Contoh Laporan Proses Rekrutkmen Pegawai di PT Ewindo (Persero)

Laporan Proses Rekrutkmen Pegawai di PT Ewindo

Bab I. Pendahuluan

A. Latar Belakang

Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan sumber daya yang paling penting dan yang paling berkontribusi dalam suatu perusahaan. Suatu perusahaan dapat dikatakan menjadi perusahaan yang berhasil jika dilihat berdasarkan kualitas dari para pegawainya. Untuk mendapatkan pegawai yang berkualitas dan berkompeten, maka perusahaan mengadakan proses rekrutmen pegawai.

Rekrutmen merupakan proses mencari, menemukan, dan menarik para pelamar untuk dipekerjakan dalam suatu organisasi. Maksud dari rekrutmen adalah untuk mendapatkan persediaan sebanyak mungkin calon-calon pelamar sehingga organisasi akan mempunyai kesempatan yang lebih besar untuk menentukan pilihan terhadap calon pegawai yang dianggap memenuhi standar kualifikasi organisasi.

Seperti halnya PT EWINDO (Persero) yang melakukan proses rekrutmen pegawai dalam menunjang kegiatannya. PT EWINDO (Persero) merupakan perusahaan yang bergerak dibidang manufaktur. Kegiatannya adalah memproduksi barang, berupa magnet wire, electric cables, wirring  harness, dan power supply cord.  Dalam melaksanakan kegiatannya ini, PT EWINDO (Persero) memerlukan peranan pegawai yang berkualitas dan ahli

pada bidangnya masing-masing agar dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan. Maka dari itu, PT EWINDO (Persero) melakukan rekrutmen pegawai untuk mendapatkan sebanyak mungkin pilihan calon-calon pegawai sehingga perusahaan akan memiliki kesempatan yang lebih besar untuk melakukan pemilihan terhadap calon pegawai yang dianggap memenuhi standar kualifikasi perusahaan. Rekrutmen pegawai di PT EWINDO (Persero) dilakukan oleh bagian HRD. Rekrutmen tersebut melalui suatu proses serta dengan pemberian persyaratan khusus bagi  para calon pegawai. Dengan seperti ini, maka akan didapatkan pegawai yang sesuai dengan kriteria dan keinginan perusahaan.

Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik untuk melakukan pengamatan dan menuangkannya dalam bentuk Laporan Tugas Akhir dengan judul “Proses Rekrutmen Pegawai di PT EWINDO (Persero)”.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang tersebut, maka didapatkan suatu rumusan penulisan laporan yaitu sebagai berikut :

1. Bagaimana proses rekrutmen pegawai di PT EWINDO (Persero)?
2. Apakah hambatan yang dihadapi oleh PT EWINDO (Persero) dalam proses rekrutmen pegawai?
3. Apa saja upaya yang dilakukan PT EWINDO (Persero) untuk mengatasi hambatan dalam rekrutmen pegawai?

B. Tujuan dan Kegunaan

1.3.1   Tujuan

Tujuan dalam penulisan laporan ini adalah sebagai berikut :

1. Mengetahui proses yang dilakukan dalam rekrutmen pegawai di PT EWINDO (Persero).
2. Mengetahui hambatan apa saja yang terjadi dalam proses rekrutmen pegawai di PT EWINDO (Persero).
3. Mengetahui upaya menghadapi hambatan dalam proses rekrutmen pegawai di PT EWINDO (Persero).

1.3.2   Kegunaan

Kegunaan penulisan laporan ini yaitu :

1. Bagi Penulis, laporan ini merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan tugas mata kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia.
2. Bagi Perusahaan, sebagai bahan pertimbangan bagi PT EWINDO (Persero) dalam pelaksanaan rekrutmen pegawai di PT EWINDO (Persero).
3. Bagi   Umum,   laporan   ini   sebagai   bahan   referensi    kajian Manajemen Sumber Daya Manusia khususnya dalam  rekrutmen pegawai di PT EWINDO (Persero).    

1.4         Metode Penulisan dan Teknik Pengumpulan Data

1.4.1   Metode Penulisan

Dalam penulisan laporan ini penulis menggunakan metode penulisan deskriptif, yaitu menuliskan hasil praktek kerja dengan mendeskripsikan atau menggambarkan proses rekrutmen pegawai di PT EWINDO (Persero). Dalam menggambarkan proses rekrutmen pegawai di PT EWINDO (Persero) maka dibuat suatu bagan alur untuk memperlihatkan tahapan dalam proses rekrutmen pegawai.

Bagan 1.1. Alur Proses Rekrutmen Pegawai di PT EWINDO (Persero)

Sumber: PT EWINDO (Persero) 2015

1.4.2   Teknik Pengumpulan Data

Terdapat dua teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan laporan ini, antara lain yaitu :

a.             Studi Pustaka

Studi pustaka dilakukan dengan cara mempelajari buku dan Undang-Undang (UU)  yang   berhubungan   dengan rekrutmen pegawai.

b.             Studi Lapangan

–                 Observasi, penulis melakukan pengamatan pada objek praktek kerja yaitu dengan mengamati proses rekrutmen pegawai di PT EWINDO (Persero).

–                 Wawancara, untuk memenuhi data yang dibutuhkan, penulis melakukan wawancara langsung dengan seorang staff HRD (Human Resources Management) di PT EWINDO (Persero) untuk mengumpulkan data-data penting dan untuk memperoleh informasi mengenai proses rekrutmen pegawai di PT EWINDO (Persero).

1.5         Lokasi dan Lamanya Praktik Kerja

1.5.1  Lokasi

Praktik kerja dilakukan di PT EWINDO (Persero) yang beralamat di  Jl. Cimuncang No. 68 Jawa Barat 42111.

