Teknik Presentasi
Presentasi adalah salah satu bentuk komunikasi yaitu pertukaran pesan/informasi antara Anda dengan seseorang atau beberapa orang. Seseorang membawa informasi tersebut kemudian menyampaikannya kepada orang lain melalui sebuah saluran. Selanjutnya orang menerima informasi dan bereaksi atas informasi yang diterimanya tersebut. Keberhasilan suatu presentasi ditentukan oleh seberapa banyak informasi yang dapat diterima oleh orang dan seberapa ketepatan reaksi yang diberikan oleh orang seperti yang inginkan.
Cara seseorang menyajikan penjelasan terhadap data, uraian proses, maupun pembelajaran, baik disajikan di muka audience dengan bantuan alat peraga berupaslide show, program aplikasi yang menyajikan informasi interaktif yang dapat diakses secara personal, maupun presentasi dalam bentuk cetakan yang dibagikan kepada semua penerima informasi. Menyajikan presentasi secara elektronik dapat digunakan dengan berbagai macam sarana, misalnya dengan media Animasi 3D (3DMax, Maya, dan sebagainya), yang paling sederhana dari semuanya itu adalah menggunakan Slide Show yang dibuat dengan Microsoft PowerPoint, dengan PowerPoint pun dapat menganimasikan teks, menyisipkan foto, video, animasi, serta suara.
Tujuan Teknik Persentasi
Presentasi memiliki beberapa tujuan. Tujuan presentasi akan sangat menentukan bagaimana kita akan melakukan dan mendesain presentasi. Tujuan presentasi tersebut adalah sebagai berikut:
1. Menginformasikan
Presentasi berisi informasi yang akan disampaikan kepada orang lain. Presentasi semacam ini sebaiknya menyampaikan informasi secara detail dan jelas sehingga orang dapat menerima informasi dengan baik dan tidak salah presepsi terhadap informasi yang diberikan tersebut.
2. Meyakinkan
Presentasi berisi informasi, data, dan bukti-bukti yang disusun secara logis sehingga menyakinkan orang atas suatu topik tertentu. Kondradiksi dan ketidakjelasan informasi dan penyusunan yang tidak logis akan mengurangi keyakinan orang atas presentasi yang diberikan.
3. Membujuk
Presentasi secara logis agar orang mau melakukan suatu aksi atau tindakan. Presentasi dapat berisi bujukan, atau rayuan yang disertai dengan bukti-bukti sehingga orang merasa tidak ragu dan yakin untuk melakukan suatu tindakan.
4. Menginspirasi
Presentasi yang berusaha untuk membangkitkan inspirasi orang.
5. Menghibur
Presentasi yang berusaha untuk memberi kesenangan pada orang melalui informasi yang diberikan.
6. Pendidikan
Presentasi menjadi sarana pendidikan yang berguna agar audience mau mempelajari teknik presentasi secara benar, dan mampu menghadapi ketakutan di dalam bericara.
Presentasi Sebagai Alat Komunikasi
a. Presentasi merupakan alat komunikasi tangguh dalam usaha untuk menyampaikan blaporan atau keterangan.
b. Presentasi juga dapat digunakan untuk menunjukan kemampuan, karena cara dari seseorang memberiakn presentasi dapat dinilai seberapa jauh ia menguasai bidangnya.
Tujuan Teknik Presentasi
a. Mempersiapkan diri sehingga sikapnya akan menunjang pembawaan presentasinya.
b. Mempersiapkan materi presentasi sehingga menarik perhatian orang yang dituju.
c. Mengenali masalah-masalah dalam memberi presentasi bagaimana menanggulanginya.
