Menganalisis Jenis-jenis Rapat, Persiapan Rapat dan Menentukan Penataan Ruang rapat

Daftar isi

Pengertian Rapat

Rapat adalah pertemuan atau.Kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

A. Tujuan diadakannya Rapat

Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
Untuk menyampaikan informasi,perintah atau pernyataan
Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern
Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi
Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan
Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat)

B. Jenis-jenis Rapat

1. Berdasarkan Tujuan

a) Rapat penjelasan ( information conference )

Adalah rapat yang diselenggarakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan. Dalam rapat ini, peserta rapat tidak hanya mendengarkan penjelasan dari pemimpin rapat tetapi juga diberikan kesempatan untuk mengajukann pertanyaan.

b) Rapat pemecahan masalah ( problem solving conference )

Adalah rapat yang dilaksanakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang dihadapi. Pada rapat ini peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan berupa saran atau pendapat yang akan disimpilkan bersama. Hasil kesimpulan yang telah disepakati tersebut digunakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.

c) Rapat perundingan ( negotiation conference )

Adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.

2. Berdasarkan Sifat

Menurut sifatnya, rapat dapat dibedakan menjadi empat jenis, yaitu :

a) Rapat resmi ( formal meeting )

Adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku. Peserta rapat formal akan mendapat pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.

b) Rapat tidak resmi ( informal meeting )

Adalah rapat yang dilaksanakan tanpa suatu perencanaan yang bersifat resmi. Rapat ini tidak memerlukanpersiapan istimewa dan biasanya dijadikan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba – tiba dan harus diselesaikan segera. Para peserta rapat umumnya mendapat pemberitahuan secara langsung.

c) Rapat terbuka

Adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi dan materi yang dibahas merupakan masalah – masalah yang tidak bersifat rahasia.

d) Rapat tertutup

Adalah rapat yang hanya dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah yang bersifat rahasia.

3. Berdasarkan Jangka Waktunya

Menurut jangka waktunya, rapat dapat dibedakan menjadi empat jenis, yaitu :

a) Rapat mingguan

Adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.

b) Rapat bulanan

Adalah rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah – masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.

c) Rapat semester

Adalah rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah -masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.

d) Rapat tahunan

Adalah rapat yang diadakan setahun sekali.

4. Berdasarkan Frekuensi

Menurut frekuensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :

a) Rapat rutin

Adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya (mingguan, bulanan, tahunan). Rapat ini digunakan untuk masalah – masalah rutin dalam suatu organisasi / perusahaan.

b) Rapat insidentil

Adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu dan tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diselesaikan bersama.

5. Berdasarkan Nama

Menurut nama, rapat dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu :

a) Rapat kerja

Adalah rapat atau pertemuan para karyawan atau pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

b) Rapat dinas

Adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau kerjaan (biasanya dilaksanakan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintahan).

c) Musyawarah kerja

Adalah kata lain dari rapat kerja.

6. Berdasarkan Urgensinya

Menurut urgensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :

a) Rapat biasa

Adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah – masalah yang sudah dianggap biasa.

b) Rapat penting

Adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah-masalah yang dianggap penting karena akan menghasilkan keputusan yang membawa dampak penting bagi anggota organisasi /perusahaan itu sendiri.

7. Berdasarkan Pesertanya

Menurut pesertanya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :

a) Rapat vertical

Adalah rapat antara pimpinan dengan para bawahan dalam rangka pemberian informasi tentang berbagai peraturan atau kebijakan pemimpin, atau dalam rangka pengambilan keputusan. Dalam rapat ini para bawahan diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran sehingga dengan demikian pimpinan dapat memberikan motivasi kepada para bawahan untuk berpikir secara kreatif.

b) Rapat horizontal

Adalah rapat yang berlangsung antara pejabat atau pegawai yang setingkat. Rapat ini diselenggarakan terutama dalam rangka untuk mendapatkan koordinasi dan kerjasama di antara unit yang ada dalam organisasi untuk menghindari adanya duplikasi pekerjaan dan adanya ingkar tanggung jawab dari masing-masing pejabat dalam pelaksanaan tugas.