1.5.2  Lamanya Praktik Kerja

Waktu pelaksanaan praktik kerja dilaksanakan selama 40 hari, yaitu dimulai pada tanggal 19 September 2015 sampai dengan 28 Oktober 2015.

Bab II. Kajian Pustaka

A. Konsep Administrasi

Menurut Sondang P. Siagian administrasi adalah : “Keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha kerja sama demi tercapainya tujuan yang ditentukan sebelumnya” (Silalahi, 2013:9). Dari definisi menurut Silalahi administrasi merupakan suatu bentuk kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang dengan bekerja sama untuk mencapai tujuan

Administrasi dapat dikatakan sebagai suatu kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja dengan mendayagunakan sumberdaya-sumberdaya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Administrasi terdiri dari kegiatan berupa kerja sama dan pembagian kerja yang dilakukan untuk mencapai tujuan. Pengertian pembagian kerja yaitu pengelompokkan atau spesialisasi pekerjaan dalam berbagai bidang berdasarkan kepentingan, sehingga setiap individu yang menjadi anggota kelompok kerja sama atau organisasi dapat mengerjakan bidang pekerjaan tertentu sesuai dengan keterampilan yang dimilikinya.

Administrasi tidak dapat terlepas dari manajemen. Sebelumnya, perlu diketahui terlebih dahulu mengenai pengertian dari manajemen. Manajemen berasal dari kata to manage yang artinya mengatur. Menurut The Liang Gie dan Sutarto manajemen adalah : “Rangkaian kegiatan penataan yang berupa

penggerakan orang-orang dan pengarahan fasilitas kerja agar tujuan kerja sama benar-benar tercapai” (Silalahi, 2013:137). Dari definisi menurut The Liang Gie dan Sutarto manajemen merupakan penggerakan dan pengarahan komponen dalam suatu organisasi.

Menurut Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan (2005:1) Administrasi dan manajemen terdiri dari enam unsur (6M) yaitu: men, money, method, materials, machines, dan market. Unsur men (manusia) ini berkembang menjadi suatu bidang ilmu manajemen yang disebut manajemen sumber daya manusia (MSDM) yang merupakan terjemahan dari man power management. Manajemen yang mengatur unsur manusia ini ada yang menyebutnya manajemen kepegawaian atau manajemen personalia (personnel manajemen).

Pada dasarnya, proses kegiatan administrasi lebih menitikberatkan pada penentuan tujuan organisasi serta merumuskan kebijakan umum, sedangkan manajemen dititikberatkan pada penggerakkan dalam rangka pencapaian tujuan. Manajemen dan administrasi tidak menjalankan sendiri-sendiri kegiatannya yang bersifat operasional, tetapi bersama-sama berada dalam satu gerak dan langkah.

B. Konsep Manajemen Sumber Daya Manusia

Manajemen sumber daya manusia muncul setelah adanya manajemen personalia. Manajemen sumber daya manusia muncul sekitar tahun 1960, sedangkan manajemen personalia sudah muncul terlebih dahulu sejak tahun 1940. Manajemen sumber daya manusia menurut Drs. Malayu S.P. Hasibuan adalah :

“Manajemen sumber daya manusia adalah ilmu dan seni yang mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat” (Hasibuan, 2005:10)

Manajemen personalia adalah proses pengembangan, menerapkan, dan menilai kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, metode-metode, dan program-program yang berhubungan dengan individu karyawan dalam organisasi. Manajemen personalia memberlakukan tenaga kerja sebagai faktor produksi. Keadaan para pekerja tidak menjadi faktor penting dan utama. Organisasi atau perusahaan tidak mempedulikan bagaimana kondisi dari para pekerja. Dari waktu ke waktu terjadi perubahan pendekatan yang mengakibatkan adanya perubahan dari manajemen personalia menjadi manajemen sumber daya manusia. Perubahan ini memperlihatkan seberapa pentingnya pekerja atau sumber daya manusia bagi suatu organisasi. Pada manajemen sumber daya manusia, pekerja diperhatikan, dipelihara, dan dikelola dengan baik. Maka dari itu kondisi para pekerja dapat diperhatikan dengan baik dan akan memberikan dampak positif yaitu dapat meningkatkan produktifitas perusahaan. Hal-hal tersebut pula yang menyebabkan perubahan dari manajemen personalia menjadi manajemen sumber daya manusia.

Antara manajemen sumber daya manusia dan manajemen personalia terdapat persamaan dan perbedaan di dalam ruang lingkup dan tingkatannya

Persamaan MSDM dengan manajemen personalia adalah keduanya merupakan ilmu yang mengatur unsur manusia dalam suatu organisasi, agar mendukung terwujudnya tujuan. Sedangkan perbedaannya menurut Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan (2005:9) yaitu sebagai berikut:

1. MSDM dikaji secara makro (meliputi sistem yang lebih luas), sedangkan manajemen personalia dikaji secara mikro.
2. MSDM memperlakukan tenaga kerja sebagai kekayaan (asset) utama organisasi, jadi harus dipelihara dengan baik dan juga berorientasi pada tujuan dari pada hasil, dan fokus pada komitmen . Semua hal tersebut menunjukkan manajemen sumber daya manusia lebih baik dari pada manajemen personalia. Sedangkan Manajemen personalia menganggap bahwa karyawan adalah faktor produksi, jadi harus dimanfaatkan secara produktif. Manajemen personalia diarahkan pada organisasi karyawan, mencari karyawan, serta mengelola gaji dan kontrak karyawan.
3. MSDM pendekatannya secara modern, sedangkan manajemen personalia pendekatannya secara klasik.