d. Menggunakan teknik-teknik khusus agar presentasi mencapai maksud dan tujuan si pembawa
Prinsip Dasar Dalam Presentasi
Prinsip dasar dalam presentasi sangat menentukan bagaimana kita akan melakukan presentasi dengan. Prinsip presentasi tersebut adalah sebagai berikut:https://googleads.g.doubleclick.net/pagead/ads?client=ca-pub-3117979412981364&output=html&h=250&slotname=6898571938&adk=1100877925&adf=4152664635&pi=t.ma~as.6898571938&w=250&abgtt=1&lmt=1717136247&format=250×250&url=https%3A%2F%2Fdekabopass2.blogspot.com%2F2014%2F03%2Fteknik-presentasi-yang-baik.html&host=ca-host-pub-1556223355139109&wgl=1&uach=WyJtYWNPUyIsIjEzLjUuMSIsImFybSIsIiIsIjEyNS4wLjY0MjIuMTQyIixudWxsLDAsbnVsbCwiNjQiLFtbIkdvb2dsZSBDaHJvbWUiLCIxMjUuMC42NDIyLjE0MiJdLFsiQ2hyb21pdW0iLCIxMjUuMC42NDIyLjE0MiJdLFsiTm90LkEvQnJhbmQiLCIyNC4wLjAuMCJdXSwwXQ..&dt=1718719709986&bpp=1&bdt=543&idt=37&shv=r20240613&mjsv=m202406120201&ptt=9&saldr=aa&abxe=1&cookie_enabled=1&eoidce=1&prev_fmts=728×280%2C250x250&correlator=3281532749207&frm=20&pv=1&ga_vid=595099819.1718719710&ga_sid=1718719710&ga_hid=15671326&ga_fc=0&u_tz=480&u_his=2&u_h=900&u_w=1440&u_ah=900&u_aw=1440&u_cd=30&u_sd=2&dmc=8&adx=438&ady=2726&biw=1440&bih=779&scr_x=0&scr_y=0&eid=44759837%2C44795921%2C95331695%2C95334508%2C95334527%2C95334573%2C95334820%2C31084579%2C95334054%2C95335290%2C31078663%2C31078665%2C31078668%2C31078670&oid=2&pvsid=2917485738963426&tmod=1547631076&uas=0&nvt=1&ref=https%3A%2F%2Fdekabopass2.blogspot.com%2F2014%2F05%2Fmakalah-kebijakan-fiskal.html&fc=896&brdim=0%2C0%2C0%2C0%2C1440%2C0%2C1440%2C900%2C1440%2C779&vis=1&rsz=%7C%7CpoeEbr%7C&abl=CS&pfx=0&fu=0&bc=31&bz=1&td=1&tdf=0&psd=W251bGwsbnVsbCwidHJlYXRtZW50XzEuMSIsMV0.&nt=1&ifi=3&uci=a!3&btvi=1&fsb=1&dtd=38
a. Mengendalikan Rasa Takut
1. Pendekatan rasional. Beberapa hal yang harus di perhatikan:
Ø Bukan hanya anda sendiri yang takut berbicara di muka umum.
Ø Orator ulung sekalipun ternyata tidak mampu menghilangkan rasa takut mereka100%.
Ø Pada tingkatan tertentu rasa takut justru mengandung manfaat.
Ø Sebab utama dari rasa takut dalam hal memberikan presentasi lisan adalah karena belum terbiasa.
Ø Pikirkanlah mengapa mereka meminta Anda berbicara.
2. Latihan Olah Fisik. Beberapa hal yang harus anda perhatikan:
Ø Rileksasi: Tariklah nafas dalam-dalam; gerakkan kaki dan tangan anda bergantian; putar leher dari bahu ke satu ke bahu yang lain.
Ø Mencubit diri: untuk mengalihkan rasa takut.
3. Latihan Olah Mental. Beberapa hal yang harus anda perhatikan:
Ø Membayangkan audiens (yang membuat kita menjadi rileks).
Ø Visualisasi bahwa anda akan berhasil, hayati pokok pikiran yang akan anda sampaikan, singkirkan pikiran negative, yakinkan bahwa anda mampu berbicara dengan menarik, yakinkan bahwa audiens terpukau.
Ø Bicara pada diri sendiri: katakanlah pada diri sendiri anda telah belajar berbicara sejak belum sekolah, bahwa bicara di depan umum sama saja dengan bicara di kamar mandi, ingatlah sifat-sifat anda yang baik, yakinkan diri anda bahwa anda tidak berniat jahat, dll.
4. Tindakan Praktis. Beberapa hal yang harus anda perhatikan:
Ø Tindakan seolah-olah: bila anda takut, bertindaklah seolah-olah berani; gunakan segala kemampuan dan kemauan untuk berani.
Ø Persiapan diri anda secara optimal.
b. Membangun Fondasi Presentasi
Ada ada empat hal yang wajib dipersiapkan pada saat melakukan presentasi:
Ø Menganalisis momentum dan acara.
Ø Mengenali audiens.
Ø Menentukan sasaran dan tujuan spesifik.
Ø Mempelajari lokasi
c. Mempersiapkan Materi
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mempersiapkan materi pada saat melakukan presentasi, adalah sebagai berikut:
Ø Mengetahui informasi apa yang diperlukan.
Ø Menentukan waktu mencari informasi tersebut.
Ø Mengetahui sumber-sumber informasi
Ø Memilih informasi
Ø Menyusun struktur materi
d. Mempersiapkan diri
Ø Jangan mengandalkan teks lengkap, sajikan dalam bentuk pinter
Ø Jangan merendahkan diri dengan mengatakan ”maaf saya sebenarnya tidak siap….”, atau ”saya baru belajar…”
Ø Jika perlu latihan dulu. Mintalah orang dekat anda untuk memberikan umpan balik
Ø Berpakaian yang rapi dan cerah
Ø Jangan bicara seperti anda sedang mengobrol dengan seseorang
Ø Bersikap yang mengundang simpati dan kagum karena pengetahuan anda
Teknik Membuka Presentasi
Pembukaan yang baik akan meningkatkan kepercayaan diri dan sangat berpengaruh terhadap keberlangsungan presentasi. Oleh karena itu, sangat penting untuk melakukannya sesempurna mungkin. Pada saat presentasi jangan membaca saat membuka presentasi, membaca memang bisa membuat lancar, tapi itu bisa menjadi jarak bagi Anda dan audiens. Karena harus membagi perhatian antara catatan dengan audiens, sehingga memungkinkan hilangnya hubungan dengan pendengar Anda. Membaca bisa menyebabkan hilangnya kontak mata dengan audiens dan juga mempengaruhi ekspresi wajah kita.
