalah faktor internal maupun faktor eksternal suatu organisasi. Ronald 0’ Reffly mengemukakan faktorfaktor yang mempengaruhi efektivitas pelayanan adalah sebagai berikut: - Rancangan Tugas
- Komposisi
- Konteks
- Proses (2003 : 119),
Pendapat di atas menyebutkan bahwa faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas pelayanan diantaranya adalah Rancangan Tugas, Komposisi, Konteks, dan Proses. Pertama mengenai Rancangan Tugas, bahwa tim-tim kerja akan dapat berjalan dengan baik dalam memberikan pelayanan apabila memiliki kebebasan, kesempatan untuk memanfaatkan keterampilan-keterampilan dan bakat-bakat yang berbeda-beda, kemampuan untuk menyelesaikan tugas atau produk secara menyeluruh dan sebuah tugas atau proyek yang memiliki dampak yang substansial terhadap pihak-pihak lain. Kedua mengenai Komposisi, bahwa kategori ini meliputi variabel-variabel yang berkaitan dengan bagaimana karakter dan tim kerja. Bagaimana kemampuan dan kepribadian dan para anggota tim kerja, ukuran tim kerja, fleksibilitas tim kerja dan preferensi para anggota
untuk bekerja secara tim. Ketiga mengenai Konteks, yaitu bahwa tiga faktor konseptual yang signifikan berkaitan dengan kinerja tim adalah kehadiransumberdaya yang mencukupi, adanya kepemimpinan yang efektif dan sebuah evaluasi kinerja dan sistem imbalan yang menghargai sumbangan dan tim kerja. Kategori yang terakhir berkaitan dengan efektivitas adalah variabel proses. Variabel proses meliputi komitmen anggota terhadap sebuah tujuan bersama, penetapan tujuan ketetapan waktu dan yang terakhir adalah kelengkapan. Apabila keempat hal tersebut telah dilaksanakan sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh organisasi, maka kualitas yang akan dicapai terpenuhi sesuai dengan apa yang diinginkan oleh organisasi.
Amsyah menyebutkan indikator efektivitas pelayanan sistem informasi sebagai berikut:
- Volume pekerjaan
Volume pekerjaan pengolahan data semakin banyak dan meluas; - Akurasi
Informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya; - Informasi tepat waktu
Informasi itu harus tersedia atau ada pada saat informasi tersebul diperlukan; - Biaya.
Peningkatan biaya personel dan bahan baku pemakaian komputer adalah sama dengan pada operasional pengolahan data nonkomputer. (Amsyah, 2005:131)
Indikator efektivitas tersebut di atas terdiri dari faktor-faktor sebagai berikutt:
a. Volume pekerjaan
Volume pekerjaan pengolahan data semakin banyak dan meluas, sedangkan kapasitas pengolahan di banyak organisasi masih terbatas, karena: - Organisasi berkembang menjadi lebih besar, baik dalam ukuran, kerumitan, maupun lingkungan multinasionalnya
- Peningkatan hubungan jaringan kegiatan memerlukan dukungan data dan informasi dari unit, antarunit, antar pusat dan cabang, antar organisasi-organisasi dalam satu grup, atau antar organisasi dengan dengan pemerintahan.
- Peningkatan keperluan akan sumber daya manusia yang professional dalam menangani fungsi dan tugas masing-masing, dan dapat pula mengatur sistem informasi yang mendukung kegiatan pokok unit atau subunit bersangkutan.
b. Akurasi
Sering kali alat pengolah data digunakan jauh melebihi kapasitas kemampuannya, sehingga hasilnya menjadi tidak akurat dan pengawasan serta pemeliharaan alat menjadi kurang diperhatikan. Pengolahan dengan komputer pasti akan sangat akurat hasilnya, bila kegiatan tersebut sudah disiapkan sebaik mungkin.
c. Informasi tepat waktu
Informasi yang bernilai tinggi adalah bila dihasilkan tepat waktu. Pelaksanaan kerja dan proses pelayanan sangat memerlukan informasi dalam waktu yang tepat.
d. Biaya
Peningkatan biaya personel dan bahan baku pemakaian komputer adalah sama dengan pada operasional pengolahan data nonkomputer. Hal tersebut menyebabkan suatu organisasi lebih memilih penggunaan komputer.