MSDM adalah suatu bidang manajemen yang khusus mempelajari hubungan dan peranan manusia dalam organisasi perusahaan. Selain itu, MSDM merupakan bagian dari manajemen, sehingga pokok pembahasannya yaitu teori-teori manajemen umum. Unsur MSDM adalah manusia yang merupakan tenaga kerja pada perusahaan. Fokus pembahasannya mengenai pengaturan peranan manusia dalam

mewujudkan tujuan yang optimal. MSDM mengatur kerja manusia sehingga dapat terwujudnya tujuan perusahaan, kepuasan karyawan, dan masyarakat. Manajemen sumber daya manusia merupakan konsep luas tentang filosofi, kebijakan, prosedur, dan praktik yang digunakan untuk mengelola individu atau manusia melalui organisasi.

Manajemen sumber daya manusia mencakup masalah-masalah yang berkaitan dengan pembinaan, penggunaan dan perlindungan sumber-sumber daya manusia baik yang berada dalam hubungan kerja maupun yang berusaha sendiri. Manajemen sumber daya manusia mencakup sumber daya manusia yang berada dalam perusahaan-perusahaan terutama perusahaan-perusahaan modern yang dikenal dengan sektor formal.

Berbeda dengan manajemen personalia. Tugas dari manajemen personalia adalah mempelajari dan mengembangkan cara-cara agar manusia dapat secara efektif diintegrasikan ke dalam berbagai organisasi yang diperlukan oleh suatu masyarakat. Organisasi-organisasi adalah peralatan sosial dan teknologi yang dapat dipakai untuk mencapai tujuan-tujuan yang kompleks yang tidak mungkin dilaksanakan oleh orang perorangan. Organisasi-organisasi tersebut dapat dipandang sebagai unit-unit dimana terjadi proses input-input tertentu dari suatu lingkungan untuk tujuan penciptaan output-output khusus yang diperlukan oleh masyarakat berupa barang-barang dan jasa-jasa. Masyarakat memerlukan bermacam-macam jenis organisasi seperti lembaga-lembaga pendidikan rumah sakit, lembaga-lembaga keamanan dan perusahaan-perusahaan bisnis.

C. Konsep Rekrutmen Pegawai

Setiap organisasi tidak terlepas dari faktor sumber daya manusia. Untuk merekrut calon tenaga kerja yang berpotensi dan standar organisasi harus melihat berbagai aspek internal dan eksternal organisasi. Organisasi memerlukan informasi akurat dan berkelanjutan guna mendapatkan calon tenaga kerja yang sesuai degan kualifikasi organisasi. informasi tersebut berisi data jumlah dan kualifikasi yang diperlukan untuk pelaksanaan berbagai aktivitas organisasi. proses rekrutmen harus terlebih dahulu dilakukan sebelum kegiatan seleksi dan pengangkatan pelamar yang mempunyai kualifikasi terbaik.

Salah satu kegiatan yang penting dari kegiatan sumber daya manusia adalah proses rekrutmen, yaitu merekrut tenaga kerja yang memiliki kinerja yang baik. Di dalam organisasi, manajer dan pegawai bersama-sama bekerja untuk mencapai tujuan yang semakin kompleks. Sebelum organisasi menarik tenaga kerja, organisasi harus merekrut dan menempatkan individu yang memiliki keahlian sesuai yang dibutuhkan organisasi.

Menurut Siagian, definisi dari rekrutmen adalah : “Proses mencari, menemukan, dan menarik para pelamar untuk dipekerjakan dalam suatu organisasi” (Siagian, 2010:102). Maksud dari rekrutmen adalah untuk mendapatkan persediaan sebanyak mungkin calon-calon pelamar sehingga organisasi akan mempunyai kesempatan yang lebih besar untuk melakukan pilihan terhadap calon pekerja yang dianggap memenuhi standar kualifikasi organisasi.

Rekrutmen juga merupakan serangkaian kegiatan mencari dan memikat pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan, keahlian, dan pengetahuan yang diperlukan untuk menutupi kekurangan yang diidentifikasi dalam perencanaan pegawai. Proses rekrutmen berlangsung dari pengadaan kualifikasi jabatan yang sedang dibutuhkan, selanjutnya para calon pegawai yang melamar diseleksi hingga hasil akhirnya pegawai yang sesuai dengan kualifikasi dan lolos seleksi diterima di perusahaan tersebut.

1. Tujuan Rekrutmen

Tujuan rekrutmen adalah untuk memenuhi penawaran sebanyak mungkin dari calon-calon pegawai sehingga organisasi memiliki peluang yang lebih besar untuk menentukan pilihan terhadap calon pelamar yang dianggap memenuhi standar kualifikasi organisasi. Organisasi harus melakukan rekrutmen karena beberapa sebab, seperti perluasan kegiatan organisasi, berdirinya organisasi baru, terciptanya kegiatan dan perincian pkerjaan baru, adanya promosi, mutasi, transfer pegawai ke bagian lain ataupun berhenti, pegawai yang meninggal, pegawai yang mengundurkan diri atau pension dini, atau sebab lain. Dengan demikian, dalam kegiatan rekrutmen ini organisasi harus memiliki standar kualifikasi yang sudah disepakati bersama, sebagai suatu nilai-nilai dan kebijaksanaan organisasi untuk dipakai dalam program pengembangan organisasi di masa yang akan datang, khususnya program pemberdayaan sumber daya manusia.