Tujuan sebuah pembukaan
Pembukaan yang baik bertujuan untuk:
Ø Menarik perhatian
Saat ini banyak sekali pengalih perhatian, ada Blackberry, Tablet, dll. Salah satu tujuan pembukaan yang baik adalah menjauhkan semua pengalih tersebut dan membuat perhatian audiens hanya tertuju kepada Anda.
Ø Memperkenalkan topik dan tujuan presentasi
Mungkin belum semua audiens mengerti dengan topik dan lingkup yang akan dipresentasikan, serta tujuan yang ingin dicapai. Makanya, perlu disampaikan saat pembukaan. Sebutkan manfaat apa saja yang akan mereka dapatkan dari mendengarkan presentasi Anda.
Ø Membangun hubungan dan kepercayaan dengan audiens
Jelaskan siapa Anda dan mengapa Anda layak didengarkan.
Teknik menarik perhatian audiens
Banyak teknik yang dapat digunakan dalam membuka presentasi untuk menarik perhatian audiens, antara lainsebagai berikut:
Ø Gunakan pernyataan atau kutipan
Teknik ini banyak digunakan dan cukup ampuh untuk menarik perhatian.“Tahukah Anda, di Indonesia, 46 orang meninggal setiap jamnya akibat rokok”Contoh pernyataan di atas pasti akan sangat menarik perhatian. Audiens akan terpancing rasa ingin tahunya akan kebenaran pernyataan tersebut. Setelah itu Anda tentu harus dapat menjelaskan dari mana data tersebut, jangan asal menarik perhatian. Dan ingat, pernyataan yang disampaikan saat pembukaan haruslah relevan dengan isi presentasi kita.
Ø Berikan pertanyaan
Memberikan pertanyaan yang tepat tidak hanya akan menarik perhatian, tapi juga mengarahkan fokus audiens pada topik yang akan dibahas. Jika audiensnya sedikit, Anda bisa langsung menanyakan satu per satu jawabannya. Kalau banyak bisa dilakukan dengan mengangkat tangan misalnya.”Siapa lebih rela lari keliling lapangan daripada bicara di depan orang banyak? Ayo angkat tangan”Pertanyaan seperti ini bisa ditanyakan ketika presentasi tentang “public speaking”. Selain menarik perhatian, Anda juga dapat melihat seberapa banyak pendengar Anda yang masih takut berbicara di depan orang banyak.
Ø Ceritakan sebuah kisah
Jika Anda mahir dalam bercerita, Anda bisa juga menceritakan sebuah kisah yang relevan dan tidak panjang untuk menarik perhatian audiens. Anda harus yakin tidak membuat audiens justru merasa bosan dan mengalihkan perhatian mereka akibat cerita yang Anda sampaikan. Pastikan kisahnya menarik, relevan dengan topik, dan Anda cocok menceritakannya.
Ø Gunakan humor atau anekdot
Cara ini juga dapat mencairkan suasana. Namun perlu diingat, jangan berlebihan. Anda mungkin berhasil mencairkan suasana tapi gagal membawa perhatian audiens pada topik yang akan Anda presentasikan. Selain itu, juga harus dipastikan humor atau anekdot Anda tidak pasaran karena efeknya akan berbeda jika humor tersebut sudah pernah didengar audiens sebelumnya.
Teknik Menyusun Struktur Presentasi
Setelah memiliki tujuan dan bahan sudah terkumpul, tugas selanjutnya dalam persiapan presentasi adalah membuat kerangka atau struktur presentasi. Ada banyakteknik menyusun struktur presentasi, tergantung jenis presentasi yang akan dilakukan. Apakah itu presentasi untuk promosi produk, presentasi bisnis, dll. Struktur presentasi yang umum digunakan terdiri dari tiga bagian, yaitu pembuka, isi, dan penutup.
1. Isi
Isi dari presentasi sudah dipersiapkan akan memudahkan dalam menyusun pembuka dan penutupnya. Dari topik yang ingin disampaikan cobalah untuk menguraikannya dalam beberapa poin utama. Kemudian dari poin-poin itu kembangkan lagi menjadi sub-poin. Jangan lupa untuk memperhitungkan lama atau waktu yang ingin digunakan untuk presentasi, kira-kira berapa menit yang dibutuhkan untuk menyampaikan satu poin utama.
