Daftar isi
PKL Income Audit Pada Accounting Department
Bab I. Pendahuluan
A. Latar Belakang PKL
Industri pariwisata saat ini mempunyai peran yang besar dalam membantu meningkatkan perekonomian khususnya untuk perekonomian Indonesia. Hal tersebut terbukti bahwa industri pariwisata di Indonesia kebal dari krisis global, saat perekonomian terpuruk dan pertumbuhan pariwisata Indonesia tetap tumbuh dan melebihi pertumbuhan ekonomi nasional. Beberapa sektor pariwisata yang mengalami pertumbuhan akan menarik sektor lain untuk berkembang dan memberikan multiplayer effect seperti sektor pertanian, peternakan, perkebunan, kerajinan rakyat, yang dapat menimbulkan dampak seperti, peningkatan kesempatan kerja, peningkatan pendapatan, dan meningkatkan kesejahteraan masyarakat.
Strategi dalam meningkatkan kunjungan wisatawan ke suatu daerah, provinsi, kabupaten/kota, atau negara maka perlu melakukan sebuah pengembangan dari kawasan sekitar obyek wisata tersebut. Strategi pengembangan yang dilakukan yaitu salah satu faktor dari syarat obyek daya tarik wisata yaitu Amenities. Amenities yaitu fasilitas-fasilitas pendukung di kawasan obyek wisata, dengan tujuan dapat memenuhi kebutuhan wisatawan saat berkunjung. Bentuk dari amenities salah satunya akomodasi. Akomodasi yaitu fasilitas berupa fasilitas penginapan seperti hotel. Hotel adalah salah satu jenis akomodasi yang digunakan wisatawan untuk beristrahat sejenak selama melakukan kegiatan berwisata. Industi pariwisata seperti hotel dituntut untuk dapat menciptakan suasana yang nyaman dari berbagai aspek untuk diberikan atau ditawarkan kepada tamu dan calon pelanggan.
Dewasa ini banyak hotel yang dibangun diberbagai daerah, sebagai contoh yaitu kota Madiun sebuah kota di Provinsi Jawa Timur, Indonesia. Kota ini terletak 160 km sebelah barat Surabaya, atau 111 km sebelah timur Surakarta, Jawa Tengah. Di kota ini terdapat pusat Industri Kereta Api (INKA). Madiun dikenal memiliki Lapangan Terbang Iswahyudi, yakni salah satu pangkalan utama AURI, meski sebenarnya terletak di Kabupaten Magetan. Madiun memiliki julukan Kota Gadis, Kota Brem, Kota Pelajar, Kota Sepur, Kota Pecel, Kota Budaya, Kota Sastra, dan Kota Industri dengan potensi daya tarik wisatanya yang beragam dan tingkat kunjungan wisatawan yang selalu meningkat dari tahun ke tahun. Maka dari itu saat ini para investor berlomba – lomba membangun hotel di Madiun baik itu hotel melati, bintang 3, dan bintang 4, sebagai penunjang fasilitas yang dibutuhkan oleh wisatawan. Salah satu hotel di Madiun yaitu Aston Madiun Hotel and Conference Center.
Hotel ini termasuk dalam kategori hotel berbintang 4 (****), yang termasuk dalam management PT. Archipelago International. Disetiap manajemen hotel tak terkecuali Aston Madiun Hotel and Conference Center selain menjual fasilitas berupa produk dan jasa kepada tamu dengan memberikan rasa kenyamanan, keamanan, kesenangan, tetapi yang paling penting yaitu kepuasan tamu itu sendiri selama menggunakan produk dan jasa yang mereka beli. Nilai tolak ukur produk hotel yang dijual kepada tamu dilihat dari kualitas fasilitas yang diberikan dengan memberikan mutu yang terbaik. Sedangkan untuk jasa dinilai dari kualitas pelayanan yang diberikan kepada tamu, berupa memberikan pelayanan secara prima (mengetahui apa yang diinginkan tamu, memberikan pelayanan sebaik mungkin), dan seorang yang bekerja dalam industri perhotelan harus memiliki sikap hospitality atau keramah tamahan, dengan tujuan agar tamu merasa puas dan betah untuk tinggal dihotel tersebut.