Kegiatan rekrutmen diawali dari lamaran calon karyawan yang dicari dan diakhiri dengan diterima atau ditolaknya calon karyawan tersebut. Kegiatan rekrutmen ini juga tidak lepas dari aktivitas manajemen sumber daya manusia yang lain, seperti pelatihan dan pengembangan, evaluasi kinerja promosi dan mutasi, jenjang karir, kompensasi, serta hubungan industrial karyawan. Proses rekrutmen bisa dilakukan oleh departemen personalia atau departemen sumber daya manusia, tetapi bisa juga dilaksanakan oleh sebuah lembaga atau konsultan independen di luar organisasi yang disewa oleh organisasi untuk melaksanakan rekrutmen secara lebih profesional.

Proses rekrutmen pegawai yang baik menurut Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan (2005:41) adalah sebagai berikut :

1. Penentuan dasar rekrutmen
2. Penentuan sumber-sumber rekrutmen
3. Metode-metode rekrutmen

2.3.2  Penentuan Dasar Rekrutmen

Dasar rekrutmen calon karyawan harus ditetapkan lebih dahulu supaya para pelamar yang memasukkan lamarannya sesuai dengan pekerjaan atau jabatan yang diminatinya. Dasar rekrutmen harus berpedoman kepada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk menduduki jabatan tersebut. Job specification harus diuraikan secara terperinci dan jelas agar para pelamar mengetahui kualifikasi yang dituntut oleh lowongan kerja tersebut. Misalnya batas usia, pendidikan, jenis kelamin, dan kesehatan. Jika spesifikasi pekerjaan dijadikan dasar dan pedoman rekrutmen, karyawan yang diterima akan sesuai denga uraian pekerjaan dari jabatan atau pekerjaan tersebut.

2.3.3  Sumber-Sumber Rekrutmen

Perekrutan tenaga kerja menurut Ike Kusdyah (2008:91) dapat dilakukan melalui dua cara, yaitu internal dan eksternal. 

–                Internal

Dengan cara internal, calon pengisi posisi tertentu dicari dan diseleksi dari tenaga kerja yang ada dalam organisasi saat ini. Cara ini memiliki beberapa keuntungan. Pertama, tenaga kerja yang direkrut sudah memahami organisasi dengan baik sehingga proses penyesuaian menjadi lebih mudah dan kemungkinan berhasil akan semakin tinggi. Kedua, cara ini akan mendorong semangat kerja, loyalitas, dan komitmen kerja yang semakin tinggi. Ketiga, biasanya cara rekrutmen internal lebih murah dibandingkan dengan cara eksternal. Di bawah ini merupakan teknik rekrutmen secara internal, yaitu :

1. Job postings

Salah satu teknik rekrutmen dari dalam adalah job postings, dimana organisasi mengumumkan posisi jabatan yang kosong dalam organisasi sehingga memberikan peluang pada semua pegawai untuk bersaing secara sehat dengan mengajukan lamaran secara formal. Kelebihan teknik ini adalah memberikan kesempatan yang sama pada semua karyawan yang memenuhi kualifikasi untuk menjadi calon dan organisasi pun akan mempunyai banyak calon untuk dipilih. Adapun kelemahan cara ini adalah waktu yang dibutuhkan lebih lama.

2. Referensi manajemen

Dalam cara ini, perekrutan dilakukan melalui referensi dari karyawan lain dalam organisasi karena telah mengetahui potensi dan keahlian dari karyawan yang direkomendasikan pada manajemen untuk pekerjaan yang dimaksud. Kelebihannya, karyawan sudah mengenal karakter dan keterampilan kandidat, lebih cepat, serta dari segi biaya lebih murah. Kelemahannya, manajemen tidak mengenal orang-orang selain pegawai dalam organisasi yang mungkin mempunyai keahlian yang lebih bervariasi dibandingkan dengan hanya merekrut berdasar referensi karyawan sendiri. Juga kemungkinan adanya diskriminasi, sebab karyawan akan cenderung mereferensikan teman-temanya sendiri yang memiliki sikap, sifat, dan latar belakang yang hampir sama.

–                Eksternal

Perekrutan tenaga kerja eksternal dilakukan dengan menarik tenaga kerja dari luar organisasi. hal ini dapat dilakukan melalui iklan posisi pekerjaan melalui surat kabar ataupun majalah. Selain itu dapat juga dilakukan dengan bekerja sama dengan lembaga swasta, baik formal maupun informal, departemen tenaga kerja, atau kelompok swadaya masyarakat untuk merekrut calon yang poensial. Berikut ini merupakan cara perekrutan tenaga kerja secara eksternal :

1.             Pelamar langsung

Pelamar datang langsung pada organisasi walaupun organisasi tidak membuat publikasi adanya lowongan pekerjaan. Kelebihannya adalah organisasi dapat menghemat biaya periklanan dan dapat lebih fokus pada kualifikasi pelamar yang datang.

2.             Open house

Organisasi/perusahaan membuka kesempatan kepada orang luar di sekitar organisasi untuk datang mengunjungi dan melihat fasilitas yang ada. Organisasi memberikan penjelasan tentang organisasi dan sejarah singkat organisasi. dengan menggunakan cara ini maka akan membuat orang yang datang tertarik untuk bekerja pada organisasi/perusahaan tersebut.

3.             Perekrutan elektronik

Melalui internet, peluang perusahaan untuk merekrut pelamar yang berpotensi tinggi terbuka luas. Metode ini merupakan metode yang efisien bagi perusahaan, disamping perusahaan ingin mencari tenaga kerja luar sesuai dengan yang dibutuhkan perusahaan, media ini dapat pula menjadi sarana promosi perusahaan.

4.             Iklan surat kabar dan majalah

Dengan menggunakan media iklan melalui surat kabar dan majalah, perekrutan akan menjadi lebih efektif. Cara ini memiliki kelemahan, yaitu organisasi akan dibanjiri oleh panggilan orang yang mencari posisi pada iklan tersebut.