2. Pembuka
Pembuka sangat penting karena di sinilah kesempatan untuk menarik perhatian audiens tentang apa yang akan disampaikan, membangun kredibilitas Anda sebagai presenter bahwa Anda adalah orang tepat dan patut didengarkan, dan menyampaikan garis-garis besar presentasi.
3. Penutup
Jika pembuka harus menimbulkan kesan pertama yang menarik, maka penutup harus menimbulkan kesan terakhir yang mendalam sehingga akan diingat terus oleh audiens. Selain kesimpulan tentang presentasi yang telah disampaikan, dapat juga diisi dengan quote, pertanyaan retorik, dll.
Teknik Latihan Presentasi
Salah satu hal penting yang harus dilakukan setelah bahan presentasi tersusun dengan baik adalah latihan presentasi. Ada beberapa manfaat banyak latihan sebelum presentasi sebagai berikut:
Ø Meningkatkan kepercayaan diri.
Pernahkah Anda berada di suatu acara dan tiba-tiba diminta untuk berbicara di depan? Apa yang Anda rasakan salah satunya adalah kurang percaya diri. Berbeda jika kita sudah melakukan persiapan dan latihan sebelumnya.
Ø Menguji kesinambungan poin-poin yang akan dibawakan.
Kita bicara tentu ada maksud, ada pesan yang ingin disampaikan. Dengan berlatih, kita akan dapat merasakan dan menilai apakah penyampaian kita dari satu pesan ke pesan yang lainnya sudah berkesinambungan atau tidak.
Ø Menemukan cara terbaik untuk menyampaikannya.
Dengan banyak latihan, Anda akan menemukan cara paling pas untuk mengutarakan tujuan melakukan presentasi. Baik itu penekanan suara, bahasa tubuh, gestur, bagian mana yang harus diulang, dll.
Ø Memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk presentasi
Dengan latihan secara keseluruhan, Anda dapat melakukan estimasi berapa waktu yang dibutuhkan untuk melakukan presentasi. Jika Anda dibatasi waktu, misalnya 15 menit atau 30 menit, dengan latihan bisa dilakukan penyesuaian. Jika menggunakan slide, kira-kira berapa slide yang Anda butuhkan untuk jangka waktu tersebut.
Mengenali Audiens Presentasi
Semakin baik kita mengenali audiens presentasi semakin besar kesempatan kita untuk melakukan presentasi efektif yaitu berhasil mencapai tujuan. Apa motivasi mereka datang dan mendengarkan, latar belakang pendidikan mereka, sedalam apa pengetahuan mereka tentang topik yang akan dibicarakan, jabatan atau posisi mereka di perusahaan, dll. Mengenali audiens presentasi dengan baik akan berpengaruh positif terhadap rasa percaya diri kita. Berbeda rasanya melakukan presentasi di hadapan teman-teman kantor dengan di tengah orang-orang yang tidak kita kenal. Oleh karena itu, riset untuk mengenal calon audiens sangat perlu untuk dilakukan.
Sebagai contoh, saya sering melakukan presentasi di hadapan atasan dan rekan kerja tentang eksplorasi minyak. Melakukan riset tentang mereka relatif lebih mudah untuk dilakukan karena saya berinteraksi hampir setiap hari. Saya tahu latar belakang pendidikan, keahlian, lama bekerja, pengetahuan mereka tentang topik presentasi, jabatan mereka di perusahaan, dan motivasi mereka hadir mendengarkan saya. Ini akan sangat membantu saya dalam menyiapkan presentasi agar tujuan saya dan mereka bisa tercapai.
Teknik presentasi yang baik dan benar
Presentasi mungkin bukan suatu hal yang mudah untuk dilakukan, terutama untuk para pemula atau yang belum mempunyai pengalaman presentasi. Ada beberapa tips untuk mengetahui bagaimana cara presentasi yang baik dan benar, yaitu:
1. Melakukan persiapan.
Antara lain, bahan presentasi, bahan yang akan dibagikan (jika ada), peralatan seperti laptop atau infocus dan mempersiapkan mental. Jika semua kondisinya baik dan aman maka bisa membuat kita akan lebih percaya diri.
2. Materi presentasi
Bedakan antara materi yang akan dipresentasikan dengan proposal yang akan diberikan, karena pada saat presentasi kita menjelaskan point-point nya saja dan tidak perlu secara keseluruhan untuk dibahas karena akan menghabiskan waktu dan membuat audience merasa bosan.
3. Pada saat presentasi.
Ø Usahakan datang lebih awal dr waktu yang ditentukan, jangan terlambat!.
Ø Gunakan waktu seefisien mungkin.
Ø Gunakan pakaian yang sopan tentunya
Ø Kenali audiens atau peserta yang hadir, sehingga kita bisa lebih akrab dengan menyebut namanya dan tahu jabatannya.