D. Jenis-jenis Rapat lainnya

1) Seminar, adalah pertemuan atau rapat yang biasanya diadakan untuk membicarakan suatu masalah atau persoalan dalam mencapai keseragaman pendapat.

2) Konferensi, adalah pertemuan atau yang biasanya diadakan antar Negara, yang umumnya dilakukan oleh kepala pemerintahan atau pempinan pemerintahan, dan lembaga pemerintah.

3) Kongres, adalah pertemuan yang biasanya diadakan oleh organisasi atau partai politik.

4) Lokakarya, adalah pertemuan yang biasanya diadakan untuk membicarakan suatu masalah atau persoalan dalam perwujudan suatu kehendak/maksud.

5) Simposium, adalah pertemuan yang biasanya diadakan untuk mendiskusikan suatu masalah atau persoalan.

6) Diskusi / Diskusi Panel, adalah komunikasi kelompok dalam bentuk pertukaran pendapat mengenai suatu pokok persoalan/masalah, dengan maksud untuk mendapatkan keterangan atau pengetahuan yang lebih lengkap.

7) Musyawarah, adalah pertemuan yang dilakukan untuk mencapai suatu kepentingan bersama.

8) Muktamar, artinya sama dengan kongres dan musyawarah, biasanya digunakan oleh organisasi-organisasi islam sebagai forum tertinggi untuk mengatasi masalah-masalah organisasinya.

9) Kampanye, adalah sama dengan rapat akbar atau rapat umum serta pengajian umum yang merupakan bentuk pertemuan yang bertujuan mencari dukungan.

10) Sarasehan / Forum, adalah pertemuan yg diselenggarakan untuk mendengarkan pendapat (prasaran) para ahli mengenai suatu masalah dl bidang tertentu.

11) Sidang, adalah suatu pertemuan formal yang terdiri dari beberapa orang atau kelompok guna membicarakan suatu masalah dan berupaya mencari jalan keluar yang diwujudkan dalam suatu keputusan yang disepakati bersama-sama oleh para peserta sidang dan telah disahkan oleh pimpinan sidang.

12) Workshop, adalah pelatihan kerja, yang meliputi teori dan praktik. Secara umum workshop adalah tempat kerja, juga disebut bengkel.

13) Forum Akademik, adalah pertemuan sekelompok warga sivitas akademika untuk membahas topik tertentu secara ilmiah dengan tujuan menumbuhkan dan memupuk kemampuan sikap ilmiah dan sikap profesional melalui pemikiran yang objektif.

14) Kolokium, adalah hasil modifikasi dari metoda diskusi panel yang melibatkan nara sumber dan peserta.

15) Stadium General (kuliah umum), merupakan suatu bentuk atau metode penyampaian informasi secara lisan tertang suatu topik tertentu oleh seorang yang berkualifikasi, dengan maksud memberikan wawasan umum dan memperluas wawasan ilmiah serta mengembangkan sikap interdisipliner tentang suatu bidang ilmu kepada para ilmuwan atau calon ilmuwan dengan latar belakang disiplin ilmu yang beragam dan berbeda dengan penceramah.

16) Brainstorming, pertemuan iuran pendapat, yakni kelompok menyumbangkan ide baru tanpa dinilai, dikritik, dianalisis yang dilaksanakan dengan cepat (waktu pendek).

17) Whole Group, bentuk pertemuan kelompok besar (pleno,klasikal,paripurna dsb.)

18) Buz Group, pertemuan kelompok kecil yang terdiri dari (4-5) orang.

19) Syndicate Group, bentuk pertemuan dengan cara membagi kelas menjadi beberapa kelompok kecil yang terdiri dari (3-6) orang yang masing-masing melakukan tugas-tugas yang berbeda.

20) Informal Debate, pertemuan dengan cara membagi kelas menjadi 2 kelompok yang pro dan kontra yang dalam diskusi ini diikuti dengan tangkisan dengan tata tertib yang longgar agar diperoleh kajian yang dimensi dan kedalamannya tinggi. Selanjutnya bila penyelesaian masalah tersebut dilakukan secara sistematis disebut diskusi informal.