5.             Agen tenaga kerja pemerintah

Agen tenaga kerja yang dikelola pemerintah berfungsi sebagai penghubung antara pecari kerja dengan peruahaan yang membutuhkan tenaga kerja. Calon tenaga kerja dapat mendaftar ke kantor tenaga kerja, sementara pencari tenaga kerja memberitahukan lowongan kerja yang kosong. Kemudian kantor tenaga kerja akan menginformasikan kepada pecari kerja apabila terdapat lowongan kerja yang sesuai.

6.             Agen tenaga kerja swasta

Agen tenaga kerja swasta belum banyak berfungsi dikarenakan keberadaannya yang hanya berada di kota-kota besar saja. Lembaga swasta ini tidak hanya mencari tenaga kerja terlatih tetapi juga menempatkan tenaga kerja terlatih untuk memenuhi permintaan organisasi yang akan ditempatkan pada level manajer.

7.             Sewa (Leasing)

Teknik sewa atau kontrak biasa dipakai pada organisasi yang ingin melakukan penghematan dari segi anggaran sumber daya manusia, seperti menghemat dana pensiun, asuransi, insentif, atau tunjangan lainnya.

2.3.4   Metode-Metode Rekrutmen

Metode rekrutmen akan berpengaruh besar terhadap banyaknya lamaran yang masuk ke dalam perusahaan. Metode rekrutmen calon karyawan baru menurut Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan (2005:44) dibedakan menjadi dua yaitu metode tertutup dan metode terbuka.

1.             Metode tertutup

Metode tertutup adalah metode ketika penarikan hanya diinformasikan kepada para karyawan atau orang-orang tertentu saja. Akibatnya, lamaran yang masuk relatif memasang iklan sedikit sehingga kesempatan untuk mendapatkan karyawan yang baik sulit.

2.             Metode terbuka

Metode terbuka adalah ketika penarikan diinformasikan secara luas dengan memasang iklan pada media massa cetak maupun elektronik, agar tersebar luas ke masyarakat. Dengan metode terbuka diharapkan lamaran banyak yang masuk sehingga kesempatan untuk mendapatkan karyawan yang qualified lebih besar.

Bab III. Ojek Praktek Kerja

A. Gambaran Singkat PT EWINDO (Persero)

 PT EWINDO (Persero) didirikan pada tanggal 10 Mei 1974 dan mendapatkan izin dari Pemerintah Republik Indonesia serta Menteri Perindustrian dan Perdagangan. Perusahaan ini merupakan perusahaan dengan penanaman modal asing. Pada saat awal berdiri, PT EWINDO (Persero) hanya mempekerjakan sekitar 10 orang pegawai dengan modal awal sebesar US $ 900.000.

Pada bulan Oktober tahun 1983 PT. Ewindo mendapat pengakuan Standard JIS (Japanis Industrial Standard) dari Kementrian Perindustrian dan Perdagangan Jepang.

Pada tahun 1986 PT EWINDO (Persero) mulai memproduksi electric cables. Satu tahun kemudian PT EWINDO (Persero) mendapatkan sertifikat mutu dari dalam dan luar negeri dan pada saat itu juga PT EWINDO (Persero) memproduksi power supply cord.

Tahun 1991 PT EWINDO (Persero) mendapatkan standard UL (Under Write Laboratories) dan tahun 1993 PT EWINDO (Persero) mulai memproduksi wirring harness.

Pada tahun 1994 PT EWINDO (Persero) meningkatkan modal menjadi US $ 5.000.000 dan setahun kemudian PT EWINDO (Persero)

berhasil mendapatkan pengakuan sistem manajemen mutu ISO 9002 dari SGS International.

Tahun 1999 dan 2000 PT EWINDO (Persero) mendapatkan CB (Certificate Body) dari Eropa dan mendapatkan Standard Marks Approval  dari Australia sehingga PT EWINDO (Persero) dapat memproduksi dan memasarkan produk sesuai standard Eropa dan Australia.

Pada tahun 2005 PT EWINDO (Persero) mendapat persetujuan SNI (Standar Nasional Indonesia) untuk produk kabel dan power supply cord.

Pada tahun 2015 ini PT EWINDO (Persero) telah mempekerjakan pegawai berjumlah 3181 orang.

3.2         Visi dan Misi PT EWINDO (Persero)

Visi dan misi dari PT EWINDO (Persero) antara lain sebagai berikut :

3.2.1   Visi

Menjadi perusahaan dibidang manufaktur terdepan dan nomor satu di Indonesia.

3.2.2  Misi

Mendukung dan merealisasikan pencapaian target-target perusahaan dan memastikan kesesuaiannya terhadap semua persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan, sehingga dapat memberikan kepuasan terhadap pelanggan, pegawai dan masyarakat.

3.3         Tugas Pokok dan Fungsi  PT EWINDO (Persero)

3.3.1   Tugas Pokok

Tugas Pokok dari PT EWINDO (Persero) adalah menetapkan, mendokumentasikan, dan memelihara sistem manajemen mutu, lingkungan, persyaratan pelanggan dan peraturan perundang-undangan yang relevan serta melakukan perbaikan berkesinambungan.

3.3.2  Fungsi

Fungsi dari PT EWINDO (Persero) antara lain yaitu :

1. Menjamin pengendalian proses kerja.
2. Mengembangkan kualitas pegawai.
3. Mempertahankan dan meningkatkan kualitas produk.
4. Menciptakan lingkungan kerja yang kondusif.