Ø Bagi pandangan ke kita ke semua audiens dan perbanyak komposisi pandangan kita kepada orang yang paling berpengaruh atau pengambil keputusan, seperti CEO atau salah satu pimpinan dari yang hadir.
Ø Sebisa mungkin untuk tidak membicarakan hal yang tidak penting dan yang audiens tidak mau dengar
Ø Berbicaralah dengan lugas dan sopan
Ø Atur intonasi suara kita, jangan kebesaran dan juga jangan kekecilan.
Ø Jangan banyak bergerak, karena akan mengganggu konsentrasi peserta.
Ø Munculkan beberapa joke untuk mencairkan suasana yang kaku atau membosankan tapi jangan berlebihan.
4. Anggap saja audiens tidak mengerti mengenai materi yang akan disampaikan,jadi bersikaplah dengan mengundang simpati dan rasa kagum para audiens karena pengetahuan kita, tapi hindari kesan menggurui.
5. Pada saat tanya jawab, catat pertanyaan dan jawablah dengan lugas.
Keberhasilan dari sebuah presentasi adalah kita mengerti betul tentang isi yang akan dipresentasikan sehingga pada saat menjelaskan tidak terbata-bata atau kebingungan sendiri. Untuk itu fahami betul isinya dan lakukan persiapan yang matang, karena tujuan dari presentasi adalah untuk membuat para audiens mengerti dan memahami serta tertarik dari isi presentasi yang ditawarkan.
Jenis-jenis dari presentasi:
Ø Oral : Presentasi yang dilakukan dengan cara berbicara langsung kepada audience
Ø Visual: Presentasi yang menggunakan tampilan, contoh Ms.Power Point
Ø Teksual: Presentasi yang menggunakan teks atau selebaran.
Faktor utama yang menjadikan sseorang mampu presentasi dengan benar adalah dengan ketrampilan dengan baik, yaitu melalui pelatihan dan praktek, kemudian kemampuan dalam presentasi yang menjadikan sseorang mampu dipengaruhi.
Aspek-aspek yang perlu diperhatikan di dalam presentasi
Berikur adalah aspek-aspek yang perlu diperhatikan pada saat presentasi yang akan menghasilkan presentasi yang baik dan benar:
1. Menentukan tujuan presentasi
2. Mengenali situasi dan audince
3. Menyusun kerangka presentasi
4. Mempersiapkan slide bila diperlukan dan alat visual lainnya
5. Latihan di depan kaca
6. Rileks
Presentasi melalui slide show
Menggunakan PowerPoint. Agar topik bahasan lebih terfokus, buku ini hanya akan membahas teknik melakukan persiapan suatu presentasi melalui slide show dengan bantuan program Microsoft Office PowerPoint. Tulisan ini tidak dimaksudkan sebagai sarana pembelajaran bagi yang belum mengenal cara penggunaan PowerPoint secara umum, namun lebih ditekankan untuk memberikan panduan lebih terarah pada bagaimana mempersiapkan materi presentasi, teknik penyajian dalam bentuk slide show, serta beberapa saran teknis mempersiapkan slide show dengan fasilitas yang ada pada PowerPoint agar diperoleh hasil yang maksimal.
Unsur-Unsur dalam Sebuah Presentasi
Keberhasilan di dalam sebuah presentasi setidaknya terletak pada empat unsur yang ada di dalamnya, yaitu:
1. Presenternya, yaitu orang yang menyampaikan presentasi secara langsung di depan audience.
2. materi yang disampaikan, yaitu bahan yang ingin dikomunikasikan dengan audience sasarannya.
3. sarana yang dipergunakan untuk menyampaikan presentasi. Hal ini lagi-lagi yang pertama adalah slide show yang disusun berdasarkan materi yang ingin disampaikan. Oleh karena fokus kita membicarakan teknik presentasi denganPowerPoint, maka yang dimaksud tentu saja bagaimana Anda mengemas materi presentasi dalam bentuk slide show. Faktor berikutnya adalah peralatan untuk menyampaikan slide show tersebut meliputi LCD Projector, sound system (apabila pada ruang yang cukup besar dan jumlah audience yang cukup banyak).
4. audience yang dijadikan sasaran sebagai penerima informasi. Jika ketiga unsur di atas telah dipersiapkan dengan baik, tetapi ternyata tidak ada audience-nya, atau tidak dihadiri oleh audience yang tepat sebagaimana yang dimaksud sebagai sasaran tersebut, maka rangkaian acara presentasi tersebut tidak akan sukses sebagaimana yang diinginkan.
Mengenal Model Presentasi
Ada tiga model presentasi yang perlu kita kenal, sebagai berikut:
1. Model Presentasi yang Persuasif
Persuasif artinya merayu, membujuk, menghimbau. Contoh model presentasi ini adalah memperkenalkan produk baru dalam kegiatan marketing, pengarahan pada masyarakat, ceramah/presentasi di bidang kerohanian (agama), dan sebagainya. Model presentasi ini, presenter tidak secara langsung memperoleh hasil atau jawaban dari audience apakah presentasi yang disampaikan dapat diterima/disetujui dan ditindaklanjuti oleh target penerima informasi atau tidak.
