Sistem pembukuan / Dokumentasi kas kecil adalah sistem pencatatan dana yang disediakan untuk membayar pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Dana kas kecil dipisahkan dari kas besar dan diserahkan kepada seorang kasir kas kecil, yang akan mempertanggungjawabkan setiap pengeluaran. Pada kas kecil, terdapat dua sistem pembukuan yang umum digunakan oleh perusahaan. Berikut adalah kedua sistem pembukuan tersebut.
Daftar isi
Dokumen Bukti Khas Kecil
Mutasi dana atau perubahan kas pada dasarnya adalah akibat dari adanya penerimaan dan pengeluaran dana. Dana kas kecil diperoleh dari kas umum perusahaan dan diserahkan kepada bagian-bagian atau unit-unit kerja yang biasanya dikelola oleh seorang administrasi kantor atau sekretaris.
Mutasi dana kas kecil terjadi karena adanya transaksi-transaksi, antara lain pembentukan dana kas kecil, penggunaan/pemakaian pengeluaran dana kas kecil, dan pengisian kembali dana kas kecil
A. Bukti Transaksi Intern Ekstern
Bukti Transaksi Intern : Bukti pencatatan perubahan posisi keuangan yangterjadi dalam kegiatan intern perusahaan itu sendiri.Contoh: Memo, bukti pengeluaran kas, dsb.Bukti transaksi intern yang dibuat oleh pimpinan Memo: perusahaan atau pejabat yang berwenang
B. Bukti Kas Masuk
Tanda bukti bahwa perusahaan telah menerimas ejumlah uang dari suatu transaksi yang dilakukan oleh seseorang atau perusahaan lain.
C. Bukti Transaksi Ekstern
Bukti pencatatan transaksi keuangan yang terjadi dengan pihak luar perusahaan.Contoh: Faktur, kuitansi, cek, dsb.
4. Suatu cara pembayaran yang menginstruksikan suatu lembaga keuangan, misalnya bank untuk membayar sejumlah nilaiCek: tertentu dengan mata uang tertentu dari rekening tertentu milik pemberi instruksi pada lembaga tersebut kepada orang/badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa cek.
5. Kwitansi Bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaransesuatu. Kuitansi di buat dan ditandatangani oleh pihakyang menerima uang dan di serahkan kepada pihak yangmelakukan pembayaran.
6. Nota Kontan: Bukti transaksi pembelian atau penjualan yang dilakukan secara tunai.7. Cek Perjalanan: Alat pembayaran semacam cek yang diciptakan untuk orang bepergian dan dapat diuangkan pada kantor bank yang mengeluarkan atau pada pihak yang ditunjuk
8. Karakteristik atau ciri-ciri keabsahan bukti transaksi
9. Analisis bukti transaksi meliputi kegiatan10. 4 Alat yang Digunakan dalam Kegiatan Pendokumentasian Kas Kecil11. Guide
12. Ordner
13. Perforator
14. Stapler
15. Pendokumentasian secara kronologis, yaitu mendokumentasikan bukti-bukti transaksi ke dalam ordner secara urutan tanggal.16. Cara penyimpanan bukti-bukti transaksipada ordner, yaitu dengan posisi transaksiyang lama di bawah dan transaksi terbarudi atas atau transaksi tanggal 1 di bawahdan transaksi tanggal 30/31 di atas padasetiap bulannya.17. Langkah-langkah pendokumentasian kas kecil18. Catatlah setiap bukti-bukti transaksi pengeluaran kas kecil ke dalam bukti kas keluar6. Satukan bukti kas keluar dengan bukti transaksi pengeluaran dengan posisi bukti kas keluar di depan dan bukti transaksi pengeluaran di belakangnya. Untuk bukti transaksi yang berukuran kecil seperti tiket tol dapat ditempel dahulu dikertas HVS yang dibagi dua, kemudian di satukan dengan bukti kas keluar menggunakan stepler19. Siapkan ordner untuk mendokumentasikan bukti-bukti transaksi, berikut dengan 2 (dua) buah guide, yaitu guide DEBET dan guide KREDIT