3.4         Keadaan Pegawai

Pegawai di PT EWINDO (Persero) dapat dilihat berdasarkan status kepegawaian, tingkat pendidikan, usia, dan jenis kelamin.

1.             Pegawai berdasarkan status kepegawaian

Pegawai berdasarkan status kepegawaian di PT EWINDO (Persero) dibedakan menjadi dua macam, yaitu sebagai berikut :

a.             Pegawai Tetap

Pegawai tetap adalah pegawai yang bekerja secara tetap dengan tanpa adanya batasan waktu bekerja (tidak terikat kontrak). Pegawai tetap mendapat tunjangan dan juga fasilitas kantor berupa motor atau mobil.

b.             Pegawai Kontrak

Pegawai kontrak adalah pegawai yang masa kerjanya berupa kontrak dalam kurun waktu satu atau dua tahun. Pegawai kontrak tidak mendapat tunjangan maupun fasilitas kantor seperti yang didapatkan pegawai tetap.

Tabel 3.1. Jumlah Pegawai PT EWINDO (Persero)

 Berdasarkan Status Kepegawaian

Sumber: Hasil observasi tahun 2015

2.             Pegawai bersasarkan tingkat pendidikan

Tingkat atau jenjang pendidikan para pegawai di PT EWINDO (Persero) dimulai dari tingkat SMA hingga S2. Tingkat pendidikan sangat mempengaruhi jabatan yang akan diduduki. Semakin tinggi tingkat pendidikan, maka semakin tinggi pula jabatan yang diduduki. Begitu pula sebaliknya. Selain itu, jabatan dapat mempengaruhi tingkat pendapatan bagi para pegawai. Pegawai yang menduduki jabatan tinggi maka pendapatan yang didapatkan pun akan tinggi, serta sebaliknya.

Tabel 3.2. Jumlah Pegawai PT EWINDO (Persero)

 Berdasarkan Tingkat Pendidikan

Sumber: Hasil observasi tahun 2015

3.             Pegawai berdasarkan usia

Pegawai yang bekerja pada PT EWINDO (Persero) berusia dari 17 hingga 55 tahun.

Tabel 3.3. Jumlah Pegawai PT EWINDO (Persero) Berdasarkan Usia

Sumber: Hasil observasi tahun 2015

4.             Pegawai berdasarkan jenis kelamin

PT EWINDO (Persero) mempekerjakan laki-laki dan juga perempuan untuk bekerja pada bidang atau divisi yang tersedia.

Tabel 3.4. Jumlah Pegawai PT EWINDO (Persero)

 Berdasarkan Jenis Kelamin

Sumber: Hasil observasi tahun 2015

3.5         Struktur Organisasi

Bagan 3.1. Struktur Organisasi PT EWINDO (Persero)

Sumber: PT EWINDO (Persero) 2015

Berikut ini merupakan penjelasan dari tugas dan tanggung jawab setiap divisi berdasarkan struktur organisasi pada PT EWINDO (Persero):

1.             Presiden Direktur (President Director)

Tugas dan tanggung jawab Presiden Direkturadalah sebagai berikut:

a.             Memimpin perusahaan secara menyeluruh.

b.             Membina, membimbing dan menggerakan bawahan bersama dengan Commission of Director.

c.             Melakukan pengawasan secara menyeluruh terhadap kegiatan perusahaan.

2.             Komisi Direktur (Commission of Director)

Tugas dan tanggung jawab Komisi Direkturadalah sebagai berikut:

a.             Membuat perencanaan kerja.

b.             Membantu Presiden Direktur dalam melaksanakan pekerjaan.

c.             Bertanggung jawab atas administrasi dan keuangan.

d.            Membuat laporan hasil bisnis secara mingguan dan bulanan.

e.             Melaksanakan rapat rutinan bersama Presiden Direktur.

3.             Manajer Representatif (MR) dan Deputy Manajer Representatif (DMR)

Tugas dan tanggung jawab MR dan DMR adalah sebagai berikut:

a.             Menetapkan perencanaan dan pemeriksaan mutu.

b.             Melakukan pengendalian kerja.

c.             Melakukan pengawasan terhadap kinerja pegawai.

4.             Direktur Produksi (Production Director)

Tugas dan tanggung jawab Direktur Produksi adalah sebagai berikut:

a.             Mengontrol kegiatan produksi.

b.             Memastikan seluruh kegiatan produksi berjalan dengan baik.

5.             Direktur Keuangan (Finance Director)

Tugas dan tanggung jawab Direktur Keuangan adalah sebagai berikut:

a.             Mengawasi sistem keuangan perusahaan.

b.             Merencanakan dan mengontrol arus kas perusahaan (cash flow) supaya kondisi keuangan perusahaan tetap sehat.

c.             Membuat perencanaan anggaran perusahaan dan mengawasi penggunaan anggaran tersebut agar penggunaan dana digunakan secara efektif dan efisien dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan.

6.             Direktur Teknis (Technical Directur)

Tugas dan tanggung jawab Direktur Teknis adalah mengatur dan mengawasi teknis pelaksanaan kegiatan seperti penggunaan peralatan produksi dan lain-lain.

7.             Direktur GA  dan HRD (General Affair and Human Resources Development Director)

Tugas dan tanggung jawab Direktur GA dan HRD adalah sebagai berikut:

a.             Mengatur kepegawaian dan umum di PT EWINDO (Persero).

b.             Merencanakan pengelolaan SDM (termasuk perekrutan pegawai, kedisiplinan, besar kompensasi, kontrak-kontrak, dan pelatihan pegawai).

c.             Mengatur dan Mengembangkan SDM.

d.            Mengelola dan mengendalikan pembelanjaan SDM per departemen sesuai anggaran-anggaran yang disetujui

e.             Mengevaluasi pengelolaan SDM.