2. Model Presentasi Penyampaian Informasi
Contoh model ini di antaranya seorang manager yang sedang mempresentasikan status dari sebuah proyek atau rangkaian pekerjaan yang ditugaskan kepadanya, Laporan Finansial, atau Kebijaksanaan pemasaran, penyampaian proposal untuk meminta dana. Hasil presentasi model ini sangat menentukan, apakah idenya diterima atau tidak. Selain itu, presenter akan menerima pertanyaan atau memberikan pertanggungjawaban secara langsung terhadap apa yang disampaikan kepada audience-nya.
3. Model Presentasi Pelatihan/Training
Misalnya pelatihan yang diberikan kepada karyawan baru, pelatihan yang diberikan sehubungan dengan akan diterapkannya sistem ISO, pelatihan kepada para pengajar sehubungan adanya sistem pengajaran yang baru, dan sebagainya.
Menyiapkan Presentasi Sesuaidengan Tempat dan Waktunya
Seringkali seseorang memiliki sebuah file slide show yang menjadi “senjata”nya untuk melakukan presentasi di segala medan. Misalnya Anda seorang dari devisi marketing atau pelatih yang menjelaskan materi pelatihan di banyak tempat dan lokasi yang seadanya. Disamping itu, sering terjadi sebuah persiapan presentasi yang dilakukan dengan target dan medan tertentu. Berikut ini beberapa pertimbangan dalam menyiapkan presentasi.
1. Kejelasan
Sebuah informasi merupakan data-data yang terstruktur. Tanpa adanya struktur yang baik, informasi masih merupakan kumpulan data mentah yang belum memiliki makna. Data yang terstruktur, terorganisasi, dan mempunyai bentuk, barulah dapat dikategorikan sebagai sebuah informasi. Sama halnya dengan susunan kata-kata atau kalimat, belum tentu mampu menjelaskan informasi yang ingin disampaikan. Oleh karenanya, kita masih memerlukan alat lain yang dapat mempresentasikan informasi-informasi, khususnya informasi mengenai data yang bersifat kuantitatif yang dapat menunjang susunan kata agar lebih efektif. Dengan peralatan tersebut, kita dapat menjadikan informasi lebih jelas lagi, khususnya untuk menjelaskan halhal sebagai berikut:
Ø Penjelasan mengenai suatu perubahan atau trend tertentu.
Ø Penjelasan data secara berurutan dengan sudut pandang yang berbeda.
Ø Memperlihatkan urutan peristiwa dari sudut yang berbeda.
Ø Menyebutkan urutan peristiwa secara kronologis.
Ø Menampilkan informasi yang mempunyai hubungan dari sudut yang berbeda.
Agar informasi dapat diterima lebih jelas oleh audience, Anda dapat memberi sentuhan visual pada informasi tersebut. Alat bantu untuk visualisasi informasi. Jika informasi yang ingin disampaikan berupa nilai-nilai data, maka untuk menangkap perbandingan atau kecenderungan (trend) nilai-nilai data, maka lebih tepat bila disajikan dalam bentuk grafik data. Berikut ini contoh alat presentasi data berupa grafik data yang kami kutip dari buku: ”Teknik Mempresentasikan Data dengan Diagram Excel” – Adi Kusrianto, 2006 – PT Elex Media Komputindo.