Aston Madiun Hotel and Conference Center memiliki slogan “Delightful Moments of Heartfelt Service” yang memiliki maksud bahwa hotel ini dapat dianggap sebagai rumahnya sendiri dengan memberikan nuansa hangat yang timbul dari pelayanan sepenuh hati. Slogan ini merupakan bagian dari identitas Aston Madiun Hotel and Conference Center dengan tujuan untuk dapat meningkatkan kunjungan pelanggan. Semakin banyak pelanggan yang datang ke hotel dan menikmati fasilitas yang ditawarkan maka semakin banyakincome yang diperoleh atau sebaliknya.
Manajemen industri hotel, terdiri dalam beberapa departemen, salah satunya yaitu departemen Accounting. Departemen Accounting mempunyai fungsi sebagai departemen yang mengurusi segala hal yang berkaitan dalam transaksi yang berkaitan dengan keuangan meliputi perhitungan, pembayaran, maupun pembelian yang terjadi pada hotel sekaligus sebagai pembukuan atau pembuatan laporan keuangan berdasarkan transaksi yang telah terjadi. Departemen ini memiliki hubungan dengan semua departemen yang ada di hotel khususnya untuk bidang administrasi. Bagian dari departemen Accounting salah satunya yaitu Income Audit. Income Audit yaitu bagian yang bertugas dalam melakukan pengecekan dan evaluasi terhadap revenue yang ditelah diperoleh dalam satu hari (transaksi yang ditutup atau diakhiri pada pukul 02.00 WIB), yang telah direkap oleh bagian Night Audit. Peran Income Auditor sangat penting, karena bertugas untuk mengetahui balance atau tidaknya revenue yang didapat dengan hasil yang diperoleh, dan kecocokan antara bukti – bukti pendukung yang diberikan oleh cashier FO meliputi, cashier closing report, guest folio, cashier outlet-outlet hotel meliputi, bill dan captain order The Lounge, H&E Restaurant, SPA, Bar, deposit voucher, bank copy, dan bukti bank transfer, dengan rincian yang secara otomotis sudah ada di sistem dan telah direkap dan diteliti terlebih dahulu oleh Night Auditor. Pekerjaan Income Audit harus dilakukan setiap hari, supaya tidak terjadi kerugian akibat jumlah perhitungan yang salah secara terus menerus yang menyebabkan tidak balance, dan jika terjadi kesalahan dalam perhitungan revenue maka harus segera dikoreksi dan melakukan konfirmasi ke pihak Front Office atau outlet-outlet yang yang bersangkutan.
Income Audit memiliki peran besar dalam sebuah industri perhotelan, karena bagian ini merupakan pihak kedua setelah Night Audit dalam mengevaluasi revenue yang diperoleh dari transaksi setiap harinya dan dapat berpengaruh terhadap revenue hotel. Jika tidak ada Income Auditor maka manajemen hotel tidak dapat berjalan lancar, karena tidak adanya pengecekan data – data yang berkaitan dengan revenue dan bias terjadinya manipulasi data yang diperoleh. Selain itu kondisi keuangan menjadi tidak terkontrol karena adanya ketidaksesuaian atau tidak balance yang dapat mempengaruhi hotel tersebut mengalami collaps. Maka dari itu Income Auditor tidak dapat dikesampingkan baik itu pekerjaannya maupun bagiannya dari Accounting department. Dengan latar belakang tersebut penulis mengambil judul “PERAN INCOME AUDIT PADA ACOUNTING DEPARTMENT di ASTON MADIUN HOTEL AND CONFERENCE CENTER”.
B. Tujuan PKL
Adapun tujuan dari praktek PKL yang diadakan ini adalah sebagai berikut:
- Untuk mengetahui peran dan prosedur kerja dari Income Audit di Aston Madiun Hotel & Conference Center.
- Untuk mengetahui masalah apa saja yang dihadapi dari seorang Income Auditor yang dapat mempengaruhi kondisi ketidaksesuaian revenue.
- Agar mengetahui solusi penyelesaian masalah yang dihadapi Income Audit yang dapat menyebabkan terjadinya ketidaksesuaian revenue.
C. Manfaat Praktek Kerja Lapangan
Adapun manfaat dari praktek PKL yang diadakan ini adalah sebagai berikut: - Menambah keterampilan mahasiswa dalam bidang administrasi perhotelan
- Memberi pengalaman kerja di bidang administrasi perhotelan
- Menambah ilmu mengenai administrasi perhotelan dan segala prosedur kerja dalam bidang perhotelan tersebut tersebut.