8.             Manajer Produksi (Manager Production)

Tugas dan tanggung jawab Manajer Produksi adalah sebagai berikut:

a.             Melaksanakan perintah yang diberikan oleh Direktur Produksi.

b.             Membuat perencanaan jadwal produksi.

c.             Mengawasi dan mengendalikan proses produksi tiap unit.

d.            Mendistribusikan pesanan produksike seluruh unit.

9.             Manajer Keuangan (Finance Manager)

Tugas dan tanggung jawab Manajer Keuangan adalah sebagai berikut:

a.             Menjalankan perintah dari Direktur Keuangan.

b.             Merencanakan dan mengatur laporan keuangan dan pembiayaan perusahaan.

c.             Mengatur dan mengendalikan kas masuk dan kas keluar.

10.         Manajer QA (Quality Assurance Manager)

Tugas dan tanggung jawab Manajer QA adalah sebagai berikut:

a.             Melakukan pegawasan dan pemeriksaan produk akhir agar sesuai dengan standar mutu.

b.             Mengawasi dan memastikan kondisi mesin dapat digunakan dengan baik .

11.         Manajer GA dan HRD (General Affair and Human Resources Development Manager)

Tugas dan tanggung jawab Manajer GA dan HRD adalah sebagai berikut:

a.       Membuat perencanaan mengenai kebutuhan pegawai perusahaan.

b.      Bertanggung jawab atas perekrutan pegawai.

c.       Mengelola mutasi dan perpindahan pegawai.

d.      Mengadakan pelatihan pegawai.

e.       Bertanggung jawab terhadap kinerja seluruh pegawai perusahaan.

Bab IV. Pembahasan

A. Proses Rekrutmen Pegawai di PT Ewindo

4.1.1   Dasar Hukum Proses Rekrutmen Pegawai di PT EWINDO (Persero)

Dasar hukum proses rekrutmen pegawai PT EWINDO (Persero) mengacu pada UU No. 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Pada Bab III Pasal 5 dan 6 UU No. 13 tahun 2003 dijelaskan bahwa “Setiap tenaga kerja memiliki kesempatan yang sama tanpa diskriminasi untuk memperoleh pekerjaan. Setiap pekerja/buruh berhak memperoleh perlakuan yang sama tanpa diskriminasi dari pengusaha”. Jadi rekrutmen pegawai di PT EWINDO (Persero) dilakukan untuk seluruh lapisan masyarakat tanpa membedakan antara satu dengan lainnya. Perusahaan tidak melarang ataupun menghalangi siapa saja yang berkehendak untuk mendaftarkan diri sebagai calon pegawai.

4.1.2   Alur Proses Rekrutmen Pegawai PT EWINDO (Persero)

Proses rekrutmen pegawai di PT EWINDO (Persero) dilakukan secara terbuka, yaitu dengan cara mempublikasikan kepada seluruh masyarakat seperti pemasangan iklan pada media massa maupun elektronik. Hal ini bertujuan agar informasi rekrutmen tersebar luas ke

masyarakat sehingga akan banyak pelamar yang mendaftar dan dengan seperti ini maka kesempatan untuk mendapatkan karyawan yang berkualitas dan memenuhi kualifikasi akan lebih besar. Rekrutmen dilakukan karena adanya kekosongan jabatan atau dapat pula dikarenakan perlunya pegawai baru pada posisi tertentu. Karena hal tersebut, maka PT EWINDO (Persero) mengadakan rekrutmen pegawai untuk merekrut pegawai baru. Pihak yang berwenang untuk menyelenggarakan dan melakukan rekrutmen pegawai di PT EWINDO (Persero) adalah bagian HRD (Human Resources of Development) beserta dengan stafnya.

Tahapan atau alur proses rekrutmen pegawai di PT EWINDO (Persero) yaitu sebagai berikut :

–                Tahap pertama yang dilakukan adalah dengan melakukan identifikasi lowongan pekerjaan, berupa mengumpulkan, memeriksa, dan menuliskan bidang/divisi apa saja yang membutuhkan pegawai baru. Dengan identifikasi tersebut maka akan didapatkan daftar divisi mana saja yang membutuhkan tambahan pegawai beserta jumlah pegawai yang dibutuhkan.

–                Tahap kedua adalah penentuan persyaratan rekrutmen bagi calon pegawai yang akan melamar. Persyaratan pertama yang diberikan adalah pendidikan terakhir minimal SMA. Persyaratan administratif yang harus dilengkapi dan harus dibawa saat rekrutmen antara lain yaitu:

1.      Transkip nilai

Para pelamar harus membawa transkip nilai beserta fotokopi yang telah dilegalisir 2 lembar.

2.      Daftar riwayat hidup

Setiap pelamar harus membuat daftar riwayat hidup yang berisi mengenai data pribadi seperti nama lengkap, tempat lahir, tanggal lahir, nomor telepon, dan data-data pribadi lainnya.

3.      Ijazah pendidikan

Pelamar harus membawa fotokopi ijazah yang telah dilegalisir berjumlah 2 lembar.

4.      Fotokopi KTP

Pelamar harus membawa fotokopi KTP yang masih berlaku sebanyak 3 lembar.

5.      Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK)

Pelamar harus membawa SKCK asli disertai dengan fotokopi 2 lembar.

6.      Akta kelahiran

Pelamar harus membawa fotokopi akta kelahiran sebanyak 2 lembar

7.      Pas foto

Pelamar harus membawa pas foto terbaru ukuran 3×4 sebanyak 6 lembar.