21) Fish Bowl, pertemuan dengan beberapa orang peserta dipimpin oleh seorang ketua mengadakan diskusi untuk mengambil keputusan. Diskusi model ini biasanya diatur dengan tempat duduk melingkar dengan 2 atau 3 kursi kosong menghadap peserta diskusi. Kelompok pendengar duduk mengelilingi kelompok diskusi sehingga seolah-olah peserta melihat ikan dalam mangkok.

22) Santiaji, pertemuan yang diselenggarakan untuk memberikan pengarahan singkat menjelang pelaksanaan kegiatan.

23) Bedah Buku, adalah pertemuan yang mengumpulkan pakar-pakar ilmuwan untuk membicarakan hal-hal yg menyangkut ilmu pengetahuan tertentu yg ada pada sebuah buku yg dianggap sumber.

24) Talkshow, adalah sebuah program televisi atau program audio dimana sekelompok orang membahas berbagai topik yang diajukan oleh talkshow. Biasanya terdiri dari sekelompok orang yang belajar atau yang memiliki pengalaman besar dalam kaitannya dengan isu apapun yang sedang dibahas.Perbedaan talkshow adalah pembahasan berupa pengalaman seseorang yang berkaitan dengan isu yang sedang terjadi dan biasanya ditayangkan dalam program televisi.

25) Exhibition (Pameran), adalah ajang pertemuan yang dihadiri secara bersama-sama yang diadakan di suatu ruang pertemuan atau ruang pameran hotel, dimana sekelompok produsen dan pembeli lainnya dalam suatu pameran dalam segmentasi pasar yang berbeda.

26) Tudang Sipulung, adalah istilah Bugis yang berarti duduk dan berkumpul secara bersama untuk membahas berbagai hal terkait program maupun masalah yang dihadapi dalam suatu komunitas Bugis, namun yang paling umum adalah mengenai program penanaman ataupun panen padi.

27) Wisuda, adalah suatu pertemuan yang dilakukan guna melakukan pelantikan kelulusan mahasiswa yang telah menempuh masa belajar pada suatu universitas.

28) Yudisium, adalah pertemuan yang dilakukan menyangkut penetapan nilai dan kelulusan mahasiswa dari seluruh proses akademik.

29) Wawancara, adalah sebuah percakapan antara dua orang atau lebih dan berlangsung antara narasumber dan pewawancara untuk membahas tema tertentu serta untuk mendapatkan informasi.

30) Gathering, adalah pertemuan sekelompok orang di dunia nyata yang bersifat informal yang mempunyai kesamaan berupa visi, kebutuhan, pekerjaan, dan keahlian.

31) Colloquium, pertemuan yang melibatkan beberapa sumber yg berusaha menjawap pertanyaan dari audience atau masyarkat dan beberapa sumber.

E. Persiapan Rapat

Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris harus berhubungan dengan berbagai pihak dengan penyelenggaraan suatu rapat. Hal ini menjadi tanggung jawab sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan adalah sebagai berikut :

a. Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat

Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar.

b. Menentukan peserta rapat

Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.

c. Membuat undangan rapat

Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :

1) Menggunakan kop surat atau kepala surat.

2) Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.

3) Mencantumkan perihal undangan rapat.

4) Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.

5) Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.

6) Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.

Waktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk lupa. Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut.Sekretris harus juga memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga mengirimnya.

d. Membuat daftar hadir rapat

Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat di atas selembar kertas).Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.

e. Mempersiapkan bahan rapat

Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :

ü Agenda rapat.

ü Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya).

ü Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan sebagainya).

Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.

f. Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat

Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain sebagai berikut

1. White boardlengkap dengan spidol dan penghapus.

2. Flip chart lengkap dengan spidolnya.

3. LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.

4. Sound system lengkap dengan mikroponnya.

5. Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.

6. Block note dengan bolpointnya.

7. Name tag untuk peserta.

8. Laptop atau computer.

Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah barang yang dibutuhkan.

g. Penataan ruang Rapat

Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah tersedia di kantor. Namun apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi. Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut :

1. Cahaya penerangan

Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.

2. Ventilasi udara

Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.

3. Pengaturan tempat duduk

Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut :

a. Gaya klasikal/kelas