- Memenuhi standard kualifikasi dunia kerja di perhotelan
- Menambah motivasi mahasiswa dalam mempersiapkan diri pada dunia kerja yang akan datang.
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
A. Sejarah Aston Madiun Hotel & Conference Center
Aston Madiun Hotel & Conference Center di bangun di pusat kota Madiun yaitu tepatnya di Jl. Mayjend Sungkono No.41. Hotel ini merupakan satu-satunya hotel bintang 4 yang berada di Karisidenan Madiun. Aston Madiun resmi beroperasi pada tanggal 12 Juni 2014, yang diresmikan oleh Walikota Madiun Bapak Bambang Irianto serta dihadiri oleh perwakilan dari Coorporate Archipelago International Indonesia. Aston Madiun berada di bawah bendera Archipelago International Indonesia yang berkantor pusat di Jakarta untuk wilayah bagian barat, dan di Denpasar untuk wilayah Indonesia bagian timur. Aston Madiun memiliki fasilitas meliputi : - Kamar
Aston Madiun Hotel & Confernce Center terdiri dari 138 Kamar, dengan jenis kamar sebagai berikut :
a. Superior Room (96 Room)
b. Deluxe Room (19 Room)
c. Premier Room (12 Room)
d. Junior Suite Room (10 Room)
e. President Suite Room ( 1 Room) - The Lounge
Lobby Lounge & Bar yang di design yang nyaman yang bertujuan agar para tamu dapat dengan santai melakukan aktifitas atau hanya bersantai. The Lounge buka mulai pukul 08.00 WIB – 23.00 WIB. - Restoran
Restoran yang di miliki oleh Aston Madiun diberi nama H&E Restaurant. Area ini digunakan untuk menjamu tamu yang ingin menikmati breakfast, lunch, ataupun dinner. - Ballroom
Ballroom yang dimiliki oleh Aston Madiun diberi nama Bima Grand Ballroom, ruangan yang memang di design untuk acara pernikahan, farewall party, promnight, birthday party, dan acara lainnya. Bima Grand Ballroom memiliki kapasitas sampai dengan 1750 pax untuk standing party dengan luas 1.035 m2. - Meeting Room
Aston Madiun menyediakan fasilitas tempat meeting guna memperlancar dan mempermudah para tamu yang akan mengadakan meeting tanpa mereka keluar dari area Aston Madiun. Adapun 7 meeting room yang disediakan oleh Aston Madiun Hotel & Conference Center adalah :
a. Krisna Room dengan kapasitas (60-80 pax)
b. Yudistira Room dengan kapasitas (20-30 pax)
c. Arjuna Room dengan kapasitas (25 pax)
d. Gatotkaca Room dengan kapasitas (35-40 pax)
e. Nakula Room dengan kapasitas (35 pax)
f. Sadewa Room dengan kapasitas (10-15 pax)
g. Setyaki dengan kapasitas (10-15 pax)
Untuk 7 meeting room ini semua fasilitas di dalamnya sama yang membedakan hanyalah kapasitas dan luasnya. - Swimming Pool
Swimming Pool yang terdapat di lantai 6 Aston Madiun juga memiliki konsep infinite pool, dilengkapi dengan fasilitas welcome drink, pool towel dan pool bar. - Fitness Center
Fitness Center yang juga terdapat di lantai 6 ini biasanya digunakan tamu yang menginap ataupun tamu yang datang untuk fitness saja. Tempat ini memiliki fasilitas gym yang lengkap dan aman. - SPA
Tempat yang dikelola oleh pihak ketiga yang berkerja dengan Aston Madiun. Spa berguna untuk melepas lelah para tamu setelah melakukan perjalanan jauh. Aston Madiun memiliki fasilitas spa yaitu Alaya SPA yang dapat berelaksasi dengan pijat aroma terapi.