–                Tahap ketiga adalah dilakukannya perekrutan pegawai. Perekrutan pegawai di PT EWINDO (Persero) dilakukan secara internal maupun eksternal. Jika secara internal dilakukan melalui dua cara, yaitu dengan job postings (organisasi mengumumkan posisi jabatan yang kosong dalam organisasi) dan melalui referensi manajemen (perekrutan dilakukan melalui referensi dari pegawai lain dalam organisasi karena telah mengetahui potensi dan keahlian dari pegawai yang direkomendasikan). Sedangkan secara eksternal, rekrutmen dilakukan dengan mencari calon pegawai dari luar organisasi. Rekrutmen secara eksternal dapat dilakukan dengan pelamar yang datang langsung melamar pada organisasi, pempublikasian rekrutmen melalui iklan, bekerja sama dengan agen tenaga kerja pemerintah maupun swasta,  melakukan kontrak kerja, melakukan open house, serta dengan melakukan perekrutan pegawai menggunakan media elektronik berupa internet.

–                Tahap keempat adalah seleksi pegawai. Seleksi pegawai merupakan proses yang berperan penting dalam menunjang aktivitas perusahaan. Proses seleksi pegawai untuk lulusan SMA, D3, dan S1 di PT EWINDO (Persero) dilakukan melalui tahapan yang sama, mulai dari persyaratan administrasi, psikotes, tes wawancara, dan seleksi tes kesehatan.

1.      Seleksi administratif

Pihak yang melakukan seleksi administratif adalah bagian HRD. Berkas-berkas pelamar yang telah diberikan dicek apakah sesuai dan memenuhi persyaratan atau tidak. para pelamar yang lolos tahap ini akan dihubungi oleh staf bagian HRD melalui e-mail bahwa pelamar lolos ke tahap seleksi berikutnya. Bagi pelamar yang lolos maka harus mengikuti seleksi tahap 2 yaitu psikotes.

2.      Psikotes

Tes ini mengukur tingkat kecerdasar pelamar. Tes ini terdiri dari 3 sub tes, yaitu tes kemampuan verbal (berupa tes bahasa dan logika umum), tes kemampuan numerik (berupa tes hitungan dan logika angka) , dan tes kemampuan figural (berupa tes logika diagram gambar).

3.      Tes wawancara

Pada tes ini, pelamar akan ditanya mengenai data pribadi, kelebihan dan kekurangan pelamar, dan alasan ketertarikan pada divisi yang dipilih. Jika pelamar lolos tahap ini, maka pelamar akan menempuh tes berikutnya yaitu tes kesehatan.

4.      Tes kesehatan

Para pelamar yang lolos pada tahap wawancara dinyatakan diterima menjadi pegawai di PT EWINDO (Persero). Namun, pegawai tersebut harus melakukan tes kesehatan untuk mengetahui riwayat kesehatan pegawai baru.

Dengan melalui tahapan-tahapan tersebut diharapkan perusahaan akan mendapatkan pegawai yang berkualitas dan sesuai dengan kriteria yang diinginkan oleh perusahaan.

4.2 Hambatan dalam Proses Rekrutmen Pegawai di PT EWINDO (Persero)

Di dalam melaksanakan proses rekrutmen pegawai, PT EWINDO (Persero) mengalami beberapa hambatan. Hambatan-hambatan itu antara lain adalah sebagai berikut :

1. Sulitnya mencari pegawai yang sesuai dengan kriteria yang diinginkan oleh perusahaan.
2. Proses rekrutmen dilaksanakan dalam waktu yang cukup lama dikarenakan banyaknya pelamar yang mendaftar sehingga menghabiskan banyak waktu.

4.3         Upaya dalam Mengatasi Hambatan Proses Rekrutmen Pegawai di PT EWINDO (Persero)

Untuk mengatasi berbagai hambatan yang ada, PT EWINDO (Persero) melakukan berbagai upaya untuk mengatasinya. Bentuk upaya yang dilakukan yaitu :

1. Perekrutan pegawai dilakukan lebih selektif agar didapatkan pegawai yang sesuai dengan kriteria perusahaan.
2. Pemberlakuan batasan jumlah pelamar yang ingin mendaftar supaya jumlah pelamar tidak terlalu banyak sehingga rekrutmen dapat dilakukan lebih cepat.

Bab V. Penutup

A. Kesimpulan

Proses rekrutmen pegawai di PT EWINDO (Persero) berjalan dengan baik dan sesuai dengan prosedur yang berlaku. Semua tahapan rekrutmen dilaksanakan secara menyeluruh dari tahap awal hingga tahap terakhir. Walaupun PT EWINDO (Persero) menghadapi berbagai hambatan dalam proses rekrutmen, namun PT EWINDO (Persero) dapat menghadapi dan mengatasi hambatan-hambatan tersebut dengan berbagai upaya yang dilakukan.

B. Saran

Untuk mengatasi proses rekrutmen yang memakan waktu lama selain dengan pemberlakuan batasan jumlah pelamar yang ingin mendaftar supaya jumlah pelamar tidak terlalu banyak, sebaiknya rekrutmen dilakukan oleh staff dalam jumlah banyak sehingga walaupun jumlah pelamar sangat banyak namun proses rekrutmen dapat berjalan dengan cepat dan efektif.

DAFTAR PUSTAKA

Gomes, Faustino Cardoso. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: C.V Andi Offset

Hasibuan, Malayu S. P. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT Bumi Aksara

Kenna, Mc. 2000. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: C.V Andi Offset

Kusdyah, Ike. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: C.V Andi Offset

Siagian, Sondang P. 2010. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT Bumi Aksara

Silalahi, Ulbert. 2013. Studi Tentang Ilmu Administrasi. Bandung: Sinar Baru Algensindo