2. Kepenakan
Informasi berbentuk paparan serta analisis, biasanya berisikan pesan-pesanhttps://googleads.g.doubleclick.net/pagead/ads?client=ca-pub-3117979412981364&output=html&h=250&slotname=6898571938&adk=1100877925&adf=824141150&pi=t.ma~as.6898571938&w=250&abgtt=1&lmt=1717136247&format=250×250&url=https%3A%2F%2Fdekabopass2.blogspot.com%2F2014%2F03%2Fteknik-presentasi-yang-baik.html&host=ca-host-pub-1556223355139109&wgl=1&uach=WyJtYWNPUyIsIjEzLjUuMSIsImFybSIsIiIsIjEyNS4wLjY0MjIuMTQyIixudWxsLDAsbnVsbCwiNjQiLFtbIkdvb2dsZSBDaHJvbWUiLCIxMjUuMC42NDIyLjE0MiJdLFsiQ2hyb21pdW0iLCIxMjUuMC42NDIyLjE0MiJdLFsiTm90LkEvQnJhbmQiLCIyNC4wLjAuMCJdXSwwXQ..&dt=1718719709986&bpp=1&bdt=544&idt=40&shv=r20240613&mjsv=m202406120201&ptt=9&saldr=aa&abxe=1&cookie_enabled=1&eoidce=1&prev_fmts=728×280%2C250x250%2C250x250%2C300x600%2C0x0&nras=1&correlator=3281532749207&frm=20&pv=1&ga_vid=595099819.1718719710&ga_sid=1718719710&ga_hid=15671326&ga_fc=0&u_tz=480&u_his=2&u_h=900&u_w=1440&u_ah=900&u_aw=1440&u_cd=30&u_sd=2&dmc=8&adx=438&ady=9898&biw=1440&bih=779&scr_x=0&scr_y=6788&eid=44759837%2C44795921%2C95331695%2C95334508%2C95334527%2C95334573%2C95334820%2C31084579%2C95334054%2C95335290%2C31078663%2C31078665%2C31078668%2C31078670&oid=2&pvsid=2917485738963426&tmod=1547631076&uas=1&nvt=1&ref=https%3A%2F%2Fdekabopass2.blogspot.com%2F2014%2F05%2Fmakalah-kebijakan-fiskal.html&fc=896&brdim=0%2C0%2C0%2C0%2C1440%2C0%2C1440%2C900%2C1440%2C779&vis=1&rsz=%7C%7CpoeEbr%7C&abl=CS&pfx=0&fu=0&bc=31&bz=1&td=1&tdf=0&psd=W251bGwsbnVsbCwidHJlYXRtZW50XzEuMSIsMV0.&nt=1&ifi=4&uci=a!4&btvi=3&fsb=1&dtd=17131
Unsur-Unsur dalam Sebuah Presentasi
Keberhasilan di dalam sebuah presentasi setidaknya terletak pada empat unsur yang ada di dalamnya, yaitu:
1. Presenternya, yaitu orang yang menyampaikan presentasi secara langsung di depan audience.
2. materi yang disampaikan, yaitu bahan yang ingin dikomunikasikan dengan audience sasarannya.
3. sarana yang dipergunakan untuk menyampaikan presentasi. Hal ini lagi-lagi yang pertama adalah slide show yang disusun berdasarkan materi yang ingin disampaikan. Oleh karena fokus kita membicarakan teknik presentasi denganPowerPoint, maka yang dimaksud tentu saja bagaimana Anda mengemas materi presentasi dalam bentuk slide show. Faktor berikutnya adalah peralatan untuk menyampaikan slide show tersebut meliputi LCD Projector, sound system (apabila pada ruang yang cukup besar dan jumlah audience yang cukup banyak).
4. audience yang dijadikan sasaran sebagai penerima informasi. Jika ketiga unsur di atas telah dipersiapkan dengan baik, tetapi ternyata tidak ada audience-nya, atau tidak dihadiri oleh audience yang tepat sebagaimana yang dimaksud sebagai sasaran tersebut, maka rangkaian acara presentasi tersebut tidak akan sukses sebagaimana yang diinginkan.
Mengenal Model Presentasi
Ada tiga model presentasi yang perlu kita kenal, sebagai berikut:
1. Model Presentasi yang Persuasif
Persuasif artinya merayu, membujuk, menghimbau. Contoh model presentasi ini adalah memperkenalkan produk baru dalam kegiatan marketing, pengarahan pada masyarakat, ceramah/presentasi di bidang kerohanian (agama), dan sebagainya. Model presentasi ini, presenter tidak secara langsung memperoleh hasil atau jawaban dari audience apakah presentasi yang disampaikan dapat diterima/disetujui dan ditindaklanjuti oleh target penerima informasi atau tidak.
2. Model Presentasi Penyampaian Informasi
Contoh model ini di antaranya seorang manager yang sedang mempresentasikan status dari sebuah proyek atau rangkaian pekerjaan yang ditugaskan kepadanya, Laporan Finansial, atau Kebijaksanaan pemasaran, penyampaian proposal untuk meminta dana. Hasil presentasi model ini sangat menentukan, apakah idenya diterima atau tidak. Selain itu, presenter akan menerima pertanyaan atau memberikan pertanggungjawaban secara langsung terhadap apa yang disampaikan kepada audience-nya.
3. Model Presentasi Pelatihan/Training
Misalnya pelatihan yang diberikan kepada karyawan baru, pelatihan yang diberikan sehubungan dengan akan diterapkannya sistem ISO, pelatihan kepada para pengajar sehubungan adanya sistem pengajaran yang baru, dan sebagainya.
Menyiapkan Presentasi Sesuaidengan Tempat dan Waktunya
Seringkali seseorang memiliki sebuah file slide show yang menjadi “senjata”nya untuk melakukan presentasi di segala medan. Misalnya Anda seorang dari devisi marketing atau pelatih yang menjelaskan materi pelatihan di banyak tempat dan lokasi yang seadanya. Disamping itu, sering terjadi sebuah persiapan presentasi yang dilakukan dengan target dan medan tertentu. Berikut ini beberapa pertimbangan dalam menyiapkan presentasi.