B. Bidang Usaha
Bidang usaha dibagi menjadi 2, yakni :
- Bidang usaha pelayanan
a. Front Office
Merupakan departemen yang bertanggung jawab atas penjualan kamar hotel berdasarkan cara yang sistematik melalui reservasi hingga penyerahan kamar kepada tamu hotel dan memberikan pelayanan informasi kepada para tamu hotel selama mereka berada dan menginap dihotel . Dapat dilihat dari definisi diatas bahwa kantor depan merupakan departemen yang memiliki peranan sebagai penjual kamar dan secara langsung
Merupakan sumber pendapatan utama setiap hotel. Departemen memberikan layanan yang penuh kepada tamu dari sebelum tamu menginap, saat kedatangan tamu, selama tinggal di hotel, dan saat hendak meninggalkan hotel. Selain itu, di Front Office Aston Madiun Hotel and Conference Center juga menghasilkan pendapatan lain melalui paket Body and Soul
b. House Keeping
Housekeeping atau Tata Graha adalah salah satu bagian atau department yang ada di dalam hotel yang menangani hal – hal yang berkaitan dengan keindahan, kerapian, kebersihan, kelengkapan dan kesehatan seluruh kamar, juga area – area umum lainnya, agar seluruh tamu maupun karyawan dapat merasa nyaman dan aman berada di dalam hotel. Selain itu Housekeeping department merupakan bagian rumah tangga hotel yang bertugas membuat perencanaan, perawatan / pembersihan semua kamar tamu, ruang kantor, lobby, terrace, corridors, lift / elevator, toilet umum, public space, locker’s room, uniform rooms, halaman, taman, kolam renang dan ruang parkir.
c. Food & Beverage
Food and beverage department adalah bagian dari hotel yang mengurus dan bertanggung jawab terhadap kebutuhan pelayanan makanan dan minuman serta kebutuhan lain yang terkait, dari para tamu yang tinggal maupun yang tidak tinggal di hotel tersebut dan dikelola secara komersial serta profesional.
Food and beverage department merupakan departemen yang sangat mutlak diperlukan di hotel dalam penyediaan dan pelayanan makanan dan minuman dalam menjalankan tugasnya food and beverage department terbagi menjadi dua bagian yang saling bergantung satu sama lain dan harus saling bekerjasama. 2 (dua) bagian tersebut adalah:
1) Food and beverage bagian depan (front service), yaitu bagian yang langsung berhubungan dengan tamu, terdiri dari bar, restoran, banquet dan room service.
2) Food and beverage bagian belakang (back service), yaitu bagian yang tidak langsung berhubungan dengan tamu karena harus melalui perantara pramusaji, terdiri dari kitchen, steward (pencuci piring).
- Bidang usaha administratif
a. Human Research Development
Human Research Development menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manager dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktifitas organisasi untuk dapat menunjang akitifitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Bagian atau unit yang biasanya mengurusi SDM ialah bagian personalia atau “Human Resources Department”. Departemen ini memilki peran yang amat penting di hotel, menangani pemasokan tenaga kerja yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang sesuai pada departemen lain yang membutuhkan karyawan professional pada bidangnya.
b. Enggineering
Engineering adalah departemen di hotel yang bertanggung jawab untuk hal – hal yang menyangkut aspek – aspek teknis dari hotel, yang berkaitan erat dengan keselamatan, kelancaran, keamanan, pelayanan, kesenangan, dan kepuasan tamu hotel.
Peran Engineering Departement adalah salah satu yang sangat penting dalam operasional hotel, sebagai pendukung operasi. Enggineering department mutlak harus memiliki staff berkemampuan baik dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.
c. Accounting
Bagian keuangan pada suatu hotel yang merupakan inti dari operasional hotel secara keseluruhan. Pada bagian ini akan terlihat semua proses pembukuan dan keuangan perusahaan termasuk inventaris bergerak maupun tetap. Accouting Departement adalah bagian yang bertugas mengelola keuangan, baik penerimaan maupun pengeluaran uang hotel.
d. Sales Marketing
Sales Marketing merupakan salah satu fungsi yang sangat penting dari usaha perhotelan dan menjadi tangan manajemen dalam usahanya mengenalkan hotel ke tengah masyarakat. Meningkatnya persaingan pada usaha perhotelan saat ini mendorong berkembangnya usaha pemasaran hotel. Keberhasilan penjualan produk hotel tergantung pada usaha pemasaran hotel yang diorganisasikan dalam suatu bagian atau departemen, dengan dukungan sepenuhnya dari seluruh bagian yang ada didalam hotel, terutama bagian yang langsung berhubungan dengan tamu serta bagian produksi.
Sales Marketing Department adalah bagian yang bertugas melaksanakan pemasaran produk hotel, termasuk didalamnya promosi dan penjualan produk hotel.
C. Struktur Organisasi
Saat ini perkembangan industri perhotelan sangat pesat dan juga memberi dampak yang sangat signifikan tehadap ekonomi. Oleh karena itu, tugas dan wewenang dari setiap lini organisasi akan semakin kompleks. Adapun tugas dan tanggung jawab lini organisasi suatu hotel tidak selalu sama dengan yang terdapat pada hotel lainnya, namun secara umum mereka memiliki fungsi dan wewenang yang sama, seperti pada uraian berikut :
- General Manager
General Manager yaitu kepala pimpinan dari sebuah struktur organisasi hotel berbintang. Dialah bertanggung jawab atas seluruh penyelenggaraan hotel dan kinerja seluruh karyawannya di dalam organisasi tersebut. - Financial Controller
Financial Controller yaitu akuntan internal hotel. Financial Controller bertanggung jawab atas efektivitas pengelolaan administrasi dan penyajian data keuangan yang disusun setiap hari. Ia akan dimintai pendapat dan pandangannya dalam hal keuangan di dalam hotel. - Executive Engineer
Executive Engineer yaitu pejabat yang bertanggung jawab atas pemeliharaan, pengelolaan, dan perbaikan seluruh aset meliputi: gedung hotel, perlengkapan mekanik dan elektronik, dan energi hotel. Pengelolaan listrik, gas, dan juga air adalah tanggung jawab plant engineer. - Executive Housekeeper
Executive Housekeeper yaitu pemimpin departemen yang memiliki kemampuan merencanakan, mengorganisasi, Dan mengevaluasi pekerjaan dibidang housekeeping. Ia bertanggung jawab atas kebersihan kamar – kamar yang ditempati tamu dan area umum yang dimiliki hotel. - Human Resources Manager
Human Resources Manager yaitu pejabat yang bertugas mengelola sumber daya manusia untuk keberhasilan hotel. HRM haruslah menguasai hukum dan juga perundang – undangan yang berkaitan dengan ketenagakerjaan, baik lokal, nasional, maupun internasional. Ia bertugas menerima dan juga mengangkat pegawai baru, lalu menyelenggarakan semua administrasi kepegawaian dan kegiatan karyawan, serta mengadakan pelatihan kepada karyawannya. - Sales Marketing Director
Sales Marketing Director yaitu pejabat yang menentukan keberhasilan hotel dalam menjual produk hotel kepada semua konsumen. - Food & Beverage Manager
F&B Manager yaitu pejabat yang bertugas mengelola Food and Beverage Department. Untuk dapat menyajikan makanan serta minuman berkualitas. Merencanakan menu, memastikan bahwa setiap bawahanya dapat menyajikan makanan dengan cepat dan juga ramah, dan mengendalikan biaya dari Food and Beverage Department. - Front Office Manager
Front Office Manager yaitu pejabat hotel yang bertanggung jawab atas pengelolaan kantor depan. - Security Director
Security Director yaitu yang bertanggung jawab atas keamanan hotel secara keseluruhan. Ruang lingkup pengamanan hotel meliputi para karyawan, para tamu, juga aset hotel. Security perlu menciptakan kondisi yang aman sehingga tamu nyaman tinggal di hotel dan para karyawan bekerja dengan nyaman.
BAB III
PEMBAHASAN
A. Metode Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan
- Tempat Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan
Aston Madiun Hotel and Conference Center berlokasi di Jl. Mayjend Sungkono, Mangu Harjo, Madiun, Kota Madiun, Jawa Timur 63128 - Waktu Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan
PKL dilaksanakan selama tiga bulan terhitung mulai tanggal 1 Agustus s.d 31 Oktober 2016. Setiap harinya PKL dilaksanakan dari pukul 08.30 sampai pukul 17.30. - Sistem Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan
Mahasiswa tidak dipindahkan ke bagian lain (Tetap). Selama tiga bulan pelaksanaan PKL ini, penulis merupakan tanggung jawab Accounting Departement, penulis tidak hanya diberikan pengetahuan dalam satu bagian saja. Bagian-bagian yang dipelajari oleh penulis selama magang ini adalah sebagai berikut :
a. Receiving
b. Income Audit
c. Account Receivable
B. Kajian Khusus
- Accounting
Bagian keuangan pada suatu hotel yang merupakan inti dari operasional hotel secara keseluruhan. Pada bagian ini akan terlihat semua proses pembukuan dan keuangan perusahaan termasuk inventaris bergerak maupun tetap. Accouting Departemen adalah bagian yang bertugas mengelola keuangan, baik penerimaan maupun pengeluaran uang hotel.