1. Kejelasan
Sebuah informasi merupakan data-data yang terstruktur. Tanpa adanya struktur yang baik, informasi masih merupakan kumpulan data mentah yang belum memiliki makna. Data yang terstruktur, terorganisasi, dan mempunyai bentuk, barulah dapat dikategorikan sebagai sebuah informasi. Sama halnya dengan susunan kata-kata atau kalimat, belum tentu mampu menjelaskan informasi yang ingin disampaikan. Oleh karenanya, kita masih memerlukan alat lain yang dapat mempresentasikan informasi-informasi, khususnya informasi mengenai data yang bersifat kuantitatif yang dapat menunjang susunan kata agar lebih efektif. Dengan peralatan tersebut, kita dapat menjadikan informasi lebih jelas lagi, khususnya untuk menjelaskan halhal sebagai berikut:
Ø Penjelasan mengenai suatu perubahan atau trend tertentu.
Ø Penjelasan data secara berurutan dengan sudut pandang yang berbeda.
Ø Memperlihatkan urutan peristiwa dari sudut yang berbeda.
Ø Menyebutkan urutan peristiwa secara kronologis.
Ø Menampilkan informasi yang mempunyai hubungan dari sudut yang berbeda.
Agar informasi dapat diterima lebih jelas oleh audience, Anda dapat memberi sentuhan visual pada informasi tersebut. Alat bantu untuk visualisasi informasi. Jika informasi yang ingin disampaikan berupa nilai-nilai data, maka untuk menangkap perbandingan atau kecenderungan (trend) nilai-nilai data, maka lebih tepat bila disajikan dalam bentuk grafik data. Berikut ini contoh alat presentasi data berupa grafik data yang kami kutip dari buku: ”Teknik Mempresentasikan Data dengan Diagram Excel” – Adi Kusrianto, 2006 – PT Elex Media Komputindo.
2. Kepenakan
Informasi berbentuk paparan serta analisis, biasanya berisikan pesan-pesan yang majemuk dan mungkin memiliki sifat yang berbeda-beda apabila dilihat dari sudut cara menguraikannya. Walaupun demikian, perbedaan sudut pandang tersebut belum tentu memiliki bobot yang sama. Setidaknya paparan serta analisis itu memiliki pokok dan topik tertentu yang akan diberikan penekanan agar diketahui pembaca atau audience-nya. Dengan demikian, hal ini berarti dari sekian banyak uraian yang dianggap penting oleh presenternya belum tentu penting bagi pembacanya. Berdasarkan hal ini, presenter harus menyadari bahwa harus ada point-point
tertentu yang harus dijadikan pokok bahasan yang diberikan penekanan, penonjolan yang didasarkan atas antisipasi presenter terhadap kebutuhan pembaca atau audience-nya.
3. Meringkas
Sebuah laporan maupun penjelasan yang panjang tidaklah efektif untuk disajikan dalam sebuah presentasi, oleh karenanya dalam menyusun sebuah presentasi haruslah digunakan cara-cara peringkasan dan disajikan secara visual untuk memudahkan audience memahaminya. Dengan grafik/diagram/gambar/foto maupun peraga akan dapat meringkas informasi berupa kata-kata. Sebagai contoh, suatu paparan mengenai urutan dan proses kerja dapat disajikan secara jelas dan singkat dalam bentuk Gantt Chart seperti contoh di bawah ini.
4. Kesamaan
Dengan bantuan diagram arus atau flowchart akan dapat dicapai suatu kesamaan pemahaman terhadap suatu informasi yang sifatnya prosedural atau penjelasan tentang jalannya suatu proses. Sebaliknya jika informasi seperti ini diuraikan dengan kata-kata, mungkin akan terjadi distorsi atau penyimpangan, apalagi bila informasi yang disampaikan bersifat multiproses.
5. Penguatan
Penguatan adalah suatu proses untuk mengingatkan kembali suatu informasi dengan cara mengulang (repetisi). Cara ini telah lama dikenal dan diterapkan ketika seorang guru mengajar muridmurud tingkat Prasekolah maupun Sekolah Dasar. Dengan mengu lang-ulang penjelasan atau mengulang bacaan kepada anak SD akan mampu menguatkan ingatan terhadap apa yang dibaca atau diterangkan gurunya. Penguatan informasi pada sebuah presentasi dapat dilakukan de ngan cara mengulang inti informasi pada badan teks maupun pada illustrasinya. Contoh berikut ini pada bentuk artikel di sebuah majalah. Dari ide ini Anda dapat mengembangkan dalam bentuk slide buatan Anda.
6. Berpihaklah pada audience
Dalam melakukan pendekatan kepada publik, audience, usahakan Anda menempatkan diri pada posisi mereka. Sekalipun Anda seorang pemilik perusahaan yang beraudiensi dengan publik karyawan yang Anda rekrut sendiri, berperanlah seolah Anda pada posisi karyawan. Informasi yang akan disampaikan bisa lebih menyentuh sasaran.