Accounting departement dibagi menjadi beberapa section, yaitu sebagai berikut :
a. Financial Controler
1) Yang mengawasi semua kegiatan yang ada di accounting departement.
b. Income audit
1) Memeriksa pendapatan hotel
2) Mengaudit pendapatan ulang hotel
c. General Chasier
1) Mengurus masalah uang
2) Bertugas dibagian pelayanan
d. Account Receivable
1) Bagian yang menagih piutang
2) Membuat jadwal penagihan
e. Cost Control
1) Mengawasi harga produksi
2) Mengendalikan biaya
f. Account Payable
1) Membuat schedule (jadwal pembayaran)
2) Melaksanakan pembayaran
g. Purchasing
1) Mengawasi harga produk
2) Pembelian material dan keperluan sehari – hari untuk hotel atau bagian pengadaan barang
3) Mengendalikan biaya
h. Receiving
1) Bagian penerimaan barang pesanan.
i. Store Keeper
1) Menyimpan barang persediaan
2) Mencatat barang yang masuk dan keluar dalam gudang persediaan.
j. Buyer
1) Yang membeli barang secara tunai atau menggunakan Cash Purchase
Fungsi dari Accounting departement adalah bertanggung jawab atas kelancaran operasional di Accounting yang menyangkut kegiatan proses pencatatan, penyusunan laporan keuangan, dan pengendalian, atau pengawasan seluruh laporan baik yang menyangkut aspek keuangan maupun operasional, serta menyusun anggaran perusahaan, melaksanakan fungsi-fungsi Manager di Accounting Departement.
- Income Audit
Data penjualan tidak bisa diterima begitu saja oleh bagian akuntansi. Data tersebut harus diperiksa atau diverifikasi terlebih dahulu sebelum dibukukan. Subbagian di bagian akuntansi yang melaksanakan pekerjaan memeriksa, mencatat, dan melaporkan informasi data tentang hasil penjualan ini biasa disebut Income Audit.
Dengan demikian Income Audit dapat diartikan sebagai salah satu seksi atau bagian yang berada di organisasi akuntansi yang menyelenggarakan fungsi penerimaan, pemeriksaan, pencatatan, dan pelaporan seluruh data penjualan baik tunai maupun kredit yang dihasilkan oleh seluruh unit penjualan yang ada di dalam perusahaan.
Income Audit memiliki peran besar dalam sebuah industri perhotelan, karena bagian ini merupakan pihak kedua setelah Night Audit dalam mengevaluasi revenue yang diperoleh dari transaksi setiap harinya dan dapat berpengaruh terhadap revenue hotel.
Dari hasil Praktek Kerja Lapangan yang telah dilakukan, maka berikut beberapa peran Income Audit di Aston Madiun Hotel and Conference Center, antara lain : - Menyiapkan catatan-catatan dan berkas-berkas dengan baik untuk keperluan audit
- Mempersiapkan Laporan Penjualan Harian Hotel dan setiap hari mengirimkannya ke Kantor Pusat.
a. Menyiapkan Laporan Penjualan Harian Hotel setiap hari untuk Financial Controller
b. Setiap pagi mengirimkan dengan email Laporan Penjualan Harian kepada seluruh management Hotel pada pukul 9.00 pagi ( kecuali akhir pekan ), memeriksa angka sistem Visual Hotel Program (VHP) dan statistik untuk akurasi laporan.
c. Pastikan Jurnal penjualan harian ditanda tangani oleh Accountant, Asistant Financial Controller dan Financial Controller.
d. Membantu menyelesaikan tugas akhir bulan pada tanggal 1 setiap bulannya. - Mengontrol penomoran awal pada nota/bills dan investigasi nomor yang hilang dan laporkan ke Financial Controller.
- Mengendalikan semua penjualan makanan dan minuman oleh :
a. Memperbaiki pencatatan pemeriksaan tamu secara tepat waktu.
b. Melakukan pemeriksaan terhadap check/nota/bills yang digunakan.
c. Memiliki semua cek yang dibatalkan, mengoreksinya bersamaan dengan cek yang belum dimasukkan kedalam sistem dan sudah disetujui oleh Restaurant Supervisor atau Manager. Serta meneliti semua cek yang hilang.
d. Memantau kontrol pembayaran tunai untuk mencegah penggunaan ganda serta memastikan semua pendapatan dicatat.
e. Pastikan kontrol acara dijalankan, pastikan bill acara di cocokan dengan “function even order” dan diisi dengan benar.
f. Merekonsiliasi / mencocokan data penjualan outlet dengan total biaya. - Memeriksa transaksi potongan harga setiap hari untuk memastikan semuanya mengandung penjelasan yang memadai dan persetujuan yang sesuai. Pastikan potongan harga telah diproses menggunakan kode departemen yang benar dan melakukan koreksi apabila di perlukan.
- Menyusun semua transaksi potongan harga setiap hari dan diberikan kepada Financial Controller dan disetujui oleh General Manager
- Memeriksa koreksi pembayaran dan memastikan ada penjelasan dan persetujuan yang ada. Laporan harus diserahkan ke Financial Controller setiap hari.
- Memeriksa transaksi Paid Out (pengembalian sisa uang) setiap hari untuk memastikan semua memiliki cukup data terlampir dan berisi tanda tangan Tamu dam Front Office Manager. Ringkasan laporan harus dilaporkan ke Financial Controller.
- Memberikan perhatian yang lebih untuk penjualan tunai guna menghindari penggunaan kembali nota/bills yang sama pada penjualan makanan dan minuman.
- Rekonsisiliasi / mencocokan pendapatan dari sistem Visual Hotel Program (VHP) dengan Front Office setiap hari terhadap kelengkapan dokumen pendukung seperti slip kartu kredit, tagihan tamu dan general cashier report dan menindaklanjuti perbedaannya.
- Memeriksa daftar Complementary room (Kamar yang digratiskan) dan memastikan otorisasi dijalankan di setiap kamar.
- Ringkasan laporan harian terposting yang dibatalkan dan melaporkan setiap masalah ke Financial Controller. Memberikan salinan laporan docket terposting dibatalkan ke F&B Manager.
- Memeriksa dan memastikan harga kamar sudah benar dan sesuai dengan kontrak atau situasional (rate grid).
- Memeriksa perubahan harga kamar, dokumen pendukung dan memastikan kelengkapannya serta ditandatangani pihak terkait.
- Memeriksa pencatatan acara banquet dan pastikan pendapatan diproses sama / seimbang dengan pesanan acara Banquet Event Order ( BEO) dan bahwa semua yang ada di BEO telah di posting dengan mengacu pada Daftar Acara Perjamuan Harian.
- Pastikan program yang menggunakan kupon, sertifikat, voucher harus terkontrol dan terpantau tempatnya.
- Saldo balance slip kartu kredit dicocokkan terhadap posting di sistem Visual Hotel Program (VHP) harian.
- Pastikan bahwa total tunai yang di posting ke dalam sistem Visual Hotel Program (VHP) untuk saldo harian dengan jumlah uang tunai di General Cahier Report.
- Audit dan Rekonsiliasi uang muka dan pastikan pembayaran telah diterapkan.
- Bekerjasama dengan General Cashier, memeriksa semua total pengeluaran teratur dan kontrol menjaga di terdaftar di outlet.
- Menyiapkan laporan pendapatan F&B per outlet termasuk jumlah tamu and potensial analisa makanan F&B
- Rekonsiliasi pendapatan telepon di sistem Visual Hotel Program (VHP) per laporan panggilan akun setiap hari.
- Rekonsiliasi penjualan makanan dan minuman tercatat di sistem Visual Hotel Program (VHP) pendapatan total setiap outlet per POS setiap hari.
- Menyiapkan laporan harian F&B per outlet termasuk jumlah tamu dan analisa periode makan potensial F&B.
- Memeriksa jumlah tamu yang makan mencakup semua outlet untuk kewajaran dengan mengacu pada rata-rata makanan untuk setiap outlet untuk setiap periode makan.
- Menyiapkan jurnal pendapatan harian, pastikan pendapatan telah diklarifikasi ke General Ledger (Jurnal Umum). Memberikan laporan yang lengkap kepada kepala departemen secara tepat waktu.
- Memantau dan mengubah nilai mata uang di sistem.
- Melengkapi prosedur penutupan akhir untuk modul Jurnal pendapatan akuntasi dan transfer jurnal pendapatan kedalam General Ledger secara tepat waktu.
- Berkas dokumen harian secara teratur dan struktural untuk memudahkan audit dan pengambilan dokumen. Data harus dapat diakses untuk jangka waktu 5 sampai 10 tahun untuk tujuan audit umum dan pajak.
C. Bidang Kegiatan Yang Dikerjakan
Bidang-bidang atau bagian-bagian kegiatan yang dikerjakan selama melaksakan PKL di Aston Madiun Hotel & Conference Center :
- Receiving adalah penerimaan barang. Penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan di bagian Receiving selama 2 (dua) minggu. Tahap – tahap kegiatan yang dilaksanakan seorang Receiving, antara lain :
a. Menerima barang yang sudah dipesan melalui permintaan barang / Purchase Order (PO)
b. Cross cek Purchase Order (PO) yang sudah disiapkan oleh Purchasing dengan barang pesenan yang datang.
c. Menerima Kwitansi pembayaran barang.
d. Mengarsipkan Purchase Order (PO) ke dalam ordner.
e. Mencetak laporan penerimaan atau Receiving Report (RR).
f. Menjadikan satu antara Purchase Order (PO), Kwitansi, dan Receiving Report (RR).
g. Menyerahkan Purchase Order (PO), Kwitansi, dan Receiving Report (RR) ke Cost Control (CC) untuk diperiksa kembali. - Income Audit (IA) adalah memeriksa pendapatan hotel. Penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan di bagian Income Audit selama 6 (enam) minggu. Tahap – tahap kegiatan yang dilaksanakan seorang Income Audit, antara lain :
a. Mengambil Daily Revenue Report (DRR) di Front Office.
b. Cek fisik Daily Revenue Report (DRR) dengan nota yang dilampirkan.
c. Cek Daily Revenue Report (DRR) dari sistem Visual Hotel Program (VHP).
d. Membandingkan Daily Revenue Report (DRR) dari Front Office dengan Daily Revenue Report (DRR) dari sistem Visual Hotel Program (VHP)
e. Memasukan nomer Nota / bill yang telah dipakai ke Control Form.
f. Cek krus dollar - Account Receivable (AR) adalah bagian yang menagih piutang. Penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan di bagian Account Receivable selama 4 (empat) minggu. Tahap-tahap kegiatan yang dilaksanakan seorang Account Receivable, antara lain :
a. Cek jurnal transaksi dari Daily Revenue Report (DRR).
b. Output file postcan/day dari Visual Hotel Program (VHP), masukan output file postcan/day ke Excel.
c. Cek jurnal membandingkan transaksi dari Daily Revenue Report (DRR) dengan Postcan/day dari Visual Hotel Program.
d. Masukan nominal pembayaran settlement ke Jurnal debit bulanan / Debt List Transaction.
e. Cek Account Receivable Aging (AR Aging).
f. Membuat invoice (Surat Tagihan)
g. Cek pembayaran yang masuk. (Maksimal pembayaran satu bulan).
h. Membuat Account Receivable Collection (AR Collection).
Bab IV. Penutup
A. Kesimpulan
Berdasarkan pengamatan, pengalaman, dan juga hasil wawancara penulis dalam melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Aston Madiun Hotel and Conference Center, Income Audit merupakan bagian yang penting dan selalu ada di setiap manajemen perhotelan. Karena tanpa adanya peran Income Audit suatu manajemen hotel tidak dapat melakukan kegiatan pengawasan dengan efektif dan efisien.
Dengan demikian selain Income Audit yang berperan semata-mata sebagai seorang pengawas, terdapatlah Income Audit yang mempunyai fungsi manajer. Karena kedudukannya sebagai manajer, maka Income Audit yang demikian itu lalu mempunyai pegawai-pegawai bawahan. Akhirnya pegawai-pegawai bawahan itu dengan segenap bidang kerjanya lalu dikembangkan menjadi sebuah satuan seksi Income Audit.
B. Saran
Saran penulis untuk pelaksanaan kegiatan Praktek Kerja Lapangan selanjutnya yakni :
- Mahasiswa yang akan melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Income Audit sebaiknya diberikan pengetahuan tentang akuntasi yang lebih banyak.
- Haruslah teliti dan kritis dalam bekerja agar dapat mengembangkan Income Audit di masa yang datang